La BAD recrute 01 Chargé(e) des affaires administratives et du budget (ECAD.0)
La Banque Africaine de Développement (BAD)
Abidjan, Côte d’Ivoire
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Chargé(e) des affaires administratives et du budget (ECAD.0)
Full vacancy title: Chargé(e) des affaires administratives et du budget (ECAD.0)
Location: Abidjan, Côte d’Ivoire
Position Grade: PL6
Position Number: 50000306
Closing Date: 12-juil-2022
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (« la Banque ») est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (« les pays membres régionaux, ou PMR »). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et avoir un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (« High 5 »), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour le développement économique de l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence (ECVP) est principalement chargée d’amener le Groupe de la Banque à donner la priorité à la production, l’analyse, la diffusion, le courtage et la mise en œuvre de solutions du savoir pertinentes dans toutes les priorités opérationnelles des High 5 et les thèmes transversaux de sa Stratégie décennale. Ces solutions doivent répondre clairement aux problèmes de développement prioritaires auxquels font face individuellement ou collectivement les pays membres régionaux (PMR), et les PMR doivent être impliqués tant dans leur planification que dans leur mise en œuvre. Au nombre de ces solutions figurent : i) les recherches concernant les principaux problèmes de développement auxquels fait face l’Afrique et leur lien avec la gouvernance économique mondiale et les autres biens publics mondiaux majeurs ; ii) les diagnostics pays et les perspectives d’avenir ; iii) le dialogue sur les politiques et les services consultatifs ; iv) les activités liées au savoir économique, sectoriel, et thématique ; v) l’amélioration des systèmes statistiques nationaux et sous-régionaux ; vi) la préparation, la conception et l’appui à la mise en œuvre des opérations de gestion des finances publiques et de gouvernance ; vii) le renforcement des capacités pour la formulation et la mise en œuvre de politiques ; viii) l’assistance technique et les conseils relatifs à la gestion des ressources naturelles par les PMR ; et ix) la diffusion du savoir et l’établissement de réseaux du savoir nationaux, régionaux et inter-régionaux.
LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
L’Institut africain de développement (ECAD) a pour objectif de positionner la Banque africaine de développement (BAD) comme principal partenaire régional sur certaines questions relatives au renforcement des capacités, notamment i) l’amélioration des capacités pour une formulation et une gestion efficaces des politiques économiques ; ii) le renforcement des capacités en matière d’élaboration et de mise en œuvre de projets ; et iii) le renforcement des capacités institutionnelles aux fins d’un courtage du savoir et d’un dialogue politique efficaces dans les pays membres régionaux (PMR). De plus, dans le cadre de ses services de coordination et de conseil axés sur le renforcement des capacités, l’Institut propose des outils pour l’évaluation de l’impact des activités de renforcement des capacités et des résultats de la prestation des services publics en Afrique, ainsi que des capacités pour renforcer les institutions et les partenariats en Afrique.
ECAD est le point focal et le point d’ancrage technique pour les interventions de la Banque en matière de renforcement des capacités. Il fournit les orientations générales pour l’intégration du renforcement des capacités dans les opérations du Groupe de la Banque et le renforcement des capacités institutionnelles en vue d’améliorer la gestion des politiques économiques, la mise en œuvre des projets, le courtage du savoir et le dialogue politique dans les PMR. Pour remplir son mandat, l’Institut mène les cinq activités suivantes, axées sur les résultats, et qui incluent le renforcement des capacités institutionnelles :
Élaboration des programmes et gestion du cycle des projets – en particulier les mécanismes d’élaboration, de mise en œuvre et de responsabilisation dans le cadre des projets – pour améliorer la qualité et l’impact des opérations du Groupe de la Banque en matière de développement.
Conception et gestion des politiques – en particulier la gestion des finances publiques, la gestion de la dette et la gestion des politiques macroéconomiques – dans les PMR.
Courtage du savoir et dialogue politique dans les PMR.
Coordination et harmonisation des activités de renforcement des capacités au sein du Groupe de la Banque et dans les PMR, afin d’améliorer le rapport coût-efficacité en ce qui concerne la mise en œuvre desdites activités.
Mise en place des systèmes de suivi, d’évaluation, d’établissement de rapports et de reddition de compte en matière de renforcement des capacités au sein du Groupe de la Banque et dans les PMR.
