Recrutements Organismes

PNUD Sénégal recrute un /e Assistant/e Administratif/ve

PNUD Sénégal recrute un /e Assistant/e Administratif/ve,Point Focal UMOJA pour le Compte de UNOCHA

Entreprise/Structure: PNUD (UNDP)
Ville, Pays: Dakar, Sénégal
Niveau d’études minimum réquis: Bac
Expériences professionnelles demandées: 6 ans
Date limite de dépôt de dossier: 08-07-2016
Email de réception des candidatures : Non précisé

Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline : 08-Jul-16 (Midnight New York, USA)
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-6
Languages Required :
French
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-Sep-2016
Duration of Initial Contract : 1 an (renouvelable si fonds disponibles)
Background
Contexte

Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Le Bureau Régional de OCHA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) est basé à Dakar, Sénégal. Sa zone de couverture comprend au total vingt-quatre pays. Un certain nombre de ces pays disposent d’un bureau de pays OCHA (Côte d’Ivoire, Mali, Niger, Nigéria, RCA, RDC, Tchad), tandis que d’autres comme le Cameroun sont dotés d’une équipe humanitaire de conseil (Humanitarian Advisory Team, HAT) et enfin certains n’ont pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays de sa zone de couverture.

Contexte organisationnel et rapports hierarchiques

L’Assistant/e Administratif/ve Point Focal UMOJA travaillera à l’Unité de l’Administration OCHA, rendra compte directement au Chargé de l’Administration et des Finances qu’il/elle assistera, en plus de superviser le Commis Admin/Transport/Logistique (en matière de Voyages).

Duties and Responsibilities
Fonctions et responsabilites

Sous la supervision directe du Chargé de l’Administration et des Finances, l’Assistant/e Administratif/ve Point Focal UMOJA exécutera les tâches suivantes:

  • Organisation des réunions internes de l’Administration et production de compte-rendu;
  • Elaboration, suivi et mise à jour du tableau de bord des activités de l’Administration;
  • Monitoring des activités prioritaires pour report auprès du Superviseur;
  • Elaboration des correspondances administratives;
  • Compilation des besoins administratifs du Bureau Régional et des bureaux terrains;
  • Appui à l’ouverture/fermeture des bureaux de terrain;
  • Assistance à l’établissement de MoU entre OCHA et autres agences onusiennes notamment pour les opérations ou les services communs;
  • Consolidation du BCP document sur la base de la collecte d’information administratives et du personnel;
  • Appui administratif aux différents bureaux de terrain;
  • Participation au processus de recrutement pour le bureau régional et les bureaux de terrain;
  • Assistance à la mise à jour des dossiers du personnel;
  • Appui à l’élaboration des fiches de présence mensuelles;
  • Suivi des formations à effectuer par les staffs;
  • Mise en place d’activités liées au staff welfare;
  • Appui à l’ouverture/clôture de la petite caisse;
  • Assistance au renflouement de la petite caisse du bureau régional et des bureaux de terrain;
  • Point focal UMOJA avec le Siège pour toutes questions liées à l’Administration, les Ressources Humaines, le Procurement, les Voyages, le Paiement des DSA, la Soumission des claims;
  • Point focal UMOJA avec le Siège pour la résolution de problèmes techniques identifiés;
  • Point focal UMOJA avec le Siège pour le paiement des salaires et leurs suivis;
  • Point focal UMOJA avec le Siège pour le suivi des paiement des DSA;
  • Création des profils et privilèges de voyage pour les staffs et pour les groupes de participants extérieurs;
  • Initiation des différentes étapes du processus de voyage pour les staffs nationaux du bureau régional et des bureaux de la sous-région, incl. le paiement des DSA;
  • Support technique et conseils aux staffs en matière de procédures voyage et DSA;
  • Soutien aux staffs lors de la soumission de leurs claims et suivi des claims;
  • Report au niveau du Siège des difficultés liées à des problèmes techniques;
  • Recherche et mise en place de solutions afin de faciliter le processus du voyage;
  • Supervision du Commis Admin/Transport/Logistique en matière de voyage (suivi des requêtes, appui technique en cas de difficultés, etc.);
  • Formation régulière offerte en interne aux staffs, par rapport aux procédures liées au voyage et transfert de connaissances au Commis Admin/Transport/Logistique en matière de voyage;
  • Implication dans la collecte et l’analyse de la situation du marché dans le domaine des services de voyage, régulièrement organisée par le PNUD;
  • Participation aux études, enquêtes et appels d’offre pour services de voyage (initiés par le PNUD), dans le cadre de la préparation de LTA pour le compte des Agences du Système des Nations Unies;
  • Toutes autres tâches qui lui seront confiées par le Superviseur.
Competencies
Aleurs et competences cles

