Assistant(e) aux Voyages

Emlpoi de: UN High Commissioner for Refugees
Date de clôture: 19 Sep 2018

I. DESCRIPTION DES TACHES :

Sous la supervision directe de l’Administrateur Associé Chargé de l’Administration et des Finances, le/la titulaire du poste aura à assumer les tâches suivantes, en accord avec les principes et valeurs humaines des Nations Unies et en adhésion avec le Code de Conduite de l’UNHCR :

· Aider à l’interprétation et l’application des règles administratives, règlements et procédures en matière de voyage du personnel.

· Assurer la liaison avec les bureaux du HCR dans la région, avec d’autres agences de gestion de l’ONU, département de la sécurité et de tous les points focaux de gestion de voyage afin de recueillir des informations disponibles sur les niveaux acceptables de risque pour l’ utilisation des lignes aériennes commerciales programmées et fournir des conseils aux gestionnaires hiérarchiques du personnel utilisant le transport aérien commercial pour les voyages officiels.

· Collecter les informations disponibles aux fins des discussions sur la révision des procédures et pratiques sur le transport aérien,

· Aider à la préparation des budgets applicables aux voyages,

· Organiser et confirmer les réservations de voyage du personnel éligible et des visiteurs passant par la Représentation Régionale pour l’Afrique de l’Ouest à Dakar,

· Préparer les PT8s pour les membres du personnel pour les différentes missions et autres voyages et tenir des registres pour référence future.

· Assurez le voyage et les réservations d’hôtels en cas de besoin, préparer les autorisations de voyage et traiter les demandes de remboursement de frais de voyages),

· Conseiller et aider le personnel sur leurs droits de voyage et les questions y afférentes conformément aux instructions et procédures administratives.

· Préparer, résumer et soumettre les factures pour le paiement des services fournis, par exemple : les factures de carburant des compagnies pétrolières, des billets obtenus à

Crédit pour les voyages du personnel, etc.,

· S’acquitter de toute autre tâche pertinente requise.

II. QUALIFICATIONS REQUISES :

· Etre de nationalité Sénégalaise et/ou avoir des permis de séjour et de travail valide;
· Avoir terminé les études secondaires et/ou une école technique ou commerciale équivalente sanctionnée par un certificat / formation dans un domaine connexe.
· Avoir au minimum 3 ans d’expérience pour le détenteur du diplôme de l’enseignement secondaire et 4 ans d’expérience professionnelle antérieure relevant de la fonction (pour le détenteur du certificat).
· Avoir une maîtrise de l’outil informatique (MS Office et people soft).
· Avoir une maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de la langue anglaise.

III. COMPETENCES SOUHAITEES :

· Avoir une Connaissance des règles et des procédures administratives et financières du HCR

· Avoir une connaissance et une expérience pratique du système MSRP (People soft).

· L’expérience de travail aux Nations Unies / HCR serait un atout considérable ;

· Avoir été entièrement exposé aux opérations de réfugiés du HCR et avoir occuper des fonctions administratives.

· Etre disponible, flexible et capable de travailler en équipe dans un milieu multiculturel,

· La connaissance d’une langue locale serait un atout.

Comment Postuler:

A. DOSSIERS DE CANDIDATURE :

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

Une lettre de motivation et un curriculum vitae
Copies scannées des diplômes
Copies scannées des certificats de travail justifiant l’expérience professionnelle. Une expérience non documentée ne sera pas prise en compte
Une notice personnelle des Nations Unies (P11) à jour, signée et scannée (Document disponible sur le site)

La copie du factsheet pour les candidats internes ou ayant une expérience professionnelle dans le système des Nations Unies et/ou lettres de recommandation.

Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.

L’UNHCR est un environnement NON FUMEUR.