ONU Carrière recrute 01 Assistante aux achats
ONU Carrière
Kigali, Rwanda
vacance de poste
Publication intitulée : Assistant aux achats, G5
Intitulé code d’emploi : Assistant aux achats
Département / Bureau : Commission économique pour l’Afrique
Lieu d’affectation : KIGALI
Période de candidature : – 21 mars 2023
N° de l’appel à candidature : 23-Procurement-ECA-196163-R-Kigali (R)
Exercice de dotation N/A
Valeurs fondamentales de l’ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel
La mission de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) est de proposer des idées et des actions pour une Afrique autonome et transformée ; informé par l’Agenda 2030 et l’Agenda 2063.
La mission sera guidée par les cinq orientations stratégiques de la CEA qui sont : faire progresser la position de la CEA en tant qu’institution du savoir de premier plan qui s’appuie sur sa position et son privilège uniques pour apporter des solutions mondiales aux problèmes du continent et apporter des solutions locales au continent ; élaborer des options de politiques macroéconomiques et structurelles pour accélérer la diversification économique et la création d’emplois; concevoir et mettre en œuvre des modèles de financement innovants pour les infrastructures et les actifs humains, physiques et sociaux pour une Afrique en transformation ; apporter des solutions aux défis régionaux et transfrontaliers, en mettant l’accent sur la paix, la sécurité et l’inclusion sociale en tant que lien important pour le développement ; défendre la position de l’Afrique au niveau mondial et élaborer des réponses régionales en tant que contribution aux questions de gouvernance mondiale.
Ce poste est situé au bureau sous-régional pour l’Afrique de l’Est à Kigali, au Rwanda. L’assistant à la passation des marchés travaille sous la supervision directe du responsable administratif et financier et sous la supervision générale du directeur du bureau.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’assistant aux achats est responsable des tâches suivantes :
• Fournit un soutien en matière d’approvisionnement, de logistique et d’administration à une équipe d’agents d’approvisionnement dans l’acquisition d’une grande variété de biens et de services.
• Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d’achat et obtenir des informations/documents supplémentaires au besoin ; détermine la disponibilité des fournisseurs et des sources de financement.
• Surveille l’état des réquisitions existantes, maintient le contact avec les fournisseurs pour assurer la livraison en temps voulu des biens et services, coordonne l’expédition des biens/produits/équipements au SROEA, au siège et aux missions sur le terrain, vérifie la réception et l’inspection des livrables et rend compte avec précision, au fur et à mesure requis.
• Produit des documents d’appel d’offres (par exemple, des appels d’offres, des demandes de propositions et des demandes de devis) en fonction de la nature des exigences et du coût de l’approvisionnement impliqué.
• Prépare les résumés des offres et compile les données contenues dans les devis, les propositions et les offres pour déterminer quel fournisseur peut fournir les biens/services requis aux meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles sous la direction du responsable administratif et financier.
• Finalise les bons de commande et les contrats pour approbation par l’AFO ; peut autoriser les achats conformément au pouvoir de signature délégué et, si nécessaire, préparer la soumission au comité des contrats pour examen et approbation ultérieure par le fonctionnaire autorisé.
• Assiste les agents concernés dans les opérations d’achat plus complexes et de plus grande valeur ; coordonne la distribution des documents pertinents aux parties concernées, assure un suivi approprié, etc.
• Maintient les bases de données et les fichiers internes pertinents ; assure le suivi de tous les accords contractuels, contrats de système, etc. et informe les utilisateurs concernés des droits et obligations contractuels.
• Recherche, récupère et présente des informations provenant de diverses sources internes et externes sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit, etc., ainsi que les spécifications des nouveaux produits et équipements sur le marché.
• Rédige la correspondance courante.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information comme les pages Web ou les brochures.
• Fournit des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus généraux du bureau et exécute d’autres tâches assignées.
Compétences
• PROFESSIONNALISME : Connaissance des politiques, processus et procédures d’approvisionnement en général et, en particulier, de ceux liés à l’achat de fournitures et de services. Connaissance des règles et réglementations financières et aptitude à rechercher et à recueillir des informations auprès de diverses sources standard et à faire preuve de discernement dans le contexte des missions confiées. La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes.
• COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
• IMPUTABILITÉ : assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Une certification professionnelle telle que CIPS niveau 4 (ou équivalent) est requise.
La réussite du Global General Services Test (GGST) de l’ONU est requise. Veuillez vous référer à la section Avis spécial pour plus d’informations sur le GGST.
Expérience professionnelle
Cinq (5) années d’expérience en approvisionnement, en services administratifs ou dans un domaine connexe sont requises.
Une expérience dans la gestion des contrats et/ou l’administration des contrats et avec un système ERP dans le domaine des achats et/ou de la chaîne d’approvisionnement est souhaitable.
Un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est requise ; La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure une évaluation de fond qui sera suivie d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature. Les fonctionnaires qui ont obtenu un engagement de durée déterminée, continu ou permanent après avoir réussi un test précédent reconnu par le Bureau de la gestion des ressources humaines, et qui ont occupé de tels engagements de manière continue, ne sont pas tenus de passer le nouveau test. Avoir réussi le test d’évaluation du soutien administratif [en anglais] au siège des Nations Unies ou dans l’un des bureaux des Nations Unies hors siège (OAH) peut être accepté à la place du GGST.
Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de trajet de chaque bureau, quelles que soient leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.
Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.
Les agents sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.
Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, compte dûment tenu de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L’ONU s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsqu’ils sont demandés et indiqués dans la candidature.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet concerné il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été expliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d ‘intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera pris en considération en tenant compte de l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. La restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peuvent leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, Conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général .
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations détaillées plus, ils ou elles consultent le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures faisant l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives applicables internes de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et spécifiques conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 23h59 (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.POSTULANT