LE POSTE :
Le/la Chargé(e) des affaires administratives et du budget aura pour mission de fournir un soutien opérationnel et technique au Directeur principal et au Département dans le cadre des activités administratives, financières et opérationnelles quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement du Département, et d’assister le Directeur principal dans le suivi de l’exécution du programme de travail et du budget d’ECAD.
Le/la titulaire du poste sera appelé(e) à jouer un rôle important dans la réalisation des objectifs du Département, dans la mesure où il aidera le Directeur principal à gérer efficacement les questions budgétaires et administratives du Département.
Les objectifs du poste sont les suivants :
Contribuer à la mise en œuvre de la Stratégie de renforcement des capacités de la Banque par l’élaboration de programmes de travail et l’établissement de budgets annuels, ainsi que par une gestion et une utilisation efficaces du budget du Département.
Contribuer à l’exécution du programme de travail annuel du Département grâce à une affectation optimale des ressources.
Donner une image professionnelle de la Banque à l’extérieur en répondant le plus rapidement possible aux demandes des prestataires.
Participer à l’identification des ressources humaines et des équipements requis pour le fonctionnement du Département.
Veiller à ce que les rapports budgétaires et de comptabilité analytique soient présentés en temps voulu au Directeur principal du Département.
Assurer le respect total des règles de passation des marchés du Groupe de la Banque dans l’utilisation des ressources de cette dernière par le Département.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision générale du Directeur principal, le/la Chargé(e) des affaires administratives et du budget s’acquittera des fonctions suivantes :
Les principales fonctions et responsabilités du / de la Chargé(e) des affaires administratives et du budget se déclinent comme suit :
GESTION DES RESSOURCES
Gestion du budget et du programme de travail – diriger le processus budgétaire triennal glissant d’ECAD afin de contribuer en temps utile à la planification et à la budgétisation du programme stratégique annuel et au processus de contrôle budgétaire au sein d’ECAD.
Contribuer aux revues et participer aux réunions avec SNPB sur la gestion des processus budgétaires et de la gouvernance institutionnelle.
Contrôler la bonne application des règles et procédures budgétaires et du Règlement financier de la Banque.
Contrôler l’utilisation judicieuse du budget du Département et l’établissement de rapports à cet égard. Appliquer une analyse coûts/avantages pour atteindre les objectifs énoncés dans le programme de travail. Apporter sa contribution à la prise de décision en fournissant une analyse pertinente des risques. Faire preuve d’initiative, lorsque nécessaire, et prendre des décisions en temps opportun dans son propre domaine de responsabilité et en concertation avec le Directeur.
Fournir des conseils sur les priorités en matière de réaffectation budgétaire des ressources lors des revues à mi-parcours ou au besoin.
Coordonner les rapports budgétaires (appels de propositions/rapports trimestriels) et autres rapports ad hoc, ainsi que la collecte de données (ATRS, SRT, KPI) pour la mise en œuvre du système de comptabilité analytique (CAS).
Contribuer à l’amélioration des processus et procédures budgétaires.
GESTION ADMINISTRATIVE
Participer à l’élaboration et à la soumission du programme de travail du Département :
Élaborer un plan de suivi des activités liées au budget et aux affaires administratives.
Travailler de concert avec les chefs de section pour la mise en œuvre du plan.
Mener des études analytiques sur les processus et procédures pour en faciliter la compréhension et les améliorations.
Gérer la CARTE (achat par carte de crédit) : contrôler les achats effectués avec la carte par le titulaire, vérifier et approuver toutes les dépenses/tous les relevés de crédit, et assurer l’analyse des dépenses – contrôle de gestion – rapprochement des achats et des sorties de trésorerie, etc..
Rapprocher le grand livre général et les effets à recevoir des consultants pour s’assurer que les soldes sont conformes et exacts en vue des paiements.
PASSATION DES MARCHÉS
Coordonner le recrutement des consultants/des cabinets-conseils conformément aux règles et procédures de la Banque et suivre le paiement des honoraires pour les services rendus.
Élaborer les programmes de travail de l’équipe, préparer les estimations des budgets pour l’acquisition des contrats de services requis par la Banque ; rendre compte de l’utilisation du budget et de l’état d’avancement des programmes.
