Plan international recrute 01 Coordonnatrice des achats, de la logistique et de la sécurité

Plan international recrute 01 Coordonnatrice des achats, de la logistique et de la sécurité

Plan international

Nampula, Mozambique

Coordonnatrice des achats, de la logistique et de la sécurité

Lieu : Nampula, Mozambique

Entreprise : Plan International

L’ORGANISATIONPlan International est une organisation humanitaire et de développement fondée sur les droits qui œuvre pour une vie meilleure pour tous les enfants. Nous sommes indépendants du gouvernement et n’avons aucune affiliation politique ou religieuse. Notre objectif est de lutter pour un monde juste qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.

Notre stratégie globale se concentre sur les filles, car elles sont souvent les plus marginalisées et les plus laissées pour compte. Nous nous sommes engagés à atteindre l’objectif ambitieux d’atteindre 100 millions de filles sur cinq (5) ans pour nous assurer qu’elles peuvent apprendre, diriger, décider et s’épanouir. C’est notre contribution à la réalisation des objectifs de développement durable et, en particulier, des objectifs d’égalité des sexes.

Notre organisation se transforme pour relever cet énorme défi partout où nous travaillons

Au Mozambique, nous travaillons à éradiquer le mariage et la grossesse précoces grâce à des projets axés sur les adolescentes à Inhambane, Zambezia, Nampula et Cabo Delgado. Ces projets sont programmés autour de quatre piliers stratégiques : Éducation des filles, SDSR, YEE et Protection. Notre travail est transformateur en matière de genre et comprend un travail d’influence aux niveaux national et sous-régional.

RÔLE BUTLe coordonnateur des achats, de la logistique et de la sécurité sera chargé de prendre des décisions d’achat opportunes et rentables qui garantissent l’optimisation des ressources pour les entités commerciales clientes. Le rôle assure la coordination globale des activités transactionnelles d’approvisionnement conformément aux politiques mondiales de Plan, aux meilleures pratiques, aux réglementations locales et aux besoins commerciaux.

En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de modifier les heures de travail en conséquence.

PÉRIMÈTRE DE GESTION, LIGNES DE REPORTING, RELATIONS CLÉS

LIGNES DE REPORTING

Relève de : Le titulaire du poste relèvera du gestionnaire du secteur de programme (PAM).

Subordonnés directs – Adjoints administratifs

RELATIONS CLÉS

InterneCoordonnateurs et gestionnaires de projets

Tout le personnel de l’AP

Personnel du bureau de pays

Externe
Fournisseur/vendeurs

Les partenaires

Institutions gouvernementales

Municipalités

NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS
Contact faible : Aucun contact ou très faible fréquence d’interaction 

ENVIRONNEMENT PHYSIQUEEnvironnement de bureau typique.

RESPONSABILITÉS ET PRINCIPALES ACTIVITÉS DE TRAVAIL

Planification et gestion de la chaîne d’approvisionnement (30 %)Analyser et consolider les demandes d’achat conformément aux plans d’approvisionnement

Consolider les plans d’approvisionnement soumis par le personnel du projet pour une mise en œuvre efficace du programme

Assurer la liaison avec les fournisseurs et le comité des achats et s’assurer qu’une liste de fournisseurs préqualifiés approuvés est utilisée.

En collaboration avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement et de la sécurité et le comité des achats, compiler une liste mise à jour des fournisseurs préqualifiés et la soumettre au responsable du secteur de programme pour approbation.

Garantir des transactions d’approvisionnement adéquates et des pièces justificatives précises.

Se conformer aux politiques et procédures de Plan en matière d’approvisionnement, de stockage, d’inventaire, de distribution et de réception de tous les matériaux/biens de Plan.

Préparer les documents d’appel d’offres, les demandes d’informations, les frais de livraison et les articles;

Surveiller la conformité des politiques et procédures organisationnelles en ce qui concerne les fonctions de la chaîne d’approvisionnement. Celles-ci comprendront des politiques de gestion de flotte, des politiques et procédures d’approvisionnement, des politiques de gestion des actifs, etc.

Effectuez fréquemment une analyse du marché pour examiner les prix des biens et services et pour vous assurer que le domaine du programme obtient en permanence un bon rapport qualité-prix des fournisseurs présélectionnés.

Rechercher en permanence des alternatives pour économiser de l’argent sur les achats ou améliorer la livraison des biens et services nécessaires.

