Naatal Mbay recrute un Responsable Administratif et Logistique

Naatal Mbay recrute un Responsable Administratif et Logistique

Titre du poste : Responsable Administratif et Logistique basé à son bureau à Dakar

Le dossier des candidats comprenant un CV détaillé avec copie des diplômes et une lettre de motivation devra être transmis avec référence du poste en objet via adresse email : recruitment@nmbay.sn au plus tard le 17 Avril 2016

Mission

Le/la Responsable Administratif et Logistique a pour mission de fournir l’appui administratif et logistique à l’équipe du pro­jet aussi bien à Dakar que dans les bureaux régionaux pour un déroulement efficient des activités dans le respect des procé­dures établies. Il/elle travaillera sous la supervision directe du Directeur du département administration et finances (DAF).

Principales activités :

• Supervision du personnel administratif
• Supervise les chauffeurs du bureau de Dakar et veille à l’util­isation optimale du parc automobile

Gestion administrative

• Participe à l’élaboration et la mise en œuvre des procédures administratives pour le fonctionnement efficient du projet à Dakar et au niveau des bureaux régionaux.
• Assure la mise en place et la gestion du parc automobile du projet
• Assiste à l’approvisionnement en carburant du projet (Dakar et bureaux régionaux).
• Assure une vérification hebdomadaire ou mensuelle des rap­ports de consommation du carburant par rapprochement des carnets de bord et du calcul de la consommation moyenne.
• Assiste aux achats d’équipements et de fournitures de bu­reau.
• Veille à l’inventaire des équipements acquis par le projet.
• Veille à l’inventaire et la gestion optimale des fournitures et consommables de bureaux ainsi que le renouvellement des stocks selon les besoins.
• Coordonne la logistique requise pour les missions de terrain en relation avec les assistantes/secrétaires de Dakar et bu­reaux régionaux.
• Appui les assistants selon les besoins dans la logistique et l’administration des voyages à l’étranger : obtention visas, réservations hôtels et billets d’avion, etc.
• Coordonne avec l’USAID l’obtention/renouvellement des visas long-terme requis pour le personnel expatrié et leur famille. S’occupe de la livraison et de l’expédition des effets personnels du personnel expatrié selon les besoins.
• Négocie et veille à la signature des contrats de bail pour les locaux devant abriter les bureaux du projet à Dakar et au niveau des bureaux régionaux,
• Assure la fourniture des services utilitaires nécessaires au bon fonctionnement du projet à Dakar et au niveau des bu­reaux régionaux
• Assure la signature et la gestion de contrats avec les prestataires de services pour garantir l’entretien/maintenance des équipements ainsi que le gardiennage des locaux aussi bien à Dakar qu’au niveau des bureaux régionaux.
• Veille à la souscription de polices d’assurances pour la cou­verture des bureaux et des résidences du personnel expatrié selon les besoins et gère les contrats souscrits.
• Coordonne l’obtention des exonérations de taxes sur les achats du projet et ses partenaires ainsi que les admissions temporaires des véhicules.
• Exécute généralement toutes autres tâches administratives demandées par le superviseur dans le cadre de son travail et selon ses compétences.

Supervision administrative des bureaux régionaux

• Assiste le DAF dans la gestion des bureaux régionaux : visites périodiques de suivi des activités, organisations d’événements dans les régions, etc.
• Supervise et encadre les assistants administratifs des bu­reaux régionaux dans l’exécution de leurs tâches :

Qualifications et qualités personnelles requises

• Diplôme supérieur en administration ou gestion des af­faires/projets
• 5 ans d’expérience professionnelle minimum dans une posi­tion comparable
• Expérience avérée avec les procédures de L’USAID
• Excellente capacité de communication écrite et orale en français et bonne compréhension de l’anglais
• Parfaite connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Internet, etc.)
• Fortes capacités de communication interpersonnelle et de coordination
• Capacité de travailler sous pression et de manière au­tonome.

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.