Guinée Conakry

UNICEF recruits 01 Administrative Assistant,TA

UNICEF recruits 01 Administrative Assistant,TA

UNICEF

Guinée
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Administrative Assistant,TA
Job Number: 528718 | Vacancy Link
Locations: Africa: Guinea
Work Type : Temporary Appointment
Depuis 70 ans, UNICEF est à l’oeuvre dans 190 pays et territoires pour promouvoir la survie, la protection et le développement des enfants. Dans le monde entier, notre mission s’articule autour de 7 domaines étroitement liés, qui sont tous essentiels au bon développement de l’enfant : santé, VIH-SIDA, eau – assainissement et hygiène, nutrition, protection, éducation, et inclusion sociale. Notre objectif est de permettre a chaque enfant de commencer sa vie avec un maximum de chances de développement et d’épanouissement pour un monde meilleur.
Pour chaque enfant, Avenir
Les privations pendant l’enfance touchent chaque domaine de la vie des enfants en compromettant leur santé, leur sécurité et leur Education. Aussi, l’UNICEF Guinée est à la recherche d’un professionnel qualifié et talentueux pour exercer la fonction d’Assistant(e) Administratif au grade de GS-4 pour une période initiale de 06 mois éventuellement renouvelable.
MISSION PRINCIPALE DU POSTE:
Sous la supervision et la direction du superviseur, l’assistant administratif est responsable de l’exécution d’un large éventail de taches de routine pour l’unité Administration.Ces taches exigent une parfaite connaissance des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF.
PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE:
Communications et flux de travail:
Faciliter les communications et l’exécution des taches de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des produits.
Gérer les correspondances (entrante,sortante) les courriels et les appels téléphoniques
Etablir et tenir a  jour les systemes de classement et de référence du bureau
Calendrier/Réunions / Gestion de la correspondence:
Tenir a jour le calendrier de lunité et organiser les réunions.
Prendre les proces-verbaux des réunions et s’assurer que  les correspondances de l’unité sont bien organisées et conservées.
Evenements/Logistique:
Appuie les activités de renforcement des capacités et l’organisation des conférences en prenant les dispositions logistiques nécessaires ( appel aux facilitateurs, traiteurs, hotes…)
Fixe les horaires et assure la liaison avec les participants au sujet de leur disponibilité.
Assure la liaison avec les points focaux et la section du budget en ce qui concerne les couts et les besoins.
Prépare des documents d’information pour les participants
Prépare et met a  jour les ordres du jour des réunions et des évenements liés aux engagements du groupe de travail.
Voyage:
Apporter assistance aux membres du personnel de la section pour les préparatifs de voyage et des indemnités de déplacement en fonction des regles et politiques de l’organisation.
Assurer la liaison avec les points focaux compétents en matiere de voyages afin de s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
Informer les membres du personnel sur les questions administratives connexes, telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.
Extraire, saisir, tenir a  jour et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le systeme de gestion des voyages de l’organisation afin d’assurer l’exactitude des transactions relatives aux frais de voyage et aux voyages du personnel.
Aider a la préparation des budgets des frais de voyage et met a  jour les plans de voyage et les dossiers de controle budgétaire.
Surveiller la certification des voyages et préparer rapport a l’équipe.
Traitement des factures:
Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation et, par la suite, de leur traitement dans VISION.
Télécharger les fichiers électroniques et vérifier les résultats vers le systeme de destination
Répondre aux demandes de renseignements sur l’état d’avancement des transactions des clients et d’autres demandes de renseignements
Fournitures et équipement:
Prise en charge de la gestion des fournitures administratives, de l’équipement de bureau et de la mise a  jour de l’inventaire des articles.
Surveiller et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller a  ce que les services et l’entretien des locaux soient conformes aux normes organisationnelles.
S’occuper de l’achat et de la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.
Présence:
Maintenir et mettre a  jour un systeme qui surveille l’absence de personnel
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES:
Diplome d’études secondaires exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en rapport avec le domaine de travail.
Un minimum de 4 ans d’expérience pertinente en administration ou en travail de bureau est exigé.
Formation et expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de l’UNICEF tels que SharePoint ; la connaissance des systemes intégrés d’information de gestion requise
Bonne connaissance des politiques et procédures administratives de l’UNICEF
Capacité a traiter les visiteurs avec patience et tact
Sens élevé de la confidentialité, de l’initiative et du jugement
Capacité a travailler efficacement dans un environnement multiculturel
Capacité de travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs
La maîtrise du Français est requise. La connaissance d’une autre langue de l’ONU ou d’une langue locale du lieu d’affectation est considérée comme un atout.
Seuls les candidats retenus pour les tests seront contactés
UNICEF’s values of Care, Respect, Integrity, Trust, and Accountability (CRITA) and core competencies in Communication, Working with People and Drive for Results
UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.
UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
Remarks:
Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.
Closing Date Fri Jan 03 2020 01:00:00 GMT+0100 (Afr. centrale Ouest)

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