OFFRE D’EMPLOI EXTERNE
Organisation non-gouvernementale (ONG) internationale créée en France en 1979, afin d’éradiquer la faim à travers le monde, Action contre la Faim Espagne (ACF-E) est présente au Sénégal depuis 2012 pour répondre à la crise nutritionnelle qui touche le nord du pays. Depuis son ouverture, la mission s’est focalisée sur le développement des capacités nationales et locales dans le dépistage et le traitement de la malnutrition aigüe sévère. Depuis 2015, ACF développe des activités de prévention spécifique ou sensible à la nutrition (Sécurité Alimentaire, WASH, éducation nutritionnelle).
Nous recherchons
Deux Assistant(e)s Logistiques pour nos bases de Matam et Louga
N° Ref : ACF/ SN/DKLGMTASSISTANTLOG/042018
Base de travail : Matam / Louga
Type de Contrat : (CDD de 8 mois renouvelables)
Date de démarrage souhaitée : 01 Mai 2018
Objectif général du poste :
L’assistant(e) Logistique de la base de Matam aura en charge d’appuyer le logisticien base pour le bon fonctionnement du département logistique en lien avec les activités des programmes, la gestion de la flotte, l’organisation et la gestion du stock, les achats et l’archivage selon les procédures ACF.
L’assistant(e) Logistique de la base de Louga aura en charge d’organiser et de gérer tous les aspects logistiques sur la base pour les volets de gestion des achats, des équipements, de la flotte de véhicules, des stocks, et du dispatch des intrants et matériel.
Objectifs et tâches spécifiques :
Objectif 1 : Appuyer la base dans la gestion des activités logistique
Achats:
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- Appuyer la gestion des commandes et achats en accord avec les procédures d’achats d’ACF.
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- Faire les demandes de cotations auprès des fournisseurs et réaliser des petits achats en collaboration avec le log base.
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- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs en lien le log base.
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- S’assurer que les produits achetés correspondent aux exigences des demandeurs en termes de qualité et quantité.
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- S’assurer que les formats des devis et des factures sont conformes aux standards institutionnels.
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- Veiller au respect des procédures administratives pour la gestion des avances et des paiements des fournisseurs.
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- Participer aux procédures négociées et à la sélection des fournisseurs en collaboration avec le Logisticien Base.
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- Négocier les prix, les délais et les modalités de livraison avec les fournisseurs en collaboration avec le Logisticien Base.
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- Mettre à jour la liste des prix et la liste des fournisseurs de la base.
- S’assurer que les formats des devis et des factures sont conformes.
Expédition & Réception :
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- Réceptionner les livraisons avec bon de livraison, vérifier la conformité (qualité et quantité) puis le soumettre au logisticien base.
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- Réceptionner les marchandises et les intégrer au stock avec fiche de pile en collaboration avec le Logisticien Base.
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- Organiser le chargement et déchargement des moyens de transport et déterminer les moyens humains nécessaires avec la collaboration du Logisticien Base.
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- Préparer les expéditions vers la capitale avec bon de livraison et procèder au chargement en lien avec les chauffeurs à l’avance.
- Assurer l’archivage des bons de livraison.
Gestion de stock :
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- Gérer toutes les entrées / sorties de stock et les enregistrer sur les fiches de stock dans les meilleurs délais avec la documentation appropriée.
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- Gérer le suivi des stocks présents sur la base.
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- Gérer les chargements / déchargements de matériels des véhicules et vérifier (ou prépare) les bordereaux de livraison.
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- Assurer la propreté et l’ordre dans les magasins.
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- Participer à la consolidation et à l’analyse des stocks mensuels.
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- Avertir la Logisticienne Approvisionnement Support Bases des commandes à effectuer en fonction du stock minimum par article.
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- Réaliser des inventaires mensuels de tous les magasins en collaboration avec la Logisticienne Approvisionnement Support Base
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- Remplir les documents de gestion de stocks selon les procédures d’Action contre la Faim.
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- Assurer une bonne visibilité du stock en fonction des différents programmes existants.
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- Assurer la réception des produits achetés avec les programmes avant leur introduction en stock.
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- Assurer la gestion des provisions de bureau et le suivi pour son renouvellement en rapport avec la Logisticienne Approvisionnement Support Base
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- Suivre les dates de péremption du matériel consommable.
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- Participer à la consolidation et à l’analyse des stocks mensuels.
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- Appuyer le Logisticien Base pour la réalisation des états de stocks et des inventaires physiques.
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- Appuyer le Logisticien Base pour la réalisation des états de stocks et des inventaires physiques.
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- Avertir le Logisticien de Base des commandes à effectuer en fonction du stock minimum par article.
