Recrutements au Sénégal

La GIZ recrute 01 Expert Administratif / Chargé Logistique

La GIZ recrute 01 Expert Administratif / Chargé Logistique

Le partenariat pour encourager les réformes a été établi entre l’Allemagne et le Sénégal dans le cadre de l’initiative « Compact with Africa » du G20 en 2017. Ce partenariat vise à rendre le contexte plus favorable à l’engagement du secteur privé et au développement économique durable et, par-là, faciliter la création de nouveaux emplois et revenus pour la population jeune. Il est basé sur une matrice de réformes qui assure le suivi des efforts de réforme du Sénégal et des contributions correspondantes de la Coopération au développement allemande. Dans ce cadre, la GIZ est responsable de la mise en œuvre de quatre projets de coopération technique à partir de juin 2020 : (1) Appui à l’amélioration du droit foncier et de la gestion foncière ; (2) Appui à la réforme de la formation professionnelle et technique ; (3) Appui au droit et à l’administration du travail ; (4) Renforcement des capacités d’investissement des micro, petites et moyennes entreprises au Sénégal. 

Les projets du partenariat sont entrain de constituer leurs équipes techniques et administratives. Dans ce contexte, la GIZ recherche un∙e Expert∙e Administratif∙ve / Chargé∙e Logistique (Bande de rémunération GIZ 4) pour renforcer l’équipe à Dakar selon les descriptions de poste ci-dessous. 

  • Basé∙ee à: Dakar
  • Bande de Rémunération : 4A
  • Type de contrat : Contrat à durée déterminée A. Domaine de responsabilité 

Taches et responsabilités

Le/la titulaire du poste est responsable : 

  • Gestion des installations et coordination des agents d’entretien ;
  • Planification et suivi de voyages ;
  • Gérer le charroi automobile et coordination du pool des chauffeurs ;
  • Servir de point focal sécurité et santé ;
  • Gestion des stocks et des inventaires.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Gestion des installations et coordination des agents d’entretien

  • Gestion des locaux et fourniture des lieux de travail pour les équipes des 4 projet ;
  • Gérer l’infrastructure (internet, téléphone, électricité, etc.) technique et le parc informatique ; ▪ Assurer la sécurité au travail pour tous les collaborateur∙rice∙s ;
  • Coordonner la planification des ressources de l’équipe d’entretien ;
  • Assurer l’hygiène et l’aspect propre des installations.

Planification et suivi de voyages 

  • Planification des missions et des voyages des consultant∙e∙s et des collaborateurs∙rices des projets ;
  • Soutenir le Office Management dans la coordination de l’appui aux expatriés et aux collaborateurs∙rices internationaux∙ales nouveaux∙elles dans les questions de documents de voyage et pour l’entrée et le séjour au Sénégal ;
  • Assurer un service efficace et économique de transport et la disposition de transport pour des consultant∙e∙s et les collaborateurs∙rices.

Gérer le charroi automobile et coordination du pool des chauffeurs 

  • Contrôler les carnets de bord, le réapprovisionnement en carburant et assurer l’entretien technique des véhicules ;
  • Faire les statistiques de consommation des véhicules, faire le suivi du carburant dans les règles de la GIZ et produire un rapport mensuel ;
  • Assurer l’utilisation correcte et efficace de tous les véhicules du programme ;
  • S’assurer d’avoir des dossiers à jour sur chaque véhicule en ce qui concerne les assurances ;
  • Contrôler le nettoyage, l’entretien et les réparations ;
  • Coordonner les chauffeurs, valider leur programme et horaire établi ;
  • Assurer la communication entre chauffeurs et la base ;
  • Assurer que les chauffeurs font l’inventaire régulier des équipements qui accompagnent chaque
    véhicule et font leur entretien (kits médical, équipement VHF) ;
  • Assurer que les chauffeurs mettent en application le manuel des chauffeurs et ensemble avec le Responsable Administration et Finances mettre en place des mesures disciplinaires, si nécessaire.

