Le PNUD recrute 01 Assistant au Programme
Job Description
Agency: Office High Comm for Human Rights
Title: Assistant(e) au Programme
Job ID: 22532
Practice Area – Job Family: Management
Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 20/04/2019
Duty Station: Ndjamena, Chad
Education & Work Experience: G-Bachelor’s Level Degree – 5 year(s) experience
Languages Required: English, French
Desired:
Grade: SB3
Vacancy Type: FTA Local
Posting Type: Common System
Bureau: Africa
Contract Duration: 1 Year with possibility for extension
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Background
Conformément à son mandat, le Bureau Pays du Haut-Commissariat des Nations Unies aux Droits de l´Homme (HCDH) a pour mission essentielle la promotion et la protection des droits humains. A cette fin, il a retenu dans son plan d’action l’exécution de plusieurs activités dont l’appui à l’élaboration des rapports à transmettre aux organes des traités relatifs aux droits de l´homme, le renforcement des capacités des institutions nationales des droits de l’homme, l’éducation aux droits de l’homme, ainsi que la coopération avec les acteurs gouvernementaux et la société civile, etc.
L’exécution de ces programmes requiert le recrutement de compétences variées dont un personnel chargé de l’élaboration et le suivi des budgets, y compris le suivi des opérations d’achats, la gestion des biens du Bureau Pays et l´évaluation des programmes.
Le Bureau Pays du HCDH recherche pour les nécessités de ces services un (e) assistant(e) au Programme qui sera basé à N´Djamena. Il/elle sera en charge des tâches définies par les termes de références comme suit :
Duties and Responsibilities
Sous la supervision du Chef du Bureau Pays du HCDH au Tchad auquel il/elle est rattaché(e), l’Assistant(e) au Programme a pour mission d’assurer la gestion des opérations administratives, financières et logistique du Bureau Pays. Il/elle assure également les relations de travail avec les responsables au sein du Bureau Pays pour la bonne exécution des opérations financières et administratives dans le respect des procédures en vigueur. Ses tâches principales sont :
-Gestion financière
-Gestion administrative
-Gestion logistique
1.Gestion financière :
-Contribuer à l’élaboration du budget du plan de travail annuel et des plans opérationnels,
-Assister à l’élaboration des budgets des activités des programmes,
-Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières dans Atlas, en collaboration avec le PNUD, prépare les réquisitions et demandes de paiement,
-Tirer et analyser de façon régulière les différents rapports financiers d’Atlas,
-Apporter son appui à l’application des normes et des procédures administratives et financières, notamment relatives aux requêtes de biens et services,
-Assurer la gestion de la caisse d’avance,
-Classer les documents budgétaires du Bureau Pays,
-Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses et de paiement,
-Assister le chef des services de finances dans l’établissement des états financiers, y compris les états des décaissements,
-Elaborer les requêtes de paiement, honoraires et perdiem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre,
-Elaborer les plans annuels d’achat et en faire le suivi,
-Suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services,
-Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du Bureau Pays,
-Assurer l´archivage des documents administratifs et comptables du Bureau Pays,
-Faire le suivi des exercices d’audit du Bureau Pays,
-Remplir toute autre tâche demandée par le supérieur hiérarchique.
2.Gestion administrative :
-Organiser et gérer l’agenda du Chef du Bureau Pays et planifier ses rendez-vous,
-Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes et assurer leur transmission à leurs destinataires,
-Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature du Chef du Bureau Pays du HCDH,
-Assister le chef des finances dans la mise en place du système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun,
-S’acquitter d’une variété de tâches administratives (par ex., gestion des congés, des missions et voyages du personnel, des mouvements des véhicules, organisation des réunions, ateliers et séminaires, etc.),
-Coordonner la gestion du standard téléphonique : émission, réception et distribution des appels téléphoniques,
-Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris électroniques,
-Gérer l’archivage et le classement des documents de travail, physiques et électroniques.
3.Gestion logistique :
-Gérer le système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens du Bureau Pays,
-Mettre à jour l’inventaire des biens durables,
-Assister le chef des services finances dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire,
-Suivre l’utilisation des véhicules et dotation en carburant,
-Appuyer à l’organisation des ateliers et de toutes les réunions initiées par le Bureau Pays,
-Assister dans la préparation des missions officielles à l´intérieur et à l´extérieur du pays en effectuant les réservations d’hôtel, de billet d’avion de transport et en aidant aux formalités de visa en relation avec le PNUD et les services de la sécurité des Nations Unies.
Impact des résultats :
Les résultats principaux ont un impact sur le succès global du Bureau Pays de l’Office du Haut-Commissariat des Nations Unies aux Droits de l’Homme.
Competencies
Valeurs Intrinsèques
-Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l’ONU ;
-Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques du HCDH ;
-Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement multiculturel respectueux du genre et de la diversité,
-Démontrer une rigueur dans le travail, une grande flexibilité.
Gestion de la connaissance
-Volonté de se former et de renforcer ses capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratique,
-Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management et de gestion de la connaissance au sein du Bureau Pays du HCDH
Aptitudes opérationnelles
-Capacité à examiner des données diverses, d’identifier et de régler des divergences, d’identifier et de résoudre les problèmes opérationnels,
-Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail ; Solides compétences en informatique ;
-Bonne connaissance de la gestion axée sur les résultats ;
-Capacité à mobiliser les ressources ;
-Bonne connaissance des méthodes et techniques de gestion des projets de développement ;
-Aptitude à établir de bonnes relations avec les clients, à se concentrer sur l’impact et le résultat et à répondre positivement au feedback
Communication
-Aisance dans la communication écrite et orale
Travail d’équipe
-Avoir une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative ;
-Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.
Connaissance Management
-Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives,
-Capacité à planifier et à organiser les tâches,
-Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi, évaluation et de gestion financière de projets ;
-Aptitude à travailler sous pression et à gérer des situations complexes ;
-Avoir le sens de l’écoute, anticipation, initiative, réactivité, confidentialité ;
-Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse, capacité organisationnelle et à hiérarchiser les urgences ;
-Avoir une bonne aptitude rédactionnelle.
Required Skills and Experience
Education
-Niveau de fin d’études secondaires avec certification en gestion, finance ou un domaine équivalent ; diplôme Bac+3 préférable.
Expérience
-Expérience d’au moins cinq (5) années dans un poste similaire,
-Bonne maîtrise des outils et techniques de gestion et de comptabilité,
-Connaissance dans l’élaboration des budgets et suivi des transactions financières
-Connaissance dans l’établissement des rapports financiers ;
-Connaissance dans l’établissement d’un plan d’achat
-Bonnes connaissances des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint et Internet,
-Connaissance des procédures Atlas serait un atout,
-Capacité prouvée de travail sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision.
Langue(s)
-Une parfaite maitrise du français ;
-Bonne connaissance de l’anglais.
Disclaimer
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.