| Description |
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.
L’Association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 7 millions de personnes dans 21 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.
Découvrez notre histoire et nos valeurs.
Première Urgence Internationale recrute pour son Département des Ressources Humaines, Un(e) Chargé/e de Gestion des Ressources Humaines
Sous la supervision du Responsable de la Gestion des Ressources Humaines, en collaboration avec un autre Chargé de Gestion des Ressources Humaines, et en coordination avec le service Recrutement et Parcours et certains pôles géographiques, vous êtes en charge de la gestion administrative du personnel expatrié. Vous faites partie du Département RH, composé de 20 personnes et structuré en 2 services (Gestion RH et Recrutement & Parcours).
Principales responsabilités et activités:
1. Gestion Administrative du personnel expatrié
Intégration du personnel
- Supervision de l’intégration administrative des expatriés
- Supervision des briefings d’intégration réalisés par les Assistants de GRH
- Conseils aux expatriés sur les différentes démarches administratives à entreprendre en amont d’un départ en mission
- Création et mise à jour des fiches pays à l’intention des expatriés
- Animation du module d’information sur les conditions d’expatriation en Préparation au Départ et mise à jour du module au besoin
Suivi administratif
- Suivi proactif des contrats en cours, de leurs échéances et éventuelles modifications (avenants de durée, de poste, modifications des conditions additionnelles) en coordination avec le Chargé de Ressources Humaines Expatriées
- Gestion et suivi des arrêts maladie, comprenant l’ouverture du dossier auprès d’ALLIANZ et le suivi des indemnités journalières
- Gestion des dossiers d’assistance, incluant au besoin l’ouverture d’un dossier auprès d’International SOS (ISOS) et le suivi jusqu’à la clôture du dossier
- Mise à jour quotidienne de la Base de Données Expatriée, assimilée au Registre Unique du Personnel
- Point focal auprès des Chargés de Ressources Humaines Expatriées (CRH) pour la supervision des départs et retours, comprenant la mise à jour du tableau de suivi et l’organisation des mouvements des expatriés en collaboration avec l’assistant/e GRH
Gestion des fins de contrats
- Élaboration des soldes de tout compte sur la base des « fiches retours », comprenant les derniers bulletins de paie, le reçu de solde de tout compte, certificat de travail, attestation Pôle Emploi, et mise en place de la portabilité
- Conduite des débriefings GRH, incluant la remise des documents de fin de contrat
- Classement et archivage des dossiers du personnel, en version papier et dématérialisée
- Supervision des radiations des différentes caisses de cotisations sociales
- Conseils aux expatriés sur les différentes démarches administratives de fin de mission
Participation aux réunions opérationnelles
- Participation régulière aux réunions opérationnelles pour anticiper et gérer, en collaboration avec le Chargés de Ressources Humaines Expatriées, l’organisation des départs et retours des expatriés et les problématiques contractuelles.
2. Management d’un Assistant GRH
- Supervision de l’ensemble des activités réalisées par l’Assistant GRH
- Appui, conseil et encadrement au quotidien
- Coordination : information, arbitrages / prises de décisions, gestion de conflits éventuels, analyse de la charge de travail, etc.
- Conduite des entretiens d’appréciation professionnelle
3. Rémunération du personnel expatrié
Salaires expatriés
- Élaboration des bulletins de paies du personnel expatrié, sur le logiciel Sage Paie (incluant la gestion des éléments variables, la télé-déclaration via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) des éléments de Prélèvement à la Source (PAS), l’édition des bulletins de paie, leur dématérialisation sur le serveur, etc.)
- Elaboration mensuelle des tableaux de charges salariales à l’attention des Contrôleurs de Gestion, pour affectation budgétaire et rapprochement avec le livre de paie
- Préparation des tableaux de paiement (incluant la génération du fichier de télétransmission pour les virements France), puis transmission à la Direction pour validation et mise en paiement
Gestion des cotisations et déclarations sociales
- Elaboration des factures Pôle Emploi expatrié (GARP) sur la base des exports du logiciel
- Contrôle des factures retraite (CFE), Santé/Prévoyance (ALLIANZ) et retraite complémentaire (HUMANIS) puis transmission à la Responsable GRH pour validation et mise en paiement
Gestion des notes de frais et factures diverses
- Encadrement de l’élaboration des notes de frais
- Supervision du contrôle d’éligibilité et de la transmission par la secrétaire RH pour mise en paiement auprès du service Comptabilité
4. Gestion de caisses
- Demande d’approvisionnement mensuel auprès du service Comptabilité en fonction des besoins (visas, et différents Per Diem versés au Siège : passage au Siège, Préparation Au Départ (PAD), Semaine des Missions)
- Gestion et suivi des décaissements au fil des besoins et tenue d’une main courante dématérialisée
- Justification mensuelle des sorties de caisse auprès du service Comptabilité
- Le Charge de Gestion des Ressources Humaines est responsable d’une caisse commune avec l’autre chargé, dont ils ont la charge et s’assurent de la conformité des décaissements.
5. Participation à la vie du département RH
- Participation active aux réunions du service et du département
- Participation à la capitalisation des procédures de gestion administrative des expatriés
- Propositions pour l’amélioration des outils et procédures relevant de son poste.
Merci de consulter la fiche de poste ci-dessous, pour tout information complémentaire. |
| Expériences / Formation du candidat |
Formation:
- Formation appréciée en gestion des ressources humaines et en gestion de la mobilité internationale
Expérience :
- Expérience humanitaire en ONG internationale et sur le terrain fortement appréciée, tout type de fonction et plus particulièrement en coordination RH.
- Expérience avec Première Urgence Internationale très appréciée
Langues: Anglais courant indispensable.
Aptitudes transversales:
- La maîtrise d’un logiciel de paie est fortement appréciée
- Intérêt avéré pour le secteur de la solidarité et partage de ses valeurs.
- Organisation, rigueur, bonne gestion des priorités.
- Dynamisme, réactivité, adaptabilité, résistance au stress.
- Force de proposition, goût pour l’innovation
- Très bon relationnel, facilités de communication
- Goût pour le travail en équipe indispensable
- Empathie, diplomatie, écoute
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Capacité de travail en open-space.
- Intérêt avéré pour le secteur de la solidarité et partage de ses valeurs.
- Organisation, gestion des priorités.
- Bon relationnel, facilité de communication et goût pour le travail en équipe indispensable.
- Empathie, diplomatie, sens de la confidentialité.
- Dynamisme, rigueur, réactivité, adaptabilité, résistance au stress.
- Capacité de travail en open-space.
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| Salaire / Indemnité |
Contrat à durée Indéterminée.
Date d’arrivée souhaitée: Dès que possible
Salaire : 2 700 euros bruts sur 12 mois.
Prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, de 60% des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et de 80% de la mutuelle santé et prévoyance.
Congés: 5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine), |