La BAD / Kenya recrute un Secrétaire du directeur régional

La BAD / Kenya recrute un Secrétaire du directeur régional

• Titre du poste: Secrétaire du directeur régional
• Grade: GS6
• Poste N°: 50067487
• Référence: ADB/16/073
• Date de publication: 01/06/2016
• Date de clôture: 21/06/2016
• Pays: Kenya

Le Centre régional des ressources pour l’Afrique de l’Est (EARC) de la Banque africaine de développement (BAD) a été créé pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes et améliorer la performance du portefeuille de projets et la coordination de l’aide avec les autres partenaires au développement.

La Banque sollicite la candidature de candidats dûment qualifiés pour pourvoir le poste vacant de secrétaire du Directeur régional. Ce poste, basé à Nairobi (Kenya), n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi afférentes au statut international.

Sous la supervision du Directeur régional de l’EARC, le/la titulaire du poste assistera, dans un large éventail de domaines, l’équipe du Bureau du Centre régional dans la mise en œuvre de son programme de travail (gestion du flux de travail, administration du bureau, gestion des ressources, travail d’analyse, etc.). Il/elle assumera aussi les fonctions et attributions spécifiques suivantes :

1. Concevoir et maintenir des systèmes de gestion de bureau efficaces ; veiller à ce que le Directeur régional soit bien préparé pour les réunions, les événements et les programmes connexes ;
2. Assurer la gestion et la planification du temps du Directeur régional, y compris la priorisation et la résolution efficientes des affaires connexes et des demandes concurrentes ;
3. Gérer l’agenda et le calendrier de réunions du Directeur régional ;
4. Organiser la logistique, les locaux et le calendrier des réunions entre le personnel et les donateurs-groupes économiques, rédiger les procès-verbaux des délibérations et assurer le suivi des mesures arrêtées ;
5. Gérer le flux d’informations, en assurant la réception, le tri et le suivi des documents, selon leur niveau de priorité et d’urgence, et mettre en place un système de classement logique ;
6. Répondre de manière autonome aux diverses demandes et prendre des décisions en ayant recours aux multiples moyens d’action à disposition, selon le cas ; établir un agenda du carnet d’adresses électronique, et rédiger des documents conformément aux instructions administratives ;
7. Assurer la coordination et le suivi des divers processus de travail et activités, afin de s’assurer que les décisions de la Direction sont exécutées correctement et que les produits sont livrés dans les délais ;
8. Veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature du Directeur régional ;
9. Tenir l’Équipe en charge de l’administration du Bureau du Centre régional informée, en lui fournissant les informations, les rapports ou les mises à jour pertinentes ; prendre les dispositions requises (réservations d’hôtels, dispositions pour le transport, rendez-vous, visas et billets d’avion) pour les délégations en visite ;
10. Rédiger/finaliser la correspondance sur un ensemble de sujets pour le compte du Directeur régional et préparer les procès-verbaux des réunions ;
11. Assurer le bon déroulement du travail, apporter un appui au travail et aux systèmes connexes au sein du Bureau régional, en organisant et coordonnant le flux de travail connexe ;
12. Assurer le suivi des médias et fournir au Directeur régional des revues de presse quotidiennes pour le tenir informé ; savoir interpréter les politiques institutionnelles administratives au plan interne ;
13. Effectuer toute autre tâche supplémentaire que pourrait lui confier le Directeur régional.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Être titulaire au moins d’une Maîtrise en administration des affaires, commerce, relations publiques ou toute autre discipline connexe, de préférence complété par des cours de secrétariat/administration de bureau.
2. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le travail de secrétariat/administration de bureau, acquise de préférence au sein d’une organisation internationale.
3. Posséder de bonnes compétences en matière de services à la clientèle/relations avec les clients, ainsi qu’en organisation et planification, être capable d’accomplir des tâches multiples en même temps, avoir le sens du détail et être capable de travailler au sein d’une équipe possédant des expériences diverses dans un environnement matriciel.
4. Posséder de solides compétences en communication écrite et orale en anglais. La connaissance du français sera un atout supplémentaire.
5. Avoir un excellent esprit d’initiative, être dynamique, avoir l’esprit d’équipe et savoir faire preuve de tact et de diplomatie. Posséder de bonnes aptitudes organisationnelles et interpersonnelles.
6. Avoir un sens élevé de la confidentialité et être capable de développer une solide compréhension du travail de la BAD et des politiques/objectifs institutionnels.
7. Maîtriser les logiciels standards MS Office utilisés à la Banque (Word, Excel, PowerPoint, Project). La connaissance de SAP constitue un atout.
8. Posséder de bonnes aptitudes en communication interpersonnelle et verbale ;
9. Posséder une aptitude avérée à travailler efficacement dans un environnement matriciel et multiculturel axé sur le travail d’équipe la structure et à fonctionner efficacement en tant que membre de divers groupes.

NB : Ce poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi afférentes au statut international. (Le titulaire du poste sera considéré comme membre du personnel local et n’aura donc pas le statut de fonctionnaire international). 

Postuler

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.