Fournir un soutien aux partenaires de mise en œuvre sur les processus d’approvisionnement et de logistique.

Gestion du processus d’approvisionnement (25%)
Développer et surveiller le suivi des achats et les processus d’approvisionnement pour faciliter la réalisation efficace des objectifs de Plan.

Mettre à jour et partager le rapport de suivi des achats avec les chefs de projet et le responsable de la chaîne d’approvisionnement et de la sécurité au niveau du CO, et d’autres utilisateurs conformément aux normes convenues.

Tient des registres de tous les achats, accords, contrats et assure des mises à jour régulières si nécessaire.

Maintenir des devis quantitatifs précis pour les projets appropriés, qui sont approuvés par un ingénieur agréé pour les projets.

Faire le suivi et s’assurer que tous les bons de commande en suspens sont livrés à la date d’échéance.

Flotte, stockage et gestion des actifs (25 %) Effectuer une analyse régulière des besoins en matière de transport pour le PA et surveiller les niveaux de service, en prenant les mesures appropriées si nécessaire ;

Propose des mesures de flotte (ajouts et soustractions) par crédit-bail/location ainsi que par achat et conseille sur la révision et/ou la mise au rebut des véhicules ;

Préparer les rapports hebdomadaires/mensuels du véhicule, les registres du journal de bord, des trajets et du carburant, surveiller l’utilisation, l’entretien et la consommation de carburant et effectuer une analyse mensuelle des dépenses de carburant et d’entretien.

Maintenir l’inventaire des véhicules PA et donner des conseils sur l’attribution des véhicules.

Enregistrez les accidents de véhicules et assurez un signalement rapide et précis des accidents/incidents, y compris les accidents évités de justesse au CAMS.

Prendre des mesures pour protéger la flotte de Plan Mozambique à tout moment en s’assurant que les couvertures d’assurance sont à jour, que les véhicules sont équipés de dispositifs de suivi, etc.

Surveiller la mise en œuvre et assurer le respect de la politique de gestion de flotte par tout le personnel ;

Gérer le transport du personnel à tout moment et assurer la bonne utilisation des véhicules par le personnel, y compris ceux sur le terrain.

Établir et tenir à jour des registres de tous les véhicules et motos de Plan avec les détails pertinents

Garantir que les véhicules en PA sont immatriculés et assurés conformément aux lois obligatoires sur l’immatriculation des véhicules

Garantir un stationnement sécurisé des véhicules et des motos à la fin des opérations quotidiennes

Assumer la responsabilité des inventaires des immobilisations et des stocks du Bureau et assurer l’exhaustivité de leurs enregistrements et la mise à jour régulière du registre.

Générez à tout moment des rapports sur les immobilisations sur l’état technique, les besoins de maintenance, la durée de vie/l’expiration (remplacement, mise hors service), l’utilisation et les retours de tous les actifs physiques, y compris les véhicules, les complexes (loués), les bâtiments et leur infrastructure technique ;

Enregistrez tous les actifs du Plan au niveau de l’AP dans le registre des actifs et mettez-les à jour en conséquence.

Coordonner les cessions d’actifs de l’AP conformément à la politique et à la procédure du Plan. Effectuer l’inventaire des actifs conformément à la politique et à la procédure de Plan ;

Gestion des installations et de la sécurité (20 %)
Responsable du bon fonctionnement et de l’exploitation des installations techniques (eau, électricité, assainissement). Comprend le bon fonctionnement et le bon fonctionnement des équipements de bureau, y compris l’alimentation de secours ; voix et données, imprimantes, etc. Demandez une assistance technique informatique si nécessaire

Garantir que tous les complexes sont correctement gardés et sécurisés, tant en termes de personnel que d’installations (clôtures, portails), prendre les mesures correctives appropriées si nécessaire ;

Donne des conseils et aide à résoudre les problèmes de gardiennage / sécurité liés aux complexes résidentiels en consultation avec les résidents ;

Émet des lignes directrices et des instructions de travail pour les agents de sécurité (politiques d’entrée/sortie, politique de passage, règles d’engagement, etc.) et veille à leur bonne mise en œuvre.

Maintenez la sécurité du bureau à tout moment en mettant en place des mesures pour atténuer le vol ou la menace à la sécurité du bureau.

