Recrutements Organismes

L’ONG ALIMA recrute (01) Chargé des Relations Bailleurs H/F

L’ONG ALIMA recrute (01) Chargé des Relations Bailleurs H/F

Entreprise/Structure: Alliance for International Medical Action (ALIMA)
Ville, Pays: N’djamena, Tchad
Niveau d’études minimum réquis: Non précisé
Expériences professionnelles demandées: Non précisé
Date limite de dépôt de dossier: 13-08-2016
Email de réception des candidatures : candidature@alima-ngo.org

Détails de l’offre:

L’ASSOCIATION ALIMA
The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des soins médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. La particularité de l’association est de fonder son mode opératoire sur le partenariat, principalement avec des acteurs médicaux nationaux. En mutualisant et capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent l’accès à des soins de qualité au plus grand nombre.
Depuis sa création, l’association et ses partenaires ont su se développer à la mesure de l’augmentation des besoins humanitaires médicaux, notamment en Afrique de l’Ouest et Centrale : 650 000 patients ont été traités en 2015, une nouvelle gouvernance entre les partenaires se construit au sein de la plateforme des ONG médicales, de nouveaux projets de recherches opérationnelles sont menés. En 2015, avec huit pays d’interventions, 24 projets, plus de 1 500 employés et un budget de 28 millions d’euros, ALIMA est une ONG dynamique et efficace dans le déploiement de secours médicaux pour les personnes les plus vulnérables.
Actuellement, ce portfolio de projets est géré par 3 équipes basées à Dakar : 2 cellules de programmes réguliers (une cellule = responsable cellule, médecin référent, responsable logistique, responsable finances, responsable ressources humaine) et un service de projets urgences.
CONTEXTE
Les programmes ALIMA au Tchad :
ALIMA a débuté ses activités au Tchad en 2012 en partenariat avec l’ONG médicale tchadienne Alerte Santé (AS).
Depuis 2012, le projet implanté dans le district sanitaire de N’Gouri, dans la région sanitaire du Lac, est mis en œuvre. En 2013, ce projet a assuré la prise en charge de la Malnutrition Aiguë Sévère (MAS) pour près de 4 500 enfants ainsi que la prise en charge de 400 cas pédiatriques graves et 1650 enfants souffrant de Malnutrition
Aiguë Modérée (MAM) présentant des complications pédiatriques. L’accent a été mis sur l’amélioration de la qualité de la prise en charge, un défi majeur au Tchad vues les difficultés à mobiliser des compétences médicales locales. En 2014, 6 140 enfants MAS y ont été pris en charge.
ALIMA et AS appuient également la prise en charge de la MAS à N’Djamena depuis avril 2013Auparavant, seul le dispensaire de Notre Dame des Apôtres, dans le district Sud, proposait une prise en charge de la malnutrition dans la capitale. Or, le nombre de cas de MAS dans cette région est l’un des plus importants du pays, étant donnée la forte densité. Sa prise en charge est donc un défi majeur.
En 2015 ALIMA/AS ont continué leurs activités de prise en charge de la MAS à Ngouri dans 12 aires de santé et un UNT, avec un total de 6 221 cas MAS et 8 806 cas pédiatriques sévères. A N’Djamena, 15 216 MAS ont été pris en charge pendant cette même période, dont 3 330 en hospitalisation.
En 2016, ces deux projets se poursuivent, avec des prévisions de 17 446 enfants MAS à Ndjamena (dont 3 449 en hospitalisation) et de 6 734 enfants à Ngouri (dont 808 hospitalisations).
Dans le but de toujours améliorer la qualité de la prise en charge, deux nouvelles approches vont être mises en œuvre : une activité « PB-mères » (qui va permettre le dépistage actif de la malnutrition par les mères au sein des ménages, pour une prise en charge le plus tôt possible) et une approche « wash-in-nut » (visant à diminuer l’impact des maladies diarrhéiques sur le statut nutritionnel des enfants en assurant des conditions sanitaires minimum aux bénéficiaires).
De plus, en parallèle, une prise en charge ponctuelle de la MAM sera assurée pendant la période de soudure, afin d’agir en amont pour limiter les risques de complications.
Par ailleurs, devant l’inexistence d’alternatives permettant de mieux comprendre l’épidémiologie locale des
pathogènes diarrhéiques, ALIMA développe depuis 2015 un projet de recherche avec l’option très prometteuse de faire recours à l’utilisation de diagnostics moléculaires qualitatifs à travers le système Biofire, dans le but d’évaluer les causes infectieuses des diarrhées aigües chez les enfants MAS avec complications, d’améliorer ainsi les prescriptions de médicaments et donc le traitement de ces patients.
Enfin, cette année, un effort particulier sera consacré aux activités de formation des professionnels de santé à la prise en charge de la MAM, en particulier à Ndjamena.
Outre les deux interventions dans le domaine de la MAS, ALIMA/Alerte Santé ont répondu rapidement à l’afflux de réfugiés et retournés de RCA en 2014, par la prise en charge des soins primaires et un appui en eau, à N’Djamena et dans le sud du pays.
TYPOLOGIE DU POSTE
Lieu de mission : Ndjamena
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
Le Chargé des relations bailleurs est sous la responsabilité hiérarchique du Chef de mission. Il fait partie de l’équipe de coordination pays.
