CEA recrute 01 Chef du Groupe des états de paie et des décaissements

Vacance de poste

Intitulé publication : Chef du Groupe des états de paie et des décaissements, P3

Intitulé code d’emploi : Chef des Finances

Département / Bureau : Commission économique pour l’Afrique

Lieu d’affectation : ADDIS ABABA

Période de candidature:  28 novembre 2021

No de l’appel á candidature : 21-Finance-ECA-165361-R-Addis Ababa (G)

Staffing Exercise N/A

Valeurs fondamentales de l’ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel

La mission de la CEA est de proposer des idées et des actions propices à l’avènement d’une Afrique autonome et transformée ; dans le cadre du Programme 2030 et de l’Agenda 2063.

La mission sera guidée par les cinq nouvelles orientations stratégiques de la CEA, à savoir : renforcer la position de la CEA en tant qu’institution du savoir de premier plan qui s’appuie sur sa position et son privilège uniques pour apporter des solutions mondiales aux problèmes du continent et apporter à ce dernier des solutions locales ; développer des options de politiques macroéconomiques et structurelles visant l’accélération de la diversification économique et de la création d’emplois ; concevoir et mettre en œuvre des modèles de financement novateurs permettant de financer les infrastructures, les ressources humaines, les ressources matérielles et les biens sociaux pour assurer la transformation de l’Afrique ; apporter des solutions aux problèmes régionaux et transfrontaliers en mettant l’accent sur les facteurs de développement importants que sont la paix, la sécurité et l’inclusion sociale ; et défendre la position de l’Afrique dans le monde en développant des réponses régionales en contribution aux questions mondiales de gouvernance.

Le poste est à pourvoir à la Section des finances de la Division de l’administration de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) à Addis-Abeba en Éthiopie. Le/la titulaire rend compte au Chef de la Section des finances et du budget.

Responsabilités

Sous la supervision du Chef de la Section des finances, le/la Chef du Groupe des états de paie et des décaissements s’acquitte des fonctions ci-après :

États de paie

• Gérer, administrer et approuver les états de paie de la CEA en prenant en charge l’administration des traitements et en examinant les résultats pour en assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le caractère raisonnable ;

• Gérer les primes d’assurance, approuver les avances de traitement, les allocations-logement et les versements à la cessation de service ;

• Examiner et approuver annuellement les états de rapprochement des comptes des participants au fonds de pension ;

• Examiner et approuver les notifications de cessation de service à l’expiration des contrats du personnel ;

• Être en contact permanent avec les ressources humaines pour s’assurer que les dossiers des membres du personnel sont complets et exacts ;

• Donner des avis et des indications concernant le Règlement financier et les règles de gestion financière en vigueur à l’ONU, ainsi que les instructions comptables, le Règlement et le Statut du personnel et les politiques et pratiques administratives connexes ;

• Coordonner et superviser le traitement des états de paie, des factures des fournisseurs et des demandes de remboursement des frais de voyage et autres paiements ;

• Définir les besoins et collaborer avec les services chargés des systèmes en vue d’établir les rapports financiers pertinents ;

• Assumer le rôle de spécialiste local(e) des processus d’Umoja pour les modules relatifs aux états de paie et aux avantages du personnel et le dépannage technique connexe.

Décaissements

• Gérer, administrer et approuver les paiements des indemnités journalières de subsistance aux participants, directement ou par le truchement de la fonctionnalité de paiement relatif aux conférences (conference payment master) ;

• Régler correctement les paiements aux agences de voyage, après avoir vérifié les autorisations de voyage correspondantes ;

• Vérifier l’exactitude des indemnités journalières de subsistance demandées et approuver les relevés de dépenses connexes ;

• Approuver/confirmer que les engagements de dépenses proposés ou les dépenses encourues pour des services, des installations ou du matériel, ainsi que pour les dépenses du personnel, sont conformes au Règlement financier et aux Règlement et Statut du personnel de l’ONU, au budget et aux tableaux d’effectifs pertinents et aux allocations de crédit approuvées ;

• Veiller à la fiabilité des systèmes de comptabilité, d’information comptable et de contrôle interne et à la tenue de tous les livres ;

• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements concernant les relevés de dépenses ;

• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements des fournisseurs de services et des consultants ;

• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements aux fournisseurs, les paiements des avances et les transferts de fonds à des organismes des Nations Unies ;

• Gérer et améliorer les opérations relatives au paiement des fournisseurs et les demandes de remboursement de frais de voyage afin de traiter rapidement et sans erreurs les demandes, et approuver les documents correspondants des comptes créditeurs dans Umoja ;

• Examiner les demandes de règlement de factures, les contrats de louage de service, les frais dus aux fournisseurs et approuver les décaissements correspondants ;

• Suivre, analyser et gérer les postes non utilisés relatifs aux comptes créditeurs ; suivre et rendre compte de l’état des postes non utilisés au superviseur ;

• Faire régulièrement des vérifications (code MRRL) de lots de factures pour les paiements des fournisseurs de services et consultants ;

• Assumer le rôle de spécialiste local(e) des processus d’Umoja pour les rapports financiers, les modules de voyage et autres modules de paiements, et le dépannage technique connexe ;

• Aider tous les clients dans le traitement des rapports de dépenses et autres paiements ;

• Se tenir informé(e) des fonctionnalités d’Umoja relatives aux Nations Unies et donner des conseils à cet égard.

