IFRC recrute 01 Assistant(e) DU Réprésentant Pays

Assistant(e) DU Réprésentant Pays

Grade to be confirmed

Closing date (Geneva time zone):12-09-2020

Duty station:Kinshasa

Country:CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE

Duty station status: N/A

Accompanied status: N/A

Duration:3 monthsCategory of Staff: National Staff

Grade: Not applicable

Vacancy No:IFRC04399

Background

The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC) is the world’s largest humanitarian organization, with 192 member National Societies. As part of the International Red Cross and Red Crescent Movement, our work is guided by seven fundamental principles; humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity and universality.

Organizational Context

La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire au monde composé de volontaires. La Fédération est une organisation de membres constituée par ses sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix. Dans le monde ». Il vise à répondre aux besoins et à améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires comme Ebola, Rougeole, cholera, polio et autres crises.

Job Purpose

La liaison de soutien aux opérations aidera à la coordination et à la représentation à Kinshasa du virus Ebola et d’autres opérations en RDC. Le poste sera centré sur l’appui au chef de pays afin de veiller à ce que l’opération EVD et les autres opérations soient bien coordonnées entre les zones géographiques et thématiques. Représentation de la FICR à Kinshasa avec des partenaires internes et externes. Il appuiera également, au besoin, le bureau de pays dans la mise en œuvre et le suivi des autres opérations d’urgence.

Job Duties and Responsibilities

Gestion de relations interne et externe

• Promouvoir les relations internes et externes clés à Kinshasa, notamment avec le CR de la RDC, le bureau de pays de la FICR, le SNP, le CICR, les donateurs, le gouvernement hôte, les Nations Unies et d’autres ONGI,

• Faciliter la gestion des connaissances, la coopération transfrontalière et la synthèse des leçons apprises, • Préparer le « ‘monthly management report’, des rapports mensuels et d’autres rapports en fonction de la correspondance administrative standard requise, remplir des formulaires pour les actions administratives et consigner les actes accomplis,

• Prévoir des réunions d’informations et des comptes rendus avec les représentants du Secrétariat, des SNP et du CICR avec les départements régionaux et les Sociétés nationales concernées, le cas échéant,

• Travailler étroitement avec le service communication et liaison pour établir un mécanisme d’expression et d’échange en reliant les différents départements de la FICR, la FICR, les SNP et le SN RDC, le SN République du Congo ainsi que le CICR pour promouvoir les échanges,

• Travailler étroitement avec le service communication afin de concevoir et organiser des événements internes ou externes, conformément aux objectifs stratégiques de la Fédération,

• Assister le représentant du pays dans toutes les communications avec les partenaires internes et externes du mouvement de la Croix-Rouge,

• Préparer et tenir à jour une base de données de tout le personnel du bureau de pays. Secrétaire et taches administrative

• Coordonner les besoins du représentant du pays pour les réunions et organiser les réunions, préparer les avis et les procès-verbaux et prendre les notes nécessaires.

• Examiner toute la correspondance sortante préparée pour le représentant du pays ; modifiez le cas échéant pour garantir une orthographe, une grammaire, une traduction, une interprétation et un format corrects. En outre, rédiger des rapports mensuels et d’autres rapports en tant que correspondance administrative standard requise, remplir des formulaires pour les mesures administratives et tenir des registres des mesures prises

• Formater également des documents et préparer des présentations PowerPoint, des tableaux et des graphiques, selon les besoins,

• Gérer le calendrier du représentant de pays, coordonner et ajuster les itinéraires et les horaires, et confirmer les rendez-vous et les réunions si nécessaire.

ACCUEIL

• Préparer les documents de voyage du personnel (visas, ordre de mission, hébergement, achat billet d’avion etc.)

• Tenir à jour les différents documents de séjour du personnel expatrié (renouvellement de titre de séjour, carte d’organisme…)

• S’assurer des arrivées/départs du personnel à l’aéroport en collaboration avec l’assistant de la flotte.

• Préparer les factures des agences de voyage et des hôtels et les soumettre au service financier pour paiement.

Education

– Avoir un diplome universitaire (Bac+3), en sciences administratives, secretariat de direction, ou autre discipline simulaire.

Experience

minimum 3 ans d’experience en: – secretariat de direction – gestion des administrations – dans un domaine simulaire.

Knowledge, skills and languages

– Connaissance parfaite du Français et de l’Anglais

Competencies and values

• Faire preuve des capacités de management, d’aptitude à l’entretien de bonnes relations latérales et d’esprit d’équipe nécessaire à la réalisation des objectifs de la Fédération dans le Pays

• Contribuer à l’atteinte des objectifs de l’opération grâce à un appui et un suivi logistique quotidien et de qualité pour la facilitation de la mise en œuvre des activités de l’opération.

• S’acquitter de toute tâche ou responsabilité connexe assignée par son supérieur hiérarchique.

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The Federation is an equal opportunity employer.