France

TGH recrute 01  Assistant(e) administratif & communication

TGH recrute 01  Assistant(e) administratif & communication – Lyon, siège de l’association

Lieu de travail : LYON – Siège de l’association

Conditions : CDI, 35 h effectives, 2 310 € brut mensuel, tickets restaurant et mutuelle pris en charge à 60%

Prise de poste : début juin 2020 (à confirmer selon l’évolution de la situation sanitaire)

Présentation de TGH

“Acteur d’une solidarité durable et partagée”

Créée en 1994, Triangle Génération Humanitaire, association de solidarité internationale basée à Lyon, élabore et met en œuvre des programmes d’urgence, de réhabilitation et de développement dans les domaines de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement, de la sécurité alimentaire et des moyens d’existence, de la protection et de l’éducation. TGH travaille actuellement dans une dizaine de pays d’Afrique, d’Asie et d’Europe.

Poste

L’assistant(e) administratif & communication travaille sous la responsabilité directe du Directeur délégué administration et finance, et en lien étroit avec le service RH.

L’emploi suppose la participation à une dizaine de réunions annuelles organisées en soirée (commission communication, conseil d’administration et assemblée générale).

L’assistant(e) administratif & communication assure :

  • Le secrétariat général de l’association
  • L’organisation des déplacements du personnel siège et expatrié
  • Les opérations courantes de communication

 

Pour cela, il/elle doit notamment :

Secrétariat général (15%)

  • Accueillir les visiteurs et assurer la bonne tenue de l’espace de réception
  • Assurer la tenue du standard téléphonique et de sa messagerie
  • Assurer la gestion de l’adresse email publique d’information générale
  • Réceptionner les courriers et les colis et en assurer le traitement
  • Assurer l’envoi des courriers et colis (affranchissement, expédition…)
  • Assurer le bon fonctionnement de la bureautique (copieur/imprimante, machine à affranchir, badgeuse…)
  • Mettre à jour et diffuser régulièrement la liste de contacts interne
  • Assurer les commandes de fournitures pour le bureau (informatique, bureautique, papeterie, café, produits ménagers…) en lien avec l’alternant.e Services généraux et logistique
  • Assurer un soutien technique et administratif aux réunions d’instance (conseil d’administration et assemblée générale)
    • préparation du matériel (rétroprojecteur…) et de la documentation nécessaires, préparation des élections, prise de notes, rédaction et diffusion des procès-verbaux
  • Mettre à disposition, tenir à jour, classer et archiver :
    • les documents administratifs et juridiques de l’association (statuts, PV de réunions…)
    • l’affichage des informations générales et la mise à disposition des documents d’information en libre consultation
  • Assurer la reliure et le brochage de documents
  • Assurer régulièrement la saisie de nouveaux contacts dans la base de données et effectuer les mises à jour

 

Organisation des déplacements du personnel siège et expatrié (45%), en lien étroit avec les Chargées des RH

  • Effectuer les réservations nécessaires aux déplacements (billets de train et d’avion, hébergement)
  • Prendre en charge et suivre toutes les démarches nécessaires à l’entrée dans le pays d’affectation (procédures de visa, ordre de mission, demande de message porté…)
  • Tenir à jour le tableau de suivi des déplacements du personnel siège
  • Participer au briefing départ de l’expatrié : remise des documents de voyage (billet d’avion, visa, ordre de mission, compagnon constant, tee-shirt TGH, badge…), explication sur l’importance du boarding pass…
  • Communiquer au salarié et à la mission les informations relatives aux déplacements
  • Achat des cartes et suivi des programmes fidélité avec la SNCF et les compagnies aériennes
  • Entretenir les relations avec nos prestataires (agences de voyages, compagnies aériennes, hôtels…) et négocier périodiquement les tarifs.

 

Assurer les opérations courantes de communication (40%)

  • Rédaction et publication régulière sur les réseaux sociaux, modération, suivi des réponses et commentaires
  • Mise à jour hebdomadaire du site Internet (en lien avec notre webmaster)
  • Coordination et conception du rapport annuel d’activité (en lien avec notre graphiste)
  • Organisation des évènements (essentiellement Cafés humanitaires trimestriels)
  • Promouvoir et assurer le respect de la charte graphique
  • Assurer la cohérence des messages et des supports siège et terrain (en lien avec notre graphiste)
  • Stocker et répertorier les photographies
  • Assurer la disponibilité, l’approvisionnement et la diffusion des documents de communication
  • Tenir à jour le document de présentation de l’association (type Microsoft PowerPoint)
  • Programmer, préparer et participer aux réunions bimestrielles de la Commission communication
  • Assurer les tâches relevant du secrétariat de la communication ; mise à jour du fichier presse, mise à jour et à disposition des doc. de com. interne, assurer la présence de TGH sur les répertoires en ligne, publication d’une newsletter interne, relecture/correction de documents…

 Ces responsabilités pourront être revues en fonction de l’évolution des besoins.

Expériences / Formation

  • Expérience en organisation de déplacements internationaux souhaitée
  • Expérience en assistanat ou secrétariat souhaitée
  • Expérience en communication indispensable notamment communication digitale et réseaux sociaux
  • Fortes compétences en prise de notes, rédaction de compte-rendu, relecture et correction de documents
  • Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais
  • Expression orale de bonne qualité en français et en anglais
  • Expérience de voyages à l’étranger indispensable
  • Connaissance de l’environnement de la Solidarité Internationale souhaitée
  • Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook etc.) indispensable
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser
  • Autonomie et sens de l’initiative
  • Résistance au stress et maîtrise de soi
  • Réactivité et dynamisme
  • Sens affirmé de l’organisation et de la rigueur
  • Capacité d’écoute et relationnelle
  • Esprit d’équipe
  • Disponibilité et flexibilité
  • Volonté de s’inscrire sur le poste sur du long terme

Comment postuler

Les candidats sont invités à transmettre un CV et une lettre de motivation en ligne, à l’adresse suivante : https://trianglegh.org/ActionHumanitaire/FR/RH/RessourcesHumaines.html

Date limite de dépôt de candidature : 3 mai 2020

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