Plan International recruits 01 program area supply chain coordinator

Plan International recruits 01 program area supply chain coordinator

Plan International

Bafata, Guinea-Bissau

Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

PROGRAM AREA SUPPLY CHAIN COORDINATOR

Location: Bafata, Guinea-Bissau

Company: Plan International

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 85 years, and are now active in more than 75 countries.

PERFIL DA FUNÇÃO

Título	Coordenador da Cadeia de Suprimentos da Área do Programa (PIIA-SCC)
área funcional	Supply Chain (Cadeia de suprimentos)
Relatórios para	Gerente de Área de Programa e Patrocínio (PASM)
Localização	Bissau	Viagem necessária
Data efetiva	Setembro de 2022	Grau	C2

função OBJETIVO

[Uma declaração concisa, capturando as principais razões pelas quais esse papel existe e uma articulação clara do contexto do papel. Como esse papel contribuirá para criar mudanças duradouras para as crianças?]

Trabalhando em 50 países em desenvolvimento na África, Ásia e Américas, a Plan visa alcançar o maior número possível de crianças, particularmente aquelas que são excluídas ou marginalizadas com programas de alta qualidade que proporcionam benefícios duradouros, aumentando sua renda, trabalhando em parceria com outros e operando de forma eficaz.

O Coordenador da Cadeia de Suprimentos da Área do Programa (PASCC) fornece coordenação, liderança e direção para a função de Logística e Administração dentro do PIIA de acordo com os princípios, políticas, padrões globais e melhores práticas de logística e compras globais da Plan.

Dimensões da função

[Esta seção fornece um resumo do tamanho e autoridade do cargo. Abrange o tamanho do orçamento realizado, o número de subordinados diretos, outras partes interessadas importantes que podem depender dele, o tipo de comunicação necessária, a representação externa envolvida e o alcance da função.]

O Coordenador da Cadeia de Suprimentos da Área do Programa (PASCC) será responsável pela gestão e supervisão da função de Administração e logística para as operações do país, que inclui Transporte, Armazém, Gestão de Ativos e administração do escritório. Este cargo é responsável por garantir a execução do plano departamental de Logística e Administrativo e suporte operacional adequado para o PIIA para implementação de projetos.

A PASCC é, portanto, responsável pela organização e coordenação eficiente e eficaz das equipas logísticas e administrativas ao nível do PIIA.

Responsabilidades

[Esta seção é fundamental para esclarecer as expectativas da função, fornecer a estrutura para seu relacionamento com os colegas e fornecer áreas de responsabilidade em relação às quais o desempenho pode ser gerenciado.

Isso deve incluir uma série de breves declarações que definem os resultados finais necessários. Por exemplo, dirigir, contribuir, identificar, gerenciar, ser responsável por, aconselhar/treinar, construir, desenvolver, fornecer, conduzir, supervisionar, estabelecer, participar etc.

Idealmente, as declarações devem ser redigidas de modo que levem a pensamentos de medição. Por exemplo, é melhor declarar algo como “alcançar os padrões de manutenção” do que “realizar a manutenção”. O primeiro leva a uma medida contra os padrões de manutenção.]

Garantir a conformidade no nível PIIA com os padrões globais de gestão legal.

Implementar mecanismos para garantir a conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis

Garantir que todos os compromissos do Plano no nível PIIA sejam suportados com Triagem Antiterrorista (ATS)

Manter um registro de todos os acordos contratuais que são implementados dentro da Bafatá & Gabú, certificando-se de que o Plano cumpra todas as obrigações resultantes de tais contratos

Garantir o alinhamento das práticas de compras do PIIA com os padrões globais e reforçar o ambiente de controle nesta área.

Garantir uma boa compreensão e adesão da equipe do Plano a todos os processos, procedimentos e padrões organizacionais aplicáveis ​​à logística e aquisições no nível PIIA.

No início de cada ano fiscal, coordene com os colegas que trabalham no PIIA para o desenvolvimento do plano de aquisições do PIIA que se encaixe no plano de aquisições consolidado do país e contribua para sua atualização trimestral em conjunto com o CASCM.

Contribuir para a atualização do banco de dados de fornecedores da Plan International GNB.

Desenvolver no nível PIIA Acordos de Longo Prazo (LTA) para bens e serviços de origem mais recorrente usando um processo de licitação competitivo

Participar e contribuir para a identificação, avaliação de capacitação e suporte, monitoramento e coordenação de parceiros na função relacionada à logística

Gerenciar e mitigar riscos, incluindo fraude e corrupção em todas as atividades do Plano no nível PIIA

Elaborar RFQs e enviá-los aos fornecedores, garantindo que o processo esteja devidamente documentado para fins de auditoria.

Coordenar o processo de avaliação de propostas no devido respeito às funções e responsabilidades de aquisição da Plan International GNB.

Obter relatórios aprovados e fornecedores recomendados examinados para ATS e emitir o pedido de compra, garantindo que ele seja aprovado de acordo com a Delegação de Autoridade.

Certifique-se de que um sistema de arquivamento sólido esteja instalado para facilitar a recuperação de documentos.

