Kenya

ONU Carrière recrute 01 Assistante protocole

ONU Carrière recrute 01 Assistante protocole

ONU Carrière

NAIROBI, KENYA

vacance de poste

Publication intitulé :  ASSISTANT PROTOCOLE, G4

Intitulé code d’emploi :  Assistant au protocole

Département / Bureau :  Office des Nations Unies à Nairobi

Lieu d’affectation :  NAIROBI

Période de candidature : – 23 mars 2023

No de l’appel à candidature :  23-Protocol-UNON-200278-R-Nairobi (X)

Exercice de dotation  N/A

Valeurs fondamentales de l’ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel

L’Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN) est le siège de l’ONU en Afrique et le directeur général de l’ONUN est le représentant du secrétaire général au Kenya. L’UNON soutient la mise en œuvre du programme du Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE), du Programme des Nations Unies pour les établissements humains (ONU-Habitat) et du Système de coordination des résidents (RCS) à l’échelle mondiale, ainsi que d’autres bureaux des Nations Unies au Kenya, en fournissant des services administratifs, de sécurité, services de conférence et d’information ( www.unon.org ).

Ce poste est à pourvoir au sein de l’Unité des services du pays hôte (HCSU) du Service d’appui central, Division des services administratifs, Office des Nations Unies à Nairobi. Sous la supervision du gestionnaire, HCSU, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :

Responsabilités

1. Aider l’équipe de terrain à s’assurer qu’il y a un flux fluide de candidatures vers les bureaux du gouvernement hôte, comme suit :

un. Recevoir et vérifier les demandes d’envoi des adjoints administratifs et s’assurer que toutes les pièces justificatives requises sont jointes ;

b. Confirmer que les propriétaires de l’application sont enregistrés dans le système intégré de gestion des protocoles d’information du ministère des Affaires étrangères (IPMIS) ; et si ce n’est pas le cas, procéder à l’enregistrement approprié ;

c. Numérisation et téléchargement de la documentation requise sur le lecteur électronique HCSU IPMIS ;

d. Mise à jour de l’état des cas dans l’application HCSU Processmaker.

2 . Aider les assistants de liaison à traiter les demandes revenant des bureaux du gouvernement hôte en :

un. Mettre à jour le statut des cas dans l’application HCSU Processmaker et dans les registres manuels ;

b. Soumettre les candidatures à l’assistante d’équipe pour collecte par les clients;

c. Enregistrer toutes les candidatures rejetées et les acheminer vers l’assistant administratif approprié pour un traitement ultérieur.

3. Aider l’équipe de terrain à assurer le traitement en temps voulu des candidatures suivantes pour l’organisation et les membres du personnel éligibles recrutés sur le plan international et leurs personnes à charge :

un. Notification des documents d’arrivée et délivrance des cartes d’identité diplomatiques et des numéros PIN ; délivrance de laissez-passer de rentrée et renouvellement de ceux-ci ; importations en franchise de droits et achat d’alcool et de tabac en franchise de droits (fonctionnaires/membres du personnel); délivrance et renouvellement de permis de conduire provisoires et nouveaux au Kenya ; immatriculation des véhicules neufs/d’occasion et transfert/élimination des véhicules d’occasion (fonctionnaires/membres du personnel) ; Exonérations de TVA (fonctionnaires/membres du personnel), émission de plaques d’immatriculation rouges et laissez-passer d’aéroport ;

b. Suivre les dates d’expiration des documents et des visas et informer les clients d’initier une action de renouvellement en temps utile.

4. Assister l’équipe de terrain dans :

un. Tenir à jour les dossiers de tous les véhicules, propriétaires, plaques d’immatriculation et journaux de bord, le transfert et l’élimination des véhicules, et dans la génération de rapports et de statistiques fiables ;

b. Préparer des projets de correspondance, des notes verbales, des lettres d’accompagnement et des rapports sur demande.

5. Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.

6. Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information comme les pages Web ou les brochures.

7. Exécuter toute autre tâche connexe pouvant lui être assignée de temps à autre.

Compétences

PROFESSIONNALISME : Aptitude à entreprendre des recherches fondamentales et à recueillir des informations à partir de sources standard. Capacité démontrée à appliquer un bon jugement dans le contexte des missions confiées. La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui les services sont rendus comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.

SENSIBILISATION TECHNOLOGIQUE : Se tient au courant des technologies disponibles ; comprend l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montre la volonté d’apprendre de nouvelles technologies.

Formation

Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.

La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Réussite du test d’évaluation de l’appui administratif (ASAT) en anglais au siège des Nations Unies (UNHQ), à la Commission économique pour l’Afrique (CEA), à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale (ESCWA), à l’Office des Nations Unies à Genève (ONUG), L’Office des Nations Unies à Vienne (ONUV), le Tribunal pénal international pour le Rwanda (TPIR) ou le Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie (TPIY) peuvent être acceptés à la place du GGST.

Le GGST est administré aux candidats au besoin avant l’administration d’une évaluation écrite et / ou d’un entretien.

Expérience professionnelle

Un minimum de trois (3) années d’expérience de travail pertinente dans les services administratifs/gestion de bureau dans un cadre diplomatique est requis.

Expérience dans au moins deux de ces domaines; une accréditation, une franchise, une exonération de la taxe sur la valeur ajoutée, l’immatriculation du véhicule et le traitement du permis de conduire dans un cadre diplomatique sont requis.

Une expérience de travail avec des systèmes d’administration en ligne tels que IPMIS, NTSA-TIMS, eFNS et iTax est souhaitable.

Un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance du swahili/kiswahili ou d’une autre langue officielle des Nations Unies est souhaitable.

REMARQUE : « La maîtrise de la langue équivaut à une note de « fluide » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de » équivaut à une note de « confiance » dans deux des quatre domaines.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation de fond, telle qu’un test écrit, qui sera suivie d’un entretien basé sur les compétences par téléphone ou par téléconférence.

Avis spécial

La nomination à ce poste est pour une période initiale d’un (1) an et peut faire l’objet d’une prolongation.

Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de trajet de chaque bureau, quelles que soient leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.

Les agents sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.

Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.

Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, compte dûment tenu de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L’ONU s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel.

Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsqu’ils sont demandés et indiqués dans la candidature.

Candidats internes – lorsque vous remplissez le PHP, assurez-vous que TOUS les champs, TOUTES les expériences professionnelles et les coordonnées sont remplis et à jour. Ces informations servent de base au responsable du recrutement pour évaluer votre éligibilité et votre adéquation au poste et pour vous contacter.

Tous les candidats sont fortement encouragés à postuler en ligne dès que possible après la publication de l’offre d’emploi et bien avant la date limite indiquée dans l’offre d’emploi. Les candidatures en ligne seront reconnues lorsqu’une adresse e-mail a été fournie. Si vous ne recevez pas d’accusé de réception par e-mail dans les 24 heures suivant la soumission, votre candidature n’a peut-être pas été reçue. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique via la section « Besoin d’aide ? » d’Inspira. lien.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet concerné il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été expliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d ‘intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera pris en considération en tenant compte de l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. La restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peuvent leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, Conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général .

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations détaillées plus, ils ou elles consultent le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures faisant l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives applicables internes de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et spécifiques conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 23h59 (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.POSTULANT

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