African Union recrute 01 Assistant administratif (AFRIPOL/PAPS)
African Union
Alger, Algérie
Assistant administratif (AFRIPOL/PAPS)
Date: 13 janv. 2023
Lieu: Algiers – AFRIPOL (Algeria), Algeria
Organisation: African Union
Valeurs de l’UA
• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances
Informations sur l’organisation
Rend compte à: Secrétaire exécutif de la Commission
Direction: AFRIPOL/PAPS
Division : Bureau du Directeur exécutif, Unité Finance & Administration
Nombre de rapports directs: 1
Nombre de rapports indirects: 0
Nombre de postes : 02
Type de contract: Permanent
Grade du poste: GSA5
Lieu: Alger (Algérie)
Objectif du poste
Fournir un soutien administratif général au Département pour une mise en œuvre efficace de son plan de travail et de ses activités de routine.
Principales fonctions
• Fournir un soutien opérationnel en temps utile ;
• Aider à la planification des activités ;
• Préparer les calendriers de travail et assurer le suivi de la mise en œuvre ;
• Coordonner et/ou participer à l’assistance technique et/ou au travail logistique ;
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels ;
• Préparer la communication de bureau et rédiger des rapports ;
• Gérer la communication au niveau opérationnel et fournir une mise à jour ;
• Contribuer à la compilation et à la mise à jour des données et des informations pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi des budgets, des activités, etc.
Responsabilités spécifiques
• Analyser et conserver une vue d’ensemble des activités d’AFRIPOL pour s’assurer qu’un appui administratif est fourni en temps utile dans des domaines spécialisés ou plus généraux ;
• Prendre l’initiative dans le soutien de l’organisation des réunions, y compris la coordination des invitations, des confirmations, de l’achat de billets et de l’hébergement de nombreux participants pour le Bureau du Directeur et de la Direction en général, le cas échéant ;
• Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes sur les questions administratives du Département, notamment en ce qui concerne les installations (espace et équipement de bureau), la sécurité et les éléments de protocole (sécurité/badges d’identification et passeports) avec l’aide du personnel administratif, des plantons et des commis au courrier ;
• Assurer la liaison avec la Direction de la gestion des ressources humaines et la Direction des finances pour une assistance directe dans des domaines respectifs tels que, mais sans s’y limiter, la gestion des achats et des voyages, la gestion des congés, la gestion de la performance, la gestion des contrats, la gestion du budget, les services d’interprétation et de traduction et les modalités d’organisation des réunions ;
• Participer à la préparation, à l’exécution et au suivi du budget et assurer la liaison avec la Direction des finances sur les questions budgétaires au nom d’AFRIPOL, le cas échéant ;
• Assurer l’approvisionnement et la commande de matériels et fournitures de bureau en temps utile pour le Département ;
• Être responsable de la compilation des informations sur les missions officielles du personnel, les divers voyages officiels et les horaires de départ pour une meilleure information sur les activités du personnel et la répartition des tâches ;
• Créer, mettre à jour et tenir à jour des dossiers spéciaux (de nature confidentielle ou pour un accès privilégié au Directeur exécutif et au Chef de division ou d’unité) via un système de classement organisé et établir/tenir à jour un registre à des fins de suivi ;
• Assurer la confidentialité des informations et garantir une meilleure gestion des dossiers ;
• Préparer des correspondances (notes de service sortantes et lettres à des destinataires internes et externes), un résumé analytique, des rapports, des documents d’information, des présentations PowerPoint et d’autres documents au besoin ;
• Aider dans la préparation, le contrôle qualité et la compilation de documents liés aux finances et aux ressources humaines ;
• Faire le suivi des conclusions et décisions issues des réunions et correspondances et fournir un soutien dans le suivi de leur mise en œuvre ; préparer un rapport de synthèse à l’intention du Directeur exécutif et au Chef de division ou d’unité, le cas échéant ;
• Préparer et participer aux diverses réunions des départements, rédiger les procès-verbaux et/ou les comptes-rendus de ces réunions pour examen et approbation par les participants ; tenir à jour des fichiers de procès-verbaux ;
• Fournir du soutien en matière de communication afin de donner des réponses rapides aux demandes de renseignements, répondre aux appels, courriels et correspondances ; aider l’équipe de secrétaires lorsque cela est nécessaire.
Formations universitaires et expériences requises
• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine des services administratifs, de la gestion d’entreprise, de la gestion de bureau, du secrétariat ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement d’enseignement reconnu, avec une expérience professionnelle de 3 ans en administration et/ou en secrétariat au sein d’une organisation publique, d’une mission diplomatique, d’une organisation internationale ou d’une organisation non gouvernementale internationale.
• Le candidat titulaire d’une Licence dans le domaine des services administratifs, de la gestion de bureau ou dans un autre domaine connexe délivrée par un établissement d’enseignement reconnu doit avoir 2 ans d’expérience professionnelle pertinente en administration et/ou en secrétariat.
• Une qualification plus élevée serait un atout.
• Une solide expérience dans l’administration de bureau est obligatoire.
• Une solide expérience dans la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes ;
• Une expérience professionnelle du système SAP serait un atout supplémentaire.
Compétences requises
Compétences en leadership
Valorisation des autres
..Flexibilité
..Sensibilisation aux risques et respect des règles
Compétences de base
Esprit d’équipe et collaboration;
Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles;
Perception de l’apprentissage.
Communication claire;
Compétences fonctionnelles
Dépannage :
Connaissances du métier.
Axé sur les tâches
Sensibilisation au perfectionnement continu
ÉGALITÉ DE CHANCES :
La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.
DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :
L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.
DES LANGUES:
Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.
RÉMUNÉRATION :
À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de 15,758.00 $ EU (GSA Échelon 1) par an. À ce salaire s’ajoutent d’autres émoluments, tels que l’indemnité de poste (48 % du salaire de base), l’indemnité de logement (16,813.44 $ EU par an), l’indemnité pour frais d’études (100 % des frais de scolarité et d’autres frais connexes jusqu’à un maximum de 10 000 $ EU par enfant et par an), pour les fonctionnaires internationaux et de 3 330 $ EU par enfant et par an, pour les fonctionnaires locaux.
Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s.
Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés.
L’union africaine est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encourages
Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 13 Février, 2023.
Requisition ID: 1569POSTULER