Organizar a entrega de mercadorias respeitando o princípio da segregação de funções.

No ato da entrega dos bens e serviços, apresentar às Finanças os documentos de pagamento suportados pelo check-list para garantir a integridade da documentação.

Garantir o alinhamento das práticas logísticas do PIIA com os padrões globais e reforçar o ambiente de controle nessa área.

Garantir que as operações de armazém, ativos, frota e administração sejam implementadas de acordo com as políticas locais e globais da Plan International Guiné-Bissau.

Liderar a gestão de ativos fixos no nível PIIA, garantindo que os ativos fixos sejam registrados, monitorados e uma contagem seja realizada uma vez por ano;

Trabalhar com o CASCM para garantir que a alienação de ativos e inventários seja feita de acordo com as regras e regulamentos organizacionais e dos doadores de maneira regular

Alinhe o gerenciamento de estoque com os padrões globais

Assegurar que os veículos (bicicletas e automóveis) atribuídos ao PIIA estão devidamente equipados com dispositivos de localização, etc. e que as informações recolhidas são analisadas e tidas em conta adequadamente.

Envie todas as semanas o planejamento do veículo para a semana seguinte, garantindo que todos os departamentos ao nível da PIIA compartilhem antecipadamente o plano de seu movimento.

Organizar a assistência e manutenção dos veículos em total conformidade com os requisitos do fabricante.

Garantir que os veículos estejam equipados com kits de segurança e saúde e que os motoristas informem de forma consistente os diários de bordo e outros formulários relacionados aos veículos.

Garantir que os veículos dedicados ao trabalho da Plan sejam abastecidos e usados ​​de forma a apoiar o trabalho da Plan.

Apoiar o CASCM e a equipe financeira na recuperação de custos de projetos financiados por doações de forma consistente.

Garantir uma boa manutenção do escritório

Monitorar o contrato de locação e garantir que os aluguéis sejam pagos em tempo hábil e consistente;

Alertar o CASCM pelo menos 3 meses antes da expiração do contrato de arrendamento para as providências necessárias para que seja prevista a sua renovação atempada.

Supervisionar o trabalho dos faxineiros e garantir que eles prestem seus serviços em total respeito aos seus compromissos contratuais em relação à Plan.

Organizar a manutenção periódica dos condicionadores de ar no escritório.

Supervisionar o trabalho do jardineiro e garantir que o jardim esteja sempre bem cuidado.

 Garantir a segurança e proteção das operações da Plan na Guiné-Bissau

Garantir a socialização dos SOPs de Segurança no nível PIIA

Com o apoio do CASCM, realizar periodicamente o PIIA Security Risk Assessment (SRAs) e o SRA para os hotéis com os quais trabalha;

Supervisionar ao nível da PIIA o trabalho dos agentes de segurança garantindo que cumprem todas as suas obrigações contratuais.

Treine periodicamente a equipe em assuntos relacionados à segurança para garantir que estejam de acordo com o padrão de segurança e equipados para reagir adequadamente em caso de emergência.

Supervisionar motoristas e outros funcionários administrativos do projeto baseados no PIIA

Contribuir para o desenvolvimento de drivers PIIA e outros Planos de Responsabilidade Individual (IAP) da equipe administrativa, vinculando-o à ambição geral do departamento para um ano específico.

Coordenar seu trabalho diário, atribuindo trabalho, controlando e avaliando seu desempenho.

Realizar reunião semanal da equipe para avaliar o desempenho da semana passada e planejar a nova semana.

Realizar sua avaliação de médio prazo e anual em total alinhamento com os procedimentos organizacionais.

Treine-os para um desempenho superior e excelente e seja um modelo para eles.

Principais relacionamentos

[Esta seção refere-se a pessoas dentro e/ou fora da organização com as quais o titular do cargo precisa ter contato e por quê. Isso deve incluir presença virtual.]

Plano Interno

Contato regular com a Área do Programa e Gerente de Patrocínio

Contato regular com a equipe do projeto

Contato regular com a Administração do País e Gerente da Cadeia de Suprimentos

Contato regular com a equipe financeira do PIIA

Plano Externo

Prestadores de serviços e fornecedores;

Instituições do Governo Regional

Organizações parceiras

Experiência técnica, habilidades e conhecimento

[Esta seção detalha as habilidades, conhecimentos e experiência que o titular do cargo deverá demonstrar ao fazer bem o trabalho.

Isso deve incluir níveis claros de conhecimento técnico e habilidades que apoiem nosso trabalho em nível nacional, internacional e global.]

