Le Ministère de la Santé Publique du Niger recrute 01 Secrétaire archiviste
Le Ministère de la Santé Publique du Niger
Niamey, Niger
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATIONLe Gouvernement du Niger, dans sa stratégie de réduction de la pauvreté a élaboré un Plan de Développement Sanitaire (PDS) 2017- 2021. Conscient de la nécessité d’améliorer la gestion du secteur de la Santé pour rendre celui-ci plus apte à exécuter les missions qui sont les siennes dans la mise en œuvre du PDS, le Gouvernement s’est engagé à réformer le secteur de la Santé et a confié une telle mission au Ministère de la Santé Publique (MSP). L’objectif poursuivi par le Gouvernement est de renforcer les capacités du secteur de la Santé et d’accroître la transparence et l’efficacité dans l’utilisation des ressources publiques à travers la professionnalisation, la déconcentration et la décentralisation dans le secteur de la Santé. Pour l’exécution du Fonds Commun d’Appui à la mise en œuvre du PDS, le Gouvernement du Niger a sollicité et obtenu les appuis financiers de l’Agence Française de Développement, de l’Agence Espagnole de Coopération Internationale pour le Développement, de la Banque mondiale et du Fonds des Nations Unies pour l’Enfance (UNICEF) dans le cadre d’une approche sectorielle (SWAp).
Le Ministère de la Santé Publique a l’intention d’utiliser une partie des sommes accordées au titre de ces financements pour effectuer les payements prévus au titre du contrat de recrutement d’un (e) Secrétaire/Archiviste pour le Fonds Commun volet Passation des Marchés.
II. DESCRIPTION DU POSTEPlacé sous la responsabilité du Coordonnateur Stratégique et lasupervision de l’Assistante de Direction du Fonds Commun, le (la) Secrétaire/Archiviste est localisé (e) dans l’administration centrale du MSP à Niamey.L’évaluation des performances du (de la) Secrétaire/Archiviste sera faite par l’Assistante de Direction du Fonds Commun.
Les tâches dévolues au poste seront notamment les suivantes :
a. Traitement de textes :– Assurer la rédaction et ou le traitement des textes des responsables hiérarchiques (les correspondances administratives, les messages de télécopie, les messages électroniques, les correspondances avecl’administration et divers autres organismes, les notes de services, les contrats, les procès-verbaux de réception, d’ouverture des plis ou de réunion etc.)
b. Gestion du courrier :– Préparer la circulation du courrier à lui (elle) confié ;- Assurer la transmission du courrier, la diffusion correcte des notes de services, circulaires etc.- Assurer l’archivage physique et électronique des dossiers de passation de marchés,- Contribuer à la préparation des documents de passation de marchés lors des audits internes et externes du programme,- Archiver tous les documents officiels et correspondances et notes de services ;- Assurer la sécurité et la confidentialité documentaire et informationnelle liée aux activités du Programme ;- Tenir les différents registres d’enregistrement et de ventilation du courrier ;- Organiser les réunions de travail en ce qui concerne l’ensemble des activités (vérification de la disponibilité des salles, mise en place des équipements de projection, préparation et duplication des documents de travail, envoi des convocations, relance des convocations par téléphone au besoin, etc.) ;- Rédiger /Suivre la rédaction des procès verbaux de réunions et les signatures et le classement de ceux-ci dans les dossiers en rapport avec les sujets traités ; au besoin relance des personnes devant rédiger lesPV pour s’assurer de la trace des décisions ;- Suivre la traçabilité des dossiers- Préparer les ordres de missions pour l’ensemble du personnel de la passation de marchés ;- Classer et archiver toute documentation en rapport avec les activités du programme ;- Saisir et mettre en forme tout document en tant que de besoin ;- Gérer le standard téléphonique le cas échéant ;- Exécuter toutes tâches dans le cadre du travail telles que sollicitées par les responsables hiérarchiques du Fonds Commun.
III. PROFIL RECHERCHE
Les candidats intéressés doivent avoir :– Un diplôme supérieur en secrétariat ou administration Publique (minimum Bac + 2) ;– Une excellente maîtrise des logiciels de base : Word, Excel, PowerPoint, Internet et si possible Access et autres outils de communication ainsi que la rédaction administrative (à vérifier par le test écrit) ;- Une parfaite maitrise du français écrite et orale– Une expérience professionnelle de deux (2) ans au minimum à un poste de secrétaire de direction ou d’archiviste dans une entreprise privée, dans un projet ou dans l’administration Publique ;- Avoir des notions en archivage (diplôme ou attention de travail) dans une entreprise privée, dans un projet ou dans l’administration Publique serait un atout- Avoir des notions en passations de marchés (élaboration de contrat, montage de Dossier d’Appel d’Offres, invitation à soumissionner, notification d’attribution etc.) pour les projets financés par la BanqueMondiale, Banque Africaine de Développement et de l’Etat serait un atout
IV. DUREE DU CONTRATLa durée totale des prestations est de 1 an renouvelable. Le (la) candidat(e) retenu(e) sera invité(e) à signer un contrat d’un an renouvelable après évaluation positive de ses performances.
V. MODALITE DE RECRUTEMENTLe recrutement comporte un examen des dossiers, un test écrit et informatique suivi d’un entretien. Seuls les candidats remplissant les critères minimas de diplôme et d’expérience seront invités à passer cestests.
! Test Ecrit et informatiqueUne épreuve écrite sur les techniques des procédures administratives et de secrétariat en lien avec une connaissance informatique sera organisée.
! EntretienIl sera procédé à un entretien avec le comité d’évaluation qui portera entres autres sur l’expérience acquise dans le domaine du secrétariat/Archivage et les motivations de chaque candidat.
VI. CONDITION D’EMPLOILe poste à pourvoir sera basé à Niamey avec possibilité. Il s’agit d’un poste de contractuel. Le/La candidat(e) doit être libre de tout engagement. Il/Elle négociera avec l’administration en charge du FondsCommun un contrat renouvelable d’un (01) an.
VII. DOSSIER DE CANDIDATURE
Le dossier de candidature devrait comporter les pièces suivantes :– Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Coordonnateur du Fonds Commun d’appui au PDS.- Un curriculum vitae actualisé.- Des copies légalisées des diplômes et/ou attestations.- Des copies des attestations de travail.
VIII. COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURELes Candidats intéressés doivent fournir leur Curriculum Vitae détaillé complet accompagné des copies légalisées des diplômes, attestations, etc. dans une seule enveloppe fermée et cachetée et portant la mention « Candidature pour le recrutement d’un (une) Secrétaire/Archiviste au Fonds Commun d’Appui à la mise en œuvre du PDS 2017-2021 >>.« A n’ouvrir qu’en commission d’examen » à l’adresse ci-dessous au plus tard le mercredi 28 octobre 2020
Ministère de la Santé PubliqueSecrétariat Général
BP : 11323 Niamey, 2ème étage, Bureau 207Tél. : (227) 20 72 69 60
LE COORDONNATEURDr RANAOU ABACHE