Protection des enfants et des jeunes (protection) et égalité des genres et inclusion (GEI)Comprend et met en pratique les responsabilités en vertu des politiques de sauvegarde et de GEI et du Code de conduite (CoC) de Plan International, en veillant à ce que les préoccupations soient signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.

Dirige l’orientation du personnel logistique pour s’assurer qu’il est correctement initié et comprend son rôle dans le respect des politiques de sauvegarde et de GEI de Plan International ;

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d’égalité des sexes et d’inclusion soient pleinement intégrées dans le travail quotidien de l’équipe logistique de l’AP ;

S’assure que Plan Mozambique contribue aux efforts mondiaux de Plan International pour assurer la sauvegarde et la GEI, notamment en s’assurant que les rapports et les données pertinents sont soumis. 

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

EXPERTISE TECHNIQUE

Qualifications essentielles / expérience :

Diplôme en gestion des achats et des approvisionnements, en gestion des affaires ou formation pertinente en procédures et systèmes logistiques.

Accréditation du Charter Institute of Procurement and Supplies (CIPS)

Minimum (4) ans d’expérience progressive dans les ONG dans les domaines de l’approvisionnement, de la gestion des contrats, de l’administration ou dans un domaine connexe.

Expérience des procédures d’exonération de TVA et connaissance des exigences en matière de passation des marchés du gouvernement mozambicain.

Compétences informatiques et analytiques : expérience dans MS Excel et d’autres applications MS ; Word, PowerPoint, etc.

Diplômes/expériences souhaitables :
Expérience dans les modules d’approvisionnement de n’importe quel ERP. La connaissance de SAP serait un plus.

Langues requisesExcellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais.

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

Compétences:Orienté service/centré client/compétences relationnelles client

Bonnes compétences en communication et capacité à communiquer des idées et des informations techniques à un public non technique

Forte capacité analytique et logique

Solides compétences en matière de négociation, de facilitation et d’influence

Des talents pour la résolution des problèmes

Créativité et innovation

Attention au détail

Travaille en collaboration comme un joueur d’équipe

Capacité à coordonner et à coopérer au sein d’équipes interdisciplinaires

Des compétences en présentation et des prouesses en résolution de problèmes dans un environnement de travail complexe sont essentielles.

Volonté d’apprendre et capacité de travailler de manière collaborative et inclusive.

Compétences en coaching et mentorat

Connaissance:Mise en réseau, partage d’informations et de bonnes pratiques

Connaissances techniques en approvisionnement

Compétences en gestion de projet et en gestion générale

Évaluation et gestion des risques liés à l’approvisionnement

Rapports écrits et verbaux

Comportements:
Modélisez nos valeurs et nos comportements à la fois en interne et en externe.

S’engager avec sensibilité avec le personnel et les partenaires sur les questions d’égalité des sexes et d’inclusion, démontrant une compréhension de la culture et du contexte locaux.

Promouvoir l’égalité, y compris l’égalité des sexes, l’inclusion et l’autonomisation des filles dans le travail de Plan et dans son travail avec les partenaires

Applique des méthodologies d’influence participative à la fois en interne et en externe

La capacité à établir des relations de travail collaboratives

Capacité à influencer

Utilise la créativité pour défier la norme et promouvoir l’innovation et pense et agit pour l’ensemble de l’organisation – reliant la chaîne d’approvisionnement au contexte de la stratégie organisationnelle plus large

Communique efficacement à un niveau élevé et avec une gamme de styles appropriés pour différents publics

Renforce les capacités par le partage des connaissances, le réseautage, le mentorat, le coaching et défend l’importance de la gestion des connaissances.

COMPÉTENCES DE LEADERSHIPCourageux à prendre les devants, concentré sur l’objectif de Plan International et apportant la contribution la plus efficace dans mon propre contexte de travail.

Se comporter conformément à nos valeurs et pratiques de protection, à l’intérieur et à l’extérieur du travail.

Remet en question ses propres attitudes, préjugés et comportements inconscients et s’exprime lorsqu’il constate des actes répréhensibles, en particulier de la part de ceux qui utilisent leur pouvoir sur les autres pour créer de la peur ou des abus.

Comprendre et respecter les politiques, les processus, les pratiques et les normes applicables à son propre travail et tenir à jour ses connaissances et ses compétences.

Honnête et efficace dans l’utilisation des ressources, y compris le temps libre.