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- Réaliser des inventaires mensuels de tous les magasins en collaboration avec le Logisticien Base.
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- Remplir les documents de gestion de stocks selon les procédures d’Action contre la Faim.
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- Assurer une bonne visibilité du stock en fonction des différents programmes existants sur la base.
- Assurer la réception des produits achetés avec les programmes avant leur introduction en stock.
Gestion de la Flotte véhicule :
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- Assiste le Logisticien Base dans la planification de la flotte de véhicules (renouvellement, suivi) et l’établissement des règles d’utilisation en fonction des besoins.
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- Gère et supervise les transports et les véhicules sur la base (véhicules en location et véhicules ACF).
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- Assure le suivi des vouchers réparation, voucher maintenance, fuel vouchers et des consommables véhicules.
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- S’assure du remplissage, de la mise à jour et du suivi des logs book.
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- Initie, planifie et supervise les entretiens, maintenances et réparations des véhicules ACF en conformité avec le Kit log V3.
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- Rapporte immédiatement à l’attention du Logisticien Base toute évidence de fraude, d’abus ou d’action/activité illégale dans n’importe quel secteur du processus de transport à l’intérieur ou à l’extérieur d’ACF.
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- Effectue-le check hebdomadaire de la flotte moto conformément au kitlog v3.
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- Tient le planning de suivi des vidanges effectuées et des vidanges à planifier.
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- Met à disposition, collecte puis compile les couts hebdomadaires relatifs aux carburants avec les stations-services.
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- Consolide et effectue le retour des expressions de besoins venant des équipes terrain chaque fin de semaine.
- En collaboration avec le logisticien base, fait le suivi consommation véhicules et générateur.
Objectif 2 : Archivages
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- Effectuer l’archivage physique et électronique selon les procédures ACF des dossiers d’achats.
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- Scanner et renomme tous les dossiers d’achats logistiques de la base.
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- Suivre et met à jour les dossiers scannés et archivés.
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- Préparer les dossiers pour les réponses au random check et contrôle préventif.
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- Classer et archiver tous les documents logistiques.
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- Suivre et mettre à jour les dossiers scannés et archivés.
- Assurer le versement mensuel des dossiers physiques logistiques en capitale et poste les versions électroniques sur le qnap.
Objectif 3 : Organiser les bureaux et superviser la propreté des locaux
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- Veiller à la fourniture des besoins (papèterie et entre autres consommables) relatifs au bon fonctionnement du bureau.
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- Assurer le suivi des intrants pour la propreté et l’hygiène des bureaux et Pause-café.
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- Assurer la dotation des matériels au personnel sur la base de fiche de prêt.
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- Encadrer le personnel en charge du ménage dans l’exécution des tâches quotidiennes relatives à la propreté et à l’hygiène des bureaux et de la guest house.
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- Assurer la dotation des matériels au personnel en collaboration avec le Logisticien Base.
- Veiller à la propreté dans les bureaux, la cour intérieure et extérieure.
Objectif 4 : Reporting
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- Établir le rapport de stock mensuel à poster sur NHF le 05 de chaque mois.
- Suivre la consommation véhicules et générateur à poster sur NHF le 05 de chaque mois.
Critères de recrutement :
Niveau d’études/diplôme spécifique/
- Bac + 2 ou expérience équivalente, formation, expérience ou des connaissances avérées en logistique
Connaissances spécifiques /techniques souhaitées:
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- Rigueur, sens de l’organisation, honnêteté, flexibilité
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- Maîtrise des outils bureautiques
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- Connaissance informatique
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- Qualités organisationnelles
- Connaissance de base en énergie, mécanique, construction,
Expérience préalable nécessaire:
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- Expérience professionnelle de 3 ans dans le secteur de la logistique
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- Expérience en management d’équipe Habilitées demandées
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- Sens de la confidentialité
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- Bonne expérience écrite et orale
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- Bonne capacité de communication et d’adaptation
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- Capacité à animer des formations
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- Capacité à animer des réunions
- Avoir un maximum d’autonomie et principalement orienté vers les objectifs
Langues
- Anglais, Wolof souhaitables
Mobilité demandée
- Postes basé à Matam et à Louga avec déplacements possibles sur le terrain
Comment postuler ?
La date de clôture des candidatures est le 17 Avril 2018.
Les candidats doivent soumettre leur CV (incluant 2 références professionnelles) et leur lettre de motivation via l’adresse :
Merci de spécifier en objet mail la référence de l’offre et le titre du poste.
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
En raison de l’urgence de cette position, les candidatures seront sélectionnées régulièrement et les entretiens pourront éventuellement être conduits avant la date de clôture des candidatures.