Qualificações e Conhecimento:

Bacharelado em Gestão da Cadeia de Suprimentos / Gestão Logística / Administração de Empresas / Compras ou áreas de estudos afins e pelo menos 3 anos de experiência profissional

Essencial:

Confortável trabalhando em níveis táticos operacionais e de gerenciamento sênior

Compromisso com o Plano de Valores e Comportamentos, Conhecimento e experiência sobre diversidade de gênero, Proteção infantil – conhecimento das tendências globais em proteção infantil,

Integridade e responsabilidade profissional, Trabalha de forma aberta e responsável, Fortes habilidades técnicas na cadeia de suprimentos,

Capacidade de trabalhar sob pressão, Capaz de trabalhar em equipe e de forma independente, Trabalha bem com os outros

Habilidades de planejamento e organização em quadros de curto e longo prazo

Soluções orientadas com foco nos resultados do programa,

Conhecimento do sistema SAP/YODA, Fortes habilidades técnicas em cadeia de suprimentos e Conhecimento e experiência em gerenciamento de projetos,

Capaz de manter o quadro geral em mente e trabalhar em detalhes, habilidades de negociação

Capaz de definir objetivos próprios e do departamento, Capaz de dar uma direção clara, Capaz de gerenciar prioridades concorrentes,

Promove uma cultura e ambiente de trabalho alinhados aos valores e comportamentos dos planos, incluindo antibullying e assédio, capacidade de gerenciar e resolver conflitos, habilidades de liderança situacional, incluindo ser capaz de liderar pelo exemplo, sensibilidade cultural, habilidades de escuta, habilidades de comunicação,

Confortável facilitando reuniões e aproximando as pessoas

Desejável:

Desejável – treinamento e capacitação seriam uma vantagem

O conhecimento das tendências e restrições do setor humanitário seria uma vantagem

Garante que as políticas globais da Plan International para Proteção da Criança (CPP) e Igualdade e Inclusão de Gênero (GEI) sejam totalmente incorporadas de acordo com os princípios e requisitos da política, incluindo Padrões e Diretrizes de Implementação relevantes, conforme aplicável à sua área de responsabilidade. Isso inclui, mas não se limita a, garantir que funcionários e associados estejam cientes e compreendam suas responsabilidades sob essas políticas e o Código de Conduta (CoC) da Plan International, sua relevância para sua área de trabalho e que as preocupações sejam relatadas e gerenciadas de acordo com os procedimentos adequados.

Valores da Plan International na prática

Somos abertos e responsáveis

Promove uma cultura de abertura e transparência, inclusive com patrocinadores e doadores.

Responsabiliza a si mesmo e aos outros para alcançar os mais altos padrões de integridade.

Consistente e justo no tratamento das pessoas.

Aberto sobre os erros e ansioso para aprender com eles.

Responsável por garantir que somos uma organização segurapara todas as crianças, meninas e jovens

Nós nos esforçamos para um impacto duradouro

Articula um propósito claro para a equipe e estabelece altas expectativas.

Cria um clima de melhoria contínua, aberto a desafios e novas ideias.

Concentra recursos para impulsionar mudanças e maximizar o impacto a longo prazo, respondendo a mudanças de prioridades ou crises.

Baseado em evidências e avalia a eficácia.

Trabalhamos bem juntos

Busca resultados construtivos, ouve os outros, disposto a se comprometer quando apropriado.

Constrói relacionamentos construtivos em toda a Plan International para apoiar nossos objetivos compartilhados.

Desenvolve relações de confiança e ‘ganha-ganha’ com financiadores, parceiros e comunidades.

Envolve-se e trabalha bem com outras pessoas fora da organização para construir um mundo melhor para as meninas e todas as crianças.

Somos inclusivos e empoderadores

Capacitamos nossa equipe para dar o melhor de si e desenvolver seu potencial

Respeitamos todas as pessoas, apreciamos as diferenças e desafiamos a igualdade em nossos programas e nosso local de trabalho

Apoiamos crianças, meninas e jovens para aumentar sua confiança e mudar suas próprias vidas.

Ambiente físico

[Nesta seção, indique “ambiente de escritório típico” ou condições como “deve trabalhar ao ar livre em um clima extremamente quente e úmido”. Observe também se algum equipamento de proteção é necessário.]

Ambiente de escritório típico, mas será necessário viajar com frequência dentro das comunidades da Plan.

Nível de contato com crianças

Pouco ou nenhum contato com crianças.

A Política de Proteção à Criança (CPP) está totalmente incorporada de acordo com os padrões de implementação do CPP, conforme aplicável à sua área de responsabilidade. Isso inclui, mas não se limita a, garantir que funcionários e associados estejam cientes e compreendam suas responsabilidades de acordo com o CPP e o Código de Conduta (CoC), sua relevância para sua área de trabalho e que as preocupações sejam relatadas e gerenciadas de acordo com as normas apropriadas. procedimentos.

Documentos necessários para a candidatura

– Carta de candidatura

– Uma cópia do diploma ou certificado

– Curriculum vitae actualizado com 3 referências de antigos empregadores (nome, número de telefone e e-mail) ou colegas de trabalho,

Apresentação de candidaturas

https://jobs.plan-international.org/search/?createNewAlert=false&q=Bissau

As candidatas do sexo feminino são altamente encorajadas.

 Departamento de Recursos Humanos

Location: Bafata, Guinea-Bissau

Type of Role: Local contract

Reports to: Gerente de Área de Programa e Patrocínio (PASM)

Grade: C2

Closing Date: 02/09/2022

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.

We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.

Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International’s Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.

Please note that Plan International will never send unsolicited emails requesting payment from candidates. POSTULER