Au siège il est en lien fonctionnel avec le Responsable des relations bailleurs de fonds, et appuyé par le service reporting. Il est également en lien avec le desk géographique sur les dossiers le concernant. Enfin il est en lien direct avec le service développement et communication sur les aspects associatifs et communication externe.
Responsable Hiérarchique : Chef de mission
Responsable Fonctionnel : Responsable des Relations bailleurs de fonds – Siège
MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité du chef de mission, le Chargé des relations bailleurs assure la gestion contractuelle des contrats avec les bailleurs de fonds et la production de rapports selon les exigences contractuelles. Les projets au Tchad sont financés par 4 bailleurs de fonds : ECHO, UNICEF, OFDA et CIAA (Ambassade de France).
Il appui la recherche de nouveaux financements pour les projets et assure la production de concept note et propositions de projets en accord avec la stratégie opérationnelle. Il maintient une connaissance profonde des stratégies, activités et opportunités des bailleurs de fonds ainsi que des autres parties prenantes dans le pays. De plus il participe à la compilation et la diffusion des informations internes, ainsi qu’à la stratégie de communication externe au niveau du pays.
ACTIVITES PRINCIPALES
 Assurer la production de rapports narratifs précis et analytiques dans les délais définis
Le Chargé des relations bailleurs est responsable de l’élaboration des rapports intermédiaires et finaux pour les bailleurs de fonds, selon les formats et règles de reporting des bailleurs de fonds. Pour cela il doit notamment :
 Comprendre, transmettre et expliquer les directives des bailleurs de fonds aux équipes terrain.
 Etablir une liaison régulière avec les coordinateurs et responsables de projet pour maintenir une bonne compréhension des projets, de la stratégie pays et une bonne connaissance des activités et du contexte
 Développer et incorporer des éléments solides de suivi et d’évaluation dans les rapports.
 Appuyer le suivi des données pour répondre aux exigences du reporting : tenir un tableau de suivi des indicateurs et bénéficiaires, s’assurer de sa mise à jour régulière et de la compilation de données fiables
 Travailler en étroite relation avec le département Finances pour assurer la cohérence entre les rapports financiers et narratifs et le respect des délais de soumission des rapports
 Valider avec la coordination et le chef de mission, puis transmettre à Dakar pour validation, tous les rapports à destination des bailleurs de fonds avant transmission au bailleur
 S’assurer en particulier que les modèles de reporting, les formats, la philosophie et les dates limites de chaque projet et de chaque bailleur de fonds sont communiqués clairement et adoptés partout dans le pays pour tous les nouveaux projets ainsi que pour les projets en cours. Dans ce cadre, s’assurer que les équipes terrain maitrisent les indicateurs et les ont intégrés dans leur stratégie d’intervention.
 Assurer la gestion contractuelle des contrats de financement
Le Chargé des relations bailleurs est garant de la bonne gestion des contrats de financement avec les bailleurs de fonds. Il est en contact direct avec les représentants nationaux du bailleur pour les questions de gestion contractuelle. Pour cela il s’assure de connaitre et respecter les procédures du bailleur et que celles-ci soient connues du reste de l’équipe, et plus spécifiquement de :
 Lire attentivement et intégralement les contrats de financement, et s’assurer de connaitre et comprendre les dispositions contractuelles
 Réaliser et mettre à jour les fiches contrat (fiche récapitulative par contrat avec durée, montant, dates de rapports, etc…) et en lien avec le service reporting du siège les fiches bailleurs (fiche synthétique sur les procédures bailleurs rappelant les dispositions principales du contrat, les règles d’éligibilité financières particulières, la flexibilité budgétaire, les règles de visibilité et tout point particulier nécessaire de mentionner)
 Mettre à jour le fichier de suivi des contrats, et s’assurer qu’il est disponible et compris par la coordination
 S’assurer de la capitalisation et l’organisation des documents liés aux contrats et projets (version hard et numérique)
 Réaliser, dans le respect des règles des bailleurs, en lien avec le département bailleurs, finance et logistique si besoin de Dakar, et de manière pro-active, les procédures contractuelles nécessaires (courriers d’information, partage de document, demande d’autorisation…)
 Travailler en étroite relation avec le département Finances pour assurer une cohérence entre les rapports financiers et narratifs, et assurer un flux de trésorerie régulier basé sur la régularité et la qualité des rapports soumis.
 Suivre et appuyer la signature et l’archivage des MOU avec les ONG partenaires sur le terrain
 Appuyer le chef de mission pour la recherche de financement et le développement de propositions de projets
Le Chargé de Reporting vient en appui au chef de mission pour la veille des opportunités de financement et la présentation de nouveaux projets aux bailleurs de fonds. Pour cela il doit notamment mais pas exclusivement :
