Opportunités de carrière : Deux Assistants (es) Administratif et financier – Projet KOICA (Louga) et Projet SHOW (Dakar) (27605)

 En partenariat avec le Ministère de la Sante et de l’Action Sociale et la Région Médicale de Louga pour la mise en œuvre du Projet Korean International Cooperation Agency (KOICA), Plan International Senegal exécute l’objectif portant sur la « Contribution à la réduction de la mortalité maternelle dans les districts sanitaires de Sakal, Keur Momar SARR et Koki dans la région de Louga ».

Dans ce cadre, l’assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ière) a pour rôle d’appuyer le/la responsable Administratif et Financier (RAF) à veiller à la régularité, la sincérité et la fiabilité des informations financières et comptables du programme par rapport aux normes, politiques et procédures en vigueur. Il/elle est chargée de la préparation, du contrôle, de l’enregistrement et de la centralisation de toutes les informations financières et de s’assurer que les opérations d’approvisionnement, financières et comptables sont conformes aux politiques et procédures en place.

Enfin, il/elle doit s’assurer que les fonctions et les procédures administratives sont conformes aux normes, y compris mais non limité à la maîtrise de toutes les conventions signées en vertu du présent projet, à la gestion des matériaux achetés par le projet, la préparation et l’exécution de l’audit

A propos du poste

Sous la supervision du/de la Coordonnateur, l’assistant(e) administratif(ve) et financier(ière) appui le projet KOICA et est chargé :

– Du reporting dans les délais requis selon les procédures de Plan International et des règles de conformité du bailleur ;

– De la mise en place d’un dispositif de gestion des dossiers administratifs et financiers ;

– Le suivi régulier de toutes les activités administratives et logistiques du projet KOICA ;

– Faire le suivi des POs du projet KOICA dans le SAP ;

–  Préparer les documents administratifs (lettres administratives) et l’archivage des documents administratifs et financiers du projet KOICA;

– Etre en collaboration avec les ONG partenaires ;

–  Prendre en charge diverses formalités administratives selon les directives du RAF.

Responsabilités

 – 100% des activités réalisées

– Appuyer le Coordonnateur dans la planification et l’organisation des ateliers et séminaires de formation dans le cadre du projet ;

– Assurer la préparation logistique de toutes les rencontres organisées ;

– Assurer la planification et la logistique pour toutes les visites du staff de Plan Canada au Sénégal ;

– Accompagner le staff pour les opérations sur le terrain dans toutes les zones et particulièrement dans celles couvertes par Plan.

Tenue correcte des dossiers et 100% des PO dans le SAP à jour

– Appuyer le Coordonnateur dans l’administration et la gestion du projet en respectant le système de gestion de Plan International Sénégal et des règles de conformité du bailleur ;

– Préparer, enregistrer et faire le suivi de tous les POs du projet dans le SAP ;

– -Assister le Coordonnateur du projet dans l’enregistrement des transactions financières du projet dans le SAP ;

 Tenir à jour les archives financiers et administratifs du projet SHOW ;

– Assurer la tenue, la mise à jour et le classement des dossiers administratifs et financiers du projet sans reproche.

98% du budget dépensé

– Assurer le suivi et le contrôle régulier de l’exécution du budget ;

– Assurer la préparation et la revue des budgets des activités trimestrielles au niveau national et opérationnel.

Respect des délais de reporting

– Assurer le reporting des données dans le système de gestion de l’Organisation ;

– Etablir les rapports financiers mensuel, trimestriel et annuel.

Politique de sauvegarde des enfants et des jeunes

– Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes, l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives d’application applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations soient signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Connaissances, compétences, comportements et expérience nécessaires pour atteindre les objectifs du poste

Bac + 2/3 ans en Finance Comptabilité, Gestion Administrative ;

Avoir au minimum 3 ans d’expériences dans un poste similaire

Bonne maîtrise de l’outil informatique (Environnement Windows, Word, Excel, PowerPoint Access, internet…)

Disponibilité et organisation

Discrétion et capacité de travailler en équipe

Bonnes aptitudes de communication et de reporting

Bonne capacité d’écoute

Etre en mesure de travailler en équipe ;

Etre capable de travailler sous pression

Qualité de rigueur, d’honnêteté, de courtoisie ;

Capacité de rédaction en français et en anglais ;

Bonne maîtrise des langues (anglais français)

Avoir des connaissances en anglais est un atout

Bonne connaissance de l’environnement des ONG ;

Environnement et exigences physiques :

Ce poste est basé à l’unité de programmme de Louga et nécessite 20 – 30% de déplacement pour les visites de terrain aux partenaires et la participation aux réunions du réseau régional et national.

Comment postuler

Pour postuler, veuillez cliquer sur postuler et envoyer votre candidature au plus tard le 3 Avril 2018 accompagnée :

– Une lettre de motivation compréhensible

– Un CV clair et compréhensible incluant le contact de deux personnes références, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Lieu : Louga

Rôle : Assistant adminsitratif et financier – Projet KOICA

Grade : C1

Salaire brut mensuel : 661.183 FCFA

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

L’ONG Plan International encourage les candidatures féminines, prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la sauvegarde des enfants et des jeunes compris l’équité du genre.  Elle pratique une tolérance zéro à la fraude, la corruption et le harcèlement. Ainsi, le/la candidat(e) choisi(e) pour occuper le poste devra se conformer à leurs politiques internes qui sous-tendent ces valeurs

Postulez:  https://career5.successfactors.eu/career?career%5fns=job%5flisting&company=PlanInt&navBarLevel=JOB%5fSEARCH&rcm