Élaborer et appliquer les procédures de gestion des contrats, d’exécution des contrats et d’administration des contrats.
Fournir au Département un appui en matière de gestion des contrats :
Assurer le suivi et la revue en temps opportun de l’évaluation de la performance des fournisseurs.
Veiller à ce que les fournisseurs répondent aux exigences contractuelles obligatoires de la Banque pendant la durée du contrat.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Servir de point focal administratif de CHHR pour les questions de recrutement, de formation et perfectionnement, d’évaluation de la performance, de conception des tâches, de motivation, de conseils, de discipline, d’administration des salaires, en collaboration avec CHHR et le SNPB ; déterminer et actualiser les besoins en matière de planification des effectifs ; veiller au respect des règles, procédures et règlements de recrutement dans les processus y afférents et coordonner le plan de formation annuel d’ECAD.
Gérer le recrutement de personnel sous contrat de courte durée pour le Département.
GESTION DES SYSTÈMES
Aider à optimiser la bonne gestion des archives, ainsi que le stockage et la recherche d’information au sein d’ECAD.
Résoudre en coordination avec CHIS les problèmes liés au système SAP et aux autres systèmes informatiques utilisés par ECAD dans l’exécution de son programme de travail.
Préparer les rapports spéciaux, les statistiques et les prévisions et exécuter d’autres missions, telles que requises.
Collaborer avec l’équipe des ressources humaines pour mettre au point des outils adaptés, afin de remédier aux cas de performance insatisfaisante, le cas échéant.
ACTIVITÉS DE COOPÉRATION
Représenter ECAD aux réunions de coordination organisées avec d’autres départements sur les questions administratives et financières d’intérêt commun entrant dans le cadre de ses activités.
Coordonner les formations, les dialogues techniques et politiques et les missions/réunions d’ECAD.
Travailler de manière transversale avec d’autres secteurs opérationnels pour faire des économies et faciliter l’établissement de rapports sur le programme de travail du Département.
Maintenir l’alignement de l’utilisation du budget du Département sur les besoins opérationnels.
27. Accomplir toutes autres missions similaires qui lui seraient confiées par le Directeur principal.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience et connaissances)
Être titulaire d’au moins un Master en administration des affaires, comptabilité, finances ou dans une discipline connexe.
Justifier d’un minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de l’administration et/ou de la gestion budgétaire.
Avoir une bonne maîtrise de SAP et des autres systèmes d’exploitation de la Banque.
Être au fait du processus, des procédures et du système de préparation du budget de la Banque.
Avoir de solides compétences en rédaction professionnelle et en analyse de données.
Démontrer une bonne compréhension des procédures et des pratiques de la Banque en matière de ressources humaines.
Pouvoir travailler avec précision, de façon méthodique et respecter les délais.
Faire preuve d’intégrité et pouvoir travailler sous pression et fournir des services de qualité dans les délais.
Être doté d’excellentes aptitudes interpersonnelles et avoir la capacité de promouvoir l’amélioration des processus.
Être capable de gérer rapidement et efficacement les demandes internes et externes.
Avoir une bonne compréhension des opérations et des priorités opérationnelles de la Banque.
Être en mesure d’évaluer les problèmes et d’élaborer rapidement des solutions réalistes ; posséder une aptitude avérée à adopter une démarche multidisciplinaire face aux problèmes.
Avoir une capacité de jugement développée et éprouvée.
Compétences comportementales (cocher les compétences comportementales pertinentes pour ce poste) : Pouvoir communiquer aisément avec les autres, Être capable de résoudre les problèmes, Avoir le souci du client, Faire preuve d’efficacité opérationnelle, Être capable de travailler en équipe et de nouer des relations et Posséder de solides compétences en matière d’influence et de négociation.
Être doté d’excellentes aptitudes en matière d’organisation, d’analyse, de coordination et de communication et avoir un sens élevé de l’intégrité.
Démontrer de solides aptitudes analytiques alliées à une vision stratégique, avoir le souci du détail et pouvoir travailler sous pression.
Être bilingue ; lire, écrire et parler l’anglais et le français ; être capable de communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral) en anglais et en français.
Maîtriser l’utilisation de SAP, SRAS et des logiciels courants de Microsoft (Word, Excel, Access et PowerPoint).
CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.
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