Valeurs:

L’intégrité:

  • Le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidien.

Le professionnalisme:

  • Les activités de OCHA ROWCA concernant les activités humanitaires dans des circonstances parfois difficiles. Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une capacité à travailler sous pression et une volonté de voyager, même dans les zones reculées.

Le respect de la diversité:

  • Ce poste requiert le respect de la dignité, des origines diverses et des points de vue des collaborateurs, pour une atteinte des objectifs fixés dans un environnement multiculturel.

Souci du client:

  • L’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes à fournir un service fiable et à démontrer une excellente pratique de la conduite.

Aptitude à la communication:

  • Une bonne aptitude à communiquer est importante pour ce poste (écrit/oral) avec une capacité à préparer divers rapports, briefing/débriefing, correspondances, etc.

Esprit d’équipe:

  • Le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l’aise dans un environnement multiculturel, de même qu’une bonne aptitude à gérer les relations interpersonnelles et à maintenir de bonnes relations de travail tout en faisant preuve de sensibilité et de respect à la diversité.

Aptitude à la planification et à l’organisation:

  • l’essentiel de ce poste tient à l’aptitude à planifier son propre travail et celui des personnes sous sa supervision, à la capacité à travailler de façon efficace, sous supervision, dans les délais impartis et savoir distinguer les priorités lorsque plusieurs tâches se présentent

Competences Liees au Poste:

  • Connaissance des pratiques administratives en vigueur au Sénégal;
  • Aisance avec les règles et règlement administratif des Nations Unies;
  • Solides aptitudes en matière de gestion de bureaux de terrain : prise en charge du personnel dans des cas spécifiques (stress, évacuation médicale, etc.);
  • Rigueur dans la gestion de l’Administration et du suivi des dossiers administratifs;
  • Etre capable de travailler avec efficacité sous supervision;
  • Avoir un excellent sens des relations humaines;
  • Disposer d’une grande capacité d’organisation;
  • Avoir une forte capacité de jugement et une aptitude à prendre des décisions rapides, car évoluant dans un milieu d’urgences humanitaires.
Required Skills and Experience
Edudaction:

  • Avoir le niveau d’études secondaires;
  • Etre titulaire d’un diplôme Bac+2 en matière d’Administration des Affaires, de Gestion de Projets ou des Entreprises, de Comptabilité/Finances et/ou d’Administration des Voyages, ou tout autre domaine pertinent (atout).

Expérience:

  • Disposer d’une expérience professionnelle de 6 ans dans le domaine de l’Administration, de la Gestion du Personnel, de la Gestion des Projets, de l’Administration des Voyages, et/ou dans tout autre domaine pertinent;
  • Avoir une formation dans le domaine du Voyage, billetterie et tarification, réservation, utilisation AMADEUS, diplôme IATA, etc. (atout);
  • Avoir de solides connaissances en informatique (Word, Exel, PowerPoint);
  • Avoir une expérience précédente avec les Nations Unies et/ou les ONG internationales constituerait (atout);
  • Avoir une bonne connaissance de UMOJA (atout);
  • Disposer d’une bonne connaissance de la sous-région Afrique de l’Ouest et Centrale;
  • Etre capable de travailler sous pression et dans un milieu multiculturel.

Langues:

  • Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (écrit, parlé)
  • Disposer d’une bonne base de la langue anglaise (serait un atout).

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
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