 Assurer une veille des appels à proposition et un suivi des stratégies bailleurs dans le pays et diffuser les opportunités identifiées en coordination et au siège
 Développer une recherche active des bailleurs de fonds dans le pays, et une connaissance des politiques et grands programmes en cours et à venir, même pour des bailleurs ne finançant pas directement ALIMA (Banque Mondiale, Fonds Mondial…)
 Participer aux réunions bailleurs avec le Chef de Mission et en rédiger et diffuser les comptes rendus
 Réunir en collaboration avec l’équipe de coordination les informations nécessaires à la rédaction de la proposition de projet (objectifs, résultats attendus, activités, indicateurs) ; en lien avec le budget
 Assurer la production de concepts notes et de propositions de projet conformes à la stratégie pays et au format demandé par le bailleur.
 Travailler en étroite relation avec le département Finances pour assurer la cohérence entre la proposition budgétaire et narrative
 Envoyer dans les temps la proposition au desk et au responsable des relations bailleur de fonds à Dakar, et centraliser les échanges entre le bureau opérationnel de Dakar et la coordination, pour intégrer les éléments successifs de révision
 Assurer la veille contextuelle et appuyer la documentation et la communication interne
 Réaliser une revue de presse mensuelle
 Appuyer la coordination pour assurer une veille régulière du contexte humanitaire, social et politique dans le pays, afin de maintenir un niveau élevé d’information et de compréhension des enjeux
 Participer activement à la recherche, la synthèse et la diffusion d’articles ou actualités thématiques ou contextuelles pertinentes pour l’équipe
 Appuyer l’équipe de coordination et le Chef de Mission pour la capitalisation des informations (rapports internes, outils de suivi…) sur les interventions en cours,
 Participer à des réunions de coordination humanitaire ou thématique (OCHA, Cluster…) et réunions bilatérales avec les partenaires techniques et financiers
 Réaliser la documentation des réunions externes et si nécessaire rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des réunions internes.
 Coordonner la compilation et diffuser les rapports mensuels d’activités (sitrep) : Corriger et compiler les informations contenues dans les différents rapports reçus ; faire valider par le chef de mission et diffuser le document final
 Appuyer la coordination médicale dans le cadre de présentation des projets auprès des partenaires (clusters, ONG), des bailleurs et des autorités locales (appui à la finalisation de rapports ou à la préparation de PPT de synthèse des résultats médicaux/activités)
 Appuyer la stratégie de communication externe et la visibilité
 Veiller à ce que la visibilité des bailleurs de fonds soit mise en place dans les temps, et de façon correcte, appropriée et conforme aux engagements contractuels ; et documenter cette mise en place (photos)
 Mettre à jour les fiches pays et spécifiques à chaque projet, produire des supports de présentation des projets et de la mission
 Participer à la stratégie de communication d’ALIMA en fournissant des mises à jours régulières sur les projets, en envoyant des photos et des propositions d’articles sur la progression des projets et/ ou sur des évènements spécifiques pour le site Web ALIMA et le rapport annuel. – en lien avec le département communication du siège à Dakar
 Documenter les publications dans les médias, conserver une copie des mentions d’Alima et des projets dans les média locaux.
 Assurer le lien avec l’associatif de Alima
 Récolter les demandes des employés nationaux et expatriés pour devenir membre de l’association
 Collaborer avec le Chef de Mission pour animer des séances de réflexion sur l’associatif Alima
 Diffuser les newsletters venant de Alima, et autres informations associatives si nécessaire
EXPERIENCES ET COMPETENCES
Expériences
 Formation universitaire en lien avec le poste (sciences politiques, relations internationales…)
 Profil junior accepté mais une première expérience dans un cadre humanitaire fortement appréciée
 Connaissance du cycle de projet, du cadre logique et des principaux bailleurs de fonds (UE, UN, OFDA etc.)
 Compétences rédactionnelles indispensables en anglais et en français
 Capacité à entretenir des réseaux
Qualités du candidat
 Capacités d’analyse et de synthèse
 Capacité d’organisation et d’adaptation
 Diplomatie et capacité à la négociation
 Capacité à travailler sous pression et dans un contexte instable à la sécurité mouvante
 Capacité à travailler de manière indépendante et pro-active
Langues
Maitrise du français et de l’anglais indispensable
CONDITIONS
Type de contrat : CDD
Durée du contrat : 6 mois renouvelables
Salaire: selon expérience + perdiem
ALIMA prend en charge :
– les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
– les frais d’hébergement
– la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits
– l’évacuation pour l’employé et ses ayants droits.
Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation, à candidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence « Chargé des relations bailleurs- TCHAD».

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