Assumer la responsabilité de sa propre performance et de son développement : réfléchir ; rechercher et écouter les commentaires ; apprendre de ses erreurs; trouver des personnes ou des ressources pour les aider à apprendre.

Constructif et optimiste face aux revers, aux défis et au changement, utilisant sa propre initiative pour analyser les problèmes et améliorer les choses.

Bon joueur d’équipe, communiquant efficacement et étant ouvert et solidaire envers son entourage.

COMPÉTENCES EN GESTION D’ENTREPRISE
Comprend Plan International dans son contexte, y compris son objectif, ses valeurs et sa stratégie globale, et peut les communiquer à des publics variés, y compris comment Plan International atteindra ses objectifs grâce à la théorie du changement

Gère les risques juridiques et de réputation, y compris l’évaluation des risques, la communication, la gestion des risques et les rapports en pleine conformité avec les normes fondamentales liées aux risques de Plan International (sauvegarde et protection des enfants et des jeunes, égalité et inclusion des genres, lutte contre la fraude, sûreté et sécurité)

Gérer les activités et les ressources, y compris les compétences en matière de réflexion stratégique, de planification et d’organisation, de planification financière et de suivi de la répartition et du recouvrement des coûts

Gérer les personnes et les informations, y compris les compétences en évaluation et en coaching, la gestion fondée sur des preuves, les compétences en communication, à la fois orales et écrites, et le travail numérique, y compris les compétences numériques personnelles.

COMPÉTENCES TECHNIQUES
Excellentes compétences en matière d’établissement de relations – compétences en réseautage, en influence et en gestion des parties prenantes ;

Compétences avancées en logiciels informatiques, y compris Excel et ERP d’approvisionnement ;

Solide en approvisionnement, planification et rapports ;

Modéliser nos valeurs et nos comportements à la fois en interne et en externe ;

Promeut l’égalité, y compris l’égalité des sexes, l’inclusion et l’autonomisation des filles dans le travail de Plan et dans son travail avec ses partenaires ;

Utilise sa créativité pour défier la norme et promouvoir l’innovation et pense et agit pour l’ensemble de l’organisation ;

Communique efficacement à un niveau élevé et avec une gamme de styles appropriés pour différents publics ;

Renforce les capacités grâce au partage des connaissances, au réseautage ;

Capacité à tenir à jour les règles et réglementations en matière d’approvisionnement.

Comprend une gamme de stratégies et d’approches : comprend les approches de la logique d’élaboration du budget, les tendances dans son propre domaine de travail et dans des domaines connexes et une gamme de stratégies, d’approches et de pratiques efficaces.

Analyse les problèmes et les preuves dans leur contexte – Construit la base de données en analysant les problèmes dans leur contexte, en utilisant des méthodes appropriées et des sources de données pertinentes

Façonne la stratégie, la politique, les normes et les plans clairement alignés sur les priorités pertinentes et les intérêts des parties prenantes et basés sur des preuves internes et externes rigoureuses.

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsablesFavorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.

Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.

Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.

Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux.

Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes.

Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.

Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.

Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.

Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble
Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.

Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.

Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.

S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et responsabilisantsNous donnons à nos collaborateurs les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel

Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et notre lieu de travail

Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.Les femmes sont fortement encouragées à postuler

L’annonce se termine le 1er février

Les candidatures anticipées sont encouragées car nous examinerons les candidatures tout au long de la période de publicité et nous nous réservons le droit de fermer l’annonce plus tôt.

Une série de contrôles préalables à l’emploi seront effectués conformément à la politique de protection de l’enfance de Plan International.

En tant qu’organisation internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, Plan International s’engage pleinement à promouvoir la réalisation des droits des enfants, y compris leur droit à la protection contre la violence et les abus. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact.

Plan International estime que dans un monde où les enfants sont confrontés à tant de menaces de maltraitance, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout notre possible pour assurer la sécurité des enfants. Nous ne devons en aucune façon contribuer à nuire ou à mettre les enfants en danger.

Plan International applique une politique d’égalité des chances et encourage activement la diversité, accueillant les candidatures de tous les domaines de la communauté internationale 

Clause de non-responsabilité:Plan International ne facture aucune somme aux candidats aux opportunités d’emploi. Certaines personnes contactent des personnes offrant de fausses opportunités d’emploi. Nous prenons une telle affaire très au sérieux, et en vous en informant, nous espérons éviter et finalement empêcher les victimes de tomber dans cette escroquerie.POSTULANT