Recrutements Organismes

Naatal Mbay recrute 02 profils

Naatal Mbay recrute 02 profils

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Titre du poste : Senior Spécialiste Procurement basé à son bureau à Dakar

Le dossier des candidats comprenant un CV détaillé avec copie des diplômes et une lettre de motivation devra être transmis avec référence du poste en objet via adresse email : recruitment@nmbay.sn au plus tard le 17 avril 2016.

Mission

  • Assiste le Procurement & compliance manager dans la préparation des Purchase Orders et Contrats de consultants en conformité avec les procédures de l’USAID et d’IRG/Engility.
  • Assure que les procédures sont respectées dans la sélection des prestataires, partenaires et consultants : rédaction termes de référence, appel à la concurrence, réception des offres tech­niques et financières, documentation du processus de sélection à travers un mémo d’évaluation ou le « vendor selection form ».
  • Assiste le Procurement & compliance manager dans la négociation et vérification des coûts détaillés inclus dans les budgets des activités des prestataires et partenaires et la documenta­tion du processus.
  • Assiste dans la vérification des statuts des organisations sélectionnées, et l’obtention de tous documents justificatifs nécessaires.
  • Assiste à la rédaction des Purchase Orders, et contrats des consultants individuels confor­mément aux budgets, modalités, termes de référence, formulaires et procédures établis.
  • Assure le suivi administratif des Purchase Orders et Contrats de consultant souscrits : suivi des échéances, rappel aux techniciens responsables, préparation des états des livrables men­suels pour les besoins des accruals, appels de fonds, etc. Préparation de tout support de suivi administratif.
  • Prépare les documents justificatifs de paiement des livrables et honoraires de consultant après l’acceptation de l’équipe technique et du COP.
  • Transmets à la comptabilité et assure le suivi pour un paiement diligent.
  • Veille au classement efficient de tous les documents et à la mise à jour régulière des outils de gestion des livrables et des dépenses du NAATAL M
  • Appui et participe aux comités d’achats locaux.
  • Assiste dans l’établissement/vérification des spécifications techniques en relation avec les départements techniques et les partenaires.
  • Facilite le lancement des appels d’offres et prépare les bons de commande.
  • Suit la livraison des équipements aux destinataires, leur identification/étiquetage selon les cas, obtention des exonérations de taxes et de douane selon les procédures
  • Assiste dans la gestion des bons de commandes souscrits : suivi des échéances, réception des biens conformément à la commande, etc. Prépare les demandes de paiement à la compt­abilité avec toute la documentation justificative requise par les procédures. Met en place et gère un système de suivi et fournit toute information y relative selon les besoins : appels de » fonds, rapports d’activités, etc.
  • Etablit un système efficient de classement de tous les documents.

Compliance

  • Sert d’IAA (International Agreement Administrator) pour le projet chargé de l’obtention et de la transmission au siège de la documentation « Due Diligence ».
  • Prépare les tableaux Excel de demandes de prise en charge des représentants des services étatiques impliqués dans les activités du NAATAL MBAY conformément aux procédures de FCPA « Foreign Corrupt Practices Act » et assure le suivi des approbations pour transmission au siège tous les mois.

Qualifications et qualités personnelles requises      

  • Diplôme supérieur en administration ou gestion des affaires/projets
  •  5 ans d’expérience professionnelle minimum dans une position comparable
  • Expérience avérée avec les procédures de L’USAID
  • Excellente connaissance des achats et des contrats,
  • Parfaite connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Internet, etc.)
  • Expérience avérée dans la gestion des FCPA
  • Capacité de travailler sous pression et de manière autonome

Titre du poste : Spécialiste Formation /Archiviste basé à son bureau à Dakar

Le dossier des candidats comprenant un CV détaillé avec copie des diplômes et une lettre de motivation devra être transmis avec référence du poste en objet via adresse email : recruitment@nmbay.sn au plus tard le 17 avril 2016

Mission

La Spécialiste de la Formation / Archiviste est chargée de faciliter la mise en œuvre des activités de formation exécutées par le Projet mais aussi d’appuyer le départe­ment Suivi-Evaluation dans le classement des données et documents du Projet.

Principales activités

  • Assurer l’organisation logistique des ateliers.
  • Collecter et archiver tous les documents relatifs aux activités de formation. Assurer la saisie sur TraiNet des données relatives à toutes les activités de formation du projet Naatal Mbay.
  • Contribuer au suivi des indicateurs de performance.
  • Servir d’interface avec l’Equipe Administrative pour le suivi des contrats, des Pos, des mémos, des décaissements, des voyages de l’Equipe, etc.
  • Gérer les FCPA « Foreign Corrupt Practices Act » en relation avec le Spécialiste Pro­curement
  • Appuyer l’unité M&E dans le classement des documents-preuve à l’image du type d’archivage mis en place pour les formations avec la gestion informatisée des feuilles de présence issues des sessions de formations. Gérer le classement des pièces justi­ficatives relatives aux indicateurs du projet.
  • Préparer la liste consolidée de l’ensemble des formations réalisées au cours d’une année de reporting (Tableau annexé aux rapports annuels).
  • Préparer la liste des consultants ayant fait des interventions dans le cadre du Projet au cours d’une année de reporting (Tableau annexe pour les rapports annuels).
  • Appuyer l’impression et la mise sur CD des documents (livrables) devant faire l’objet d’envoi à IRG et à l’USAID en collaboration avec la cellule Communication de Naatal Mbay.
  • Appuyer et capaciter les partenaires dans la gestion d’événements et de formation selon les procédures de l’USAID.
  • Rédiger des documents en français et anglais selon les besoins.
  • Exécuter toute autre tâche requise pour une mise en œuvre efficiente des activités de formation et l’archivage des données/documents selon ses compétences.

Qualifications et qualités personnelles requises

  • Diplôme supérieur en administration ou gestion des affaires/projets
  • 5 ans d’expérience professionnelle minimum dans une position comparable
  • Expérience avérée avec les procédures de L’USAID
  • Excellente capacité dans l’événementiel,
  • Parfaite connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Internet, etc.)
  • Expérience avérée dans la gestion des FCPA
  • Capacité de travailler sous pression et de manière autonome.

NB ; Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

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