De manière générale

• Participer à la gestion de l’administration et du personnel ; organiser et répartir les tâches entre les membres du personnel ; établir les définitions d’emploi ; définir les besoins de perfectionnement du personnel et encourager ce dernier à participer aux activités de perfectionnement et d’apprentissage ; participer en qualité de personne focale au réseau mondial relatif aux comptes créditeurs et aux états de paie en se connectant régulièrement à des vidéoconférences et autres modes de travail en réseau ;

• Suivre et évaluer le comportement professionnel du personnel et établir des rapports d’évaluation objectifs ;

• Participer à la sélection du personnel et aux arrangements concernant les effectifs ; représenter la Section ou l’Équipe à des réunions ; donner suite, s’il y a lieu aux audits et à d’autres demandes ;

• Participer à l’élaboration et au peaufinage des rapports d’analyse décisionnelle relatifs aux comptes créditeurs ;

• Organiser des réunions d’équipe pour échanger des informations, informer le personnel et définir ce qui doit être fait et les aspects à améliorer et mettre en exergue les réussites, travailler en étroite collaboration avec l’équipe du réseau mondial pour apurer les anciennes créances et autres postes non utilisés ;

• Participer à des tâches ponctuelles ; représenter, en tant que coordonnateur/coor- donnatrice, l’administration aux réunions du Comité permanent interorganisations de l’ONU pour les enquêtes sur les indemnités journalières de subsistance ;

• Répondre aux observations des vérificateurs des comptes internes et externes, et suivre d’effet leurs recommandations ;

• Fournir les informations nécessaires et pertinentes pour donner suite aux constations des audits ;

• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Compétences

Professionnalisme (sans aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes) :

Professionnalisme : Connaissance des […]. Aptitude à […]. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. [Ajoutez aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes ici].

Aptitute à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier

les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose

Sens de responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements. Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation. Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue. Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre. Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement des projets. Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Hauteur de vues : Discerner les problèmes, les créneaux et les risques stratégiques. Faire bien comprendre les liens existant entre la stratégie de l’Organisation et les objectifs plus limités du service. Définir et faire prévaloir une orientation générale qui emporte l’adhésion de ses collègues. Faire partager sa conviction au sujet des possibilités futures.

Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage. Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés. S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises. Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis. Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable. S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo. Avoir le courage de prendre des positions impopulaires. Prendre l’initiative et la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.

Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage. Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés. S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises. Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis. Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable. S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo. Avoir le courage de prendre des positions impopulaires.

Responsabilisation des subordonnés : Déléguer, exposer clairement ce que l’on attend de ses collaborateurs et leur donner toute la latitude voulue. Encourager chacun à se fixer des objectifs ambitieux. Exiger de chacun qu’il réponde des résultats obtenus dans son domaine de responsabilité. Apprécier à leur juste valeur l’apport et la compétence de chacun. Témoigner de son appréciation et récompenser les résultats et

l’effort. Faire participer chacun à la prise des décisions qui le concernent.

Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés. Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous.Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences. Suivre l’avancement du travail au regard des échéances. S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires. Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative. Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs. Faire preuve de justice dans la notation.

Aptitude à donner confiance : Créer le climat voulu pour que chacun puisse s’exprimer et agir sans crainte de rétorsion. Diriger de façon cohérente et prévisible. Jouer la carte de la transparence. Faire confiance à ses collègues et subordonnés ainsi qu’aux clients. Reconnaître le mérite. Donner suite aux décisions convenues. Traiter avec doigté l’information délicate ou confidentielle.

Sûreté de jugement/aptitude à dédider : Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au coeur du problème. Recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision. S’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer. Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation. Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause. Vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits. S’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés. Savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du master ou du doctorat dans l’un des domaines suivants ou dans une discipline apparentée : administration des affaires, finance, comptabilité. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle dans le même domaine assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Job – Specific Qualification

Un diplôme ou certificat d’expert-comptable (certified public accountant) ou de comptable agréé (chartered accountant) ou équivalent est souhaitable.

Expérience professionnelle

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines de la comptabilité, des finances, du budget, de l’administration et des comptes créditeurs sont requis.

La connaissance de tout système ERP/SAP ou équivalent est souhaitable.

La connaissance de l’établissement des états de paie est également est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais est exigée, celle du français est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidat(e)s qualifié(e)s pourra inclure un exercice d’évaluation, éventuellement suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Notice spéciale

Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils/elles sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.

En application de la section 7.11 de l’instruction administrative ST/AI/2012/2/Rev.1, les lauréats du programme Jeunes administrateurs qui ne sont pas restés en poste à leur premier lieu d’affectation pendant au moins deux ans ne peuvent pas présenter leur candidature au présent emploi.

Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tient à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes et souhaite que la représentation géographique soit aussi diverse que possible. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

Pour ce poste, les personnes originaires des États Membres suivants, qui sont non représentés ou sous-représentés au Secrétariat de l’ONU au 30 avril 2021, sont vivement encouragés à faire acte de candidature : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Bahreïn, Belize, Brunéi Darussalam, Cabo Verde, Cambodge, Chine, Comores