Servir de point focal sécurité et santé 

  • Liaison avec le responsable de la gestion de risques pour déterminer les mesures de sécurité pour les collaborateurs∙rices, leurs transports et leurs voyages ;
  • Assurer le bon fonctionnement du système de notification d’urgence en masse ;
  • Assurer que les collaborateurs∙rices sont au courant de et respectent les règlements de sécurité de la GIZ ;
  • Assurer la sécurité des immeubles et des véhicules ;
  • Veiller au suivi des incidents de sécurité, le cas échéant ;
  • Assurer que les mesures de prévention dans le contexte de Covid-19 sont mise en place (plans de salle, présences au bureau, etc.) ;
  • Liaison avec le bureau régional pour coordonner les activités promouvant la santé des
    collaborateur∙rices.

Gestion des stocks et de l’inventaire (en étroite collaboration avec le Office Management)

  • Enregistrer les entrées de matériel dans le stock et en contrôler les sorties ;
  • Effectuer l’inventaire du matériel une fois par mois ;
  • A l’aide du logiciel « ONSITE » gérer l’inventaire du projet dans les règles de la GIZ et étendre son utilisation aux bureaux provinciaux – extension du programme dans les provinces
  • Maintenir l’inventaire à jour et dans les règles de la GIZ en vue du contrôle interne annuel ;
  • Basé sur la situation des stocks du petit magasin, dresser la liste des besoins mensuels.
  • Faire un rapport trimestriel sur l’état des matériels de modération à la Responsable Administration et Finances en vue de programmer un déclassement et remplacement des matériels endommagés.

Archivage

  • Classer et archiver de façon accessible et selon les règles toute la documentation relative au charroi, stock et inventaire et veiller à la mise à jour de cette documentation chaque trimestre ;
  • Veiller au bon étiquetage des classeurs dans l’archive ;
  • Mettre l’archive toujours à jour.

Gestion du parc informatique

  • Superviser la sécurité du matériel et l’utilisation des moyens informatiques
  • Améliorer l’efficacité dans l’utilisation des moyens informatiques
  • Sensibiliser et former les utilisateurs à l’utilisation des moyens informatiques
  • Résoudre les problèmes courants de l’utilisateurs

Autres attributions

  • Appuyer les Responsables des Projets ainsi que celle de l’Administration et Finances dans toutes les décisions, échanges et conseils qu’ils doivent faire par rapport aux décisions touchant les aspects logistiques ;
  • Prendre activement part à ces réunions, ateliers etc. du programme ;
  • Assumer des tâches transversales et tout autre travail sur demande des supérieurs hiérarchiques.
  • Assurer que les procédures logistiques sont comprises, appliquées et suivies par tous les collaborateurs du programme ;
  • Faire un état des besoins d’achats régulier pour le bon fonctionnement du projet et le soumettre au responsable administratif et financier ;

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification 

  • Licence en sciences de gestion/diplôme de fin d’études en gestion des entreprises, brevet professionnel d’études commerciales reconnu 

Expérience professionnelle 

  • Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
  • Au moins 2 ans d’expérience en tant que responsable logistique

Autres connaissances/compétences

  • Excellente connaissance en gestion d’inventaire et parc véhicules, de la gestion des installations et de l’appui logistique
  • Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  • Bonne connaissance de la situation dans les différentes régions du Sénégal
  • Intégrité et sens de responsabilité pour le bien être des collègues
  • Capacité d’allier autonomie et esprit d’équipe
  • Sens de l’organisation et de la priorisation de tâches dans son travail
  • Capacité de rester performant·e sous pression et dans le respect de délais prescrits
  • Maîtrise du français à l’oral et l’écrit
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

Dossier de candidature 

  • Une lettre de motivation
  • Un curriculum détaillé format européen
  • Trois références professionnelles

Candidature

Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 17.12.2020 avec pour objet « Recrutement Expert∙e Administratif∙ve / Chargé∙e Logistique

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à recrutement-sn@giz.de

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