Guinée Conakry

World Food Programme recrute 02 Business Support Assistants Administration&Finances

World Food Programme recrute 02 Business Support Assistants Administration&Finances

World Food Programme

Labe et Kankan,Guinée
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Opportunités de carrière : Business Support Assistants Administration&Finances(SC-L3)/Kankan et Labe (127141)
AVIS DE VACANCE DE POSTES
EXTERNE
(Les candidatures féminines sont vivement encouragées)
La Représentation du Programme Alimentaire Mondial (PAM) en Guinée a le plaisir de publier cet avis de vacance dans le cadre de son opération en Guinée.

Titre du PosteBusiness Support Assistant/ Administration-Finances
Lieux d’affectations :Labe et Kankan
Nombre de Poste2
Section/Unité/Projet :Administration-Finances
Type de contrat/Grade : Contrat de Service-L3 (SC-L3)
Durée :6 mois – Renouvelables sous reserve de la disponibilite des fonds et de bonnes performances
Date de publication :09/10/2020
Date limite de dépôt des candidatures : 22/10/2020

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.
Qu’allez-vous faire à ce poste ?
A ce niveau, les titulaires des postes devront fournir essentiellement un soutien administratif, financier et opérationnel aux équipes, et en rendre compte au superviseur. Les travaux sont effectués sous étroite surveillance ou assistance du superviseur.
Ils doivent produire des résultats précis, Effectuer une gamme de tâches de soutien aux collègues, afin que ces derniers aient l’appui nécessaire pour l’exécution efficiente de leurs missions.
Pourquoi travailler avec nous ?   
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est présent en Guinée depuis 1964 et fournit une aide alimentaire nutritive et immédiate aux populations touchées pendant et après les crises. Le PAM travaille en partenariat avec le Gouvernement pour améliorer l’accès des enfants à l’éducation, améliorer la nutrition de la population, mettre en place des systèmes alimentaires durables et la résilience des communautés aux chocs tout en améliorant leur accès à des marchés agricoles rentables et stables.
Les activités du PAM comprennent également le renforcement des capacités techniques du Gouvernement pour élaborer des programmes durables sensibles à la lutte contre les inégalités entre les sexes et les causes profondes de la malnutrition.
 Apportez votre créativité et votre sens de l’innovation à l’organisation. Vous en aurez besoin pour faire le travail partout et selon les besoins.
Faire partie d’une communauté mondiale, diversifiée et multiculturelle comme la nôtre, vous exposera en permanence à de nouvelles idées et perspectives. Nous nous soucions vraiment les uns des autres et sommes portés par le travail d’équipe.
Nos collaborateurs peuvent travailler au-delà de leurs attentes dans des situations réelles, s’enrichir d’un travail véritablement significatif, révéler leur potentiel et être acteurs de leur développement !
Cliquez sur le lien ci-après pour regarder la vidéo et en apprendre plus sur nous !! : https://www.youtube.com/watch?v=3mzGbaRAhz8&feature=you

Qu’est-ce qui est attendu de vous ?
Sous les supervisions directes des Chefs des Bureaux de Terrains respectifs et la supervision technique de l’Associe d’Administration, les Business Support Assistants/Admin-Finances devront :
Administration Générale• Recueillir, trier et diffuser les correspondances, les rapports et autres documents afin de répondre aux besoins du personnel, conformément aux normes de temps ;• Assurer l’inventaire du matériel Informatique, du mobilier et autres bien du PAM du bureau de terrain, en mettant à jour la base de données de gestion (GEMS).• Superviser et évaluer la qualité des services rendus par les détenteurs de contrats de prestation de service (maintenance, nettoyage, etc…)• Gérer de façon efficace et efficiente les Fournitures de Bureau tout en produisant des rapports mensuels, et semestriels.• Enregistrer et classer les courriers « arrivée » et « départ ».• Soutenir la collecte et l’archivage (classement) des dossiers, des documents et des archives du bureau conformément aux systèmes et processus en place, de manière que les informations soient à jour et facilement disponibles pour le personnel ;• Assurer la commande d’eau minérale.• Suivre les demandes de fourniture du bureau, faire l’inventaire, transmettre les rapports et suivre auprès du Bureau Pays la dotation en fourniture.• Participer à l’organisation des réunions et ateliers, élaborer et partager les PV et rapports des réunions avec les collègues• Assurer toutes les autres tâches assignées par le superviseur.
Finance• Gérer la Petite Caisse, et tout autre fond mis à la disposition du Sous Bureau dans le respect des procédures financières en place puis élaborer les rapports d`utilisation pour soumission au Bureau Pays• Vérifier les rapports financiers et factures des Partenaires puis élaborer les différentes demandes de paiement pour transmission au Bureau Pays ;• Préparer les demandes de paiement des factures des loyers et des services récurrents.
Ressources Humaines• Veiller au remplissage et à la transmission des fiches de présence du staff duBureau de terrain ;• Suivre et gérer les dossiers du personnel en veillant à l’application des procédures liées à la gestion des Ressources Humaines (suivi congés, contrats, évaluations, fiches de présence, etc…)• Faire signer les contrats et avenants au personnel et transmettre à l’unité des ressources Humaines au Bureau Pays ;• Faire les demandes de renouvellement des badges et transmettre au Bureau Pays.
Flotte de Véhicules/Voyage :• Gérer le carburant, préparer les rapports de consommation et mettre à jour la base de gestion (fleet wave) ;• Veiller au respect des procédures liées aux voyages et élaborer les documents de voyage (ordre de mission, demande de mission, sécurité clearance) ;• Faire la réservation d’hôtel pour les missionnaires.• Pour cette mission, vous devrez avoir les compétences suivantes ;
Un bon sens de l’organisation, les capacités de travailler sous pression, en équipe, à exécuter plusieurs taches à la fois.
La Connaissance des politiques, règles des Nations Unies ; La maitrise d’une seconde langue officielle du PAM, la formation et/ou expérience dans l’utilisation des Systèmes d’informations et de Gestion, la connaissance des règlements financières de la FAO/PAM seraient un atout.
Expérience souhaitée et Qualifications Requises :• Avoir un diplôme d’études secondaires, complété par un certificat d’études postsecondaires en gestion, Banque, finances, comptabilité, sciences économiques en général.• Avoir au moins neuf (9) mois d’expériences de travail dans le domaine de l’administration générale, du support financier/comptable ;• Aptitude à utiliser du matériel de bureau standard, tel que des ordinateurs photocopieurs et scanners ;• Connaissance des routines et des méthodes de travail standardisées du support aux entreprises ;• Connaissance des logiciels de bureau standard, Outlook, Word, Excel, PowerPoint ;• Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations avec divers personnes ;• Capacité à respecter les délais et à suivre des instructions claires.
Langues :Maîtrise du français (oral et écrit).
Le PAM s’est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n’est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l’Ouest et du Centre. Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées.
Le PAM n’a aucune tolérance à l’égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.
Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que ainsi que dans les trois ans suivant la fin de leur contrat.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront   convoqué(e)s.                                                                                              
Être de Nationalité Guinéenne ou avoir le permis de travail de la Guinée.POSTULER

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