FHI 360 recrute 01 Consultant(e) pour assurer l’intérim de l’Associée Administrative
FHI 360
Bénin
1. Objectif de la consultation
L’objectif de la consultation est de tenir le secrétariat du projet NTD et d’effectuer toutes les tâches y afférentes. Dans ce cadre, le/la consultant(e) devra assurer les responsabilités ci-dessous:
A. Gestion du secrétariat
• Assurer l’accueil des visiteurs et leur orientation
• Fournir les informations utiles et répondre aux requêtes des partenaires et visiteurs
• Gérer les registres de courriers « arrivée » et « départ » et assurer la ventilation des courriers aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation
• Rédiger les courriers administratifs
• Assurer l’archivage de la correspondance et des documents (TDR, rapports, documents contractuels du projet, etc) du bureau
• Gérer le planning de l’occupation de la salle de réunion
• Apprêter la salle de réunion pour les rencontres
• Préparer le compte rendu de la réunion hebdomadaire du staff
• Contribuer à organiser les réunions au bureau et à l’extérieur du bureau
• Assurer le suivi et l’archivage des listes de présence des différentes réunions
• Appuyer les entités techniques et Finances pour les photocopies des grands volumes et scannage
• Apporter tout appui administratif et de secrétariat à tout le personnel.
B. Gestion du matériel et du stock des fournitures et produits de la cafétéria
• Gérer le matériel de la salle de réunion
• Gérer le stock de fournitures de bureau
• Superviser l’entretien de la salle de réunion, des toilettes visiteurs (interne et externe) et du réfectoire
• Assurer le bon fonctionnement des équipements de lutte contre Covid 19 du bureau (DLM et Distributeur automatique de gel hydro alcoolique)
• Faire le suivi et l’entretien du groupe électrogène en s’assurant que le carburant est toujours disponible pour sa marche en tout temps
• Gérer en collaboration avec les agents de sécurité, son démarrage en cas de coupure d’électricité
• Assurer le suivi du compteur Electrique et s’assurer qu’il est toujours approvisionné
• Faire le suivi du paiement des factures d’eau
• Gérer le registre de présence du personnel
• Assurer la liaison avec les prestataires de restauration.
C. Gestion de la logistique
• Assurer les réservations de salles pour les différents ateliers
• Assurer les réservations de chambres pour les visiteurs
• Prêter son concours pour les formalités de voyages, d’hébergement et itinéraires pour les visiteurs et les départs en mission à l’extérieur
• Etablir et archiver les ordres de mission
• Préparer les TEA pour les acteurs du PNLMT et du personnel
• Recevoir et compiler les justificatifs de mission des acteurs du PNLMT
D. Contribution à la sécurité
• Suivre l’effectivité du service de sécurité (registre de présence, registre de mouvement)
• S’assurer de la fermeture de tous les accès du RDC avant de quitter le bureau le soir (salle de réunion, réfectoire, secrétariat, fumoir)
E. Appuyer l’équipe des Finances
• Etablir les bons d’achat ou Purchase Requisitions (PR) des biens et services sollicités par les différents services
• Gérer les commandes de fournitures de bureau
• Effectuer les opérations d’encaissement des chèques et de dépôt d’espèces à la banque
• Gérer la caisse de menu-dépenses
• Appuyer à la liquidation et au paiement des charges sociales et fiscales
• Aider à payer les factures aux prestataires au sein et à l’extérieur du bureau
• Aider à payer les participants aux différents ateliers organisés,
• Etablir les vouchers de paiement des factures des prestataires/fournisseurs, des avances de fonds et des réconciliations des dépenses
• Appuyer l’équipe Finances pour la photocopie, le scannage et l’archivage physique et sur Sharepoint des pièces comptables
• Assurer toutes autres tâches qui lui seront confiées par son supérieur ou l’Unité Finances
2. Qualifications requises
La/le Consultant (e) devra avoir le profil ci-dessous :
• Avoir au moins un BTS en secrétariat, Finances, comptabilité, Ressources Humaines
• Avoir une expérience de la tenue d’un secrétariat
• Avoir une expérience dans la gestion financière
3. Durée de la Consultation
La prestation débutera le 1er juin 2023 et prendra fin le 31 septembre 2023.
Au cours de cette période, il/elle devra s’acquitter de toutes les taches qui lui ont été confiées.
4. Supervision
Le/la consultante sera supervisé (e) par la Responsable des Ressources Humaines. Pour les questions liées aux finances, elle reportera au Directeur des Finances.
5. Dossier de candidature
Les candidats intéressés sont priés de transmettre leur dossier de candidature composé exclusivement d’un CV de 4 pages au plus et d’une lettre de motivation de 2 pages au plus, plus une copie du diplôme, à l’adresse suivante : benin.info@fhi360.org
Pour assurer considération- le sujet de courriel sera en format : « Consultant _Administrative Assistant_Nom & Prénom »
La date limite de dépôt des candidatures est le lundi 29 mai 2023.
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
FHI 360 souscrit au principe d’équité en emploi et ne s’engage pas dans des pratiques discriminatoires fondées sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, l’état matrimonial, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’information génétique ou tout autre statut ou caractéristique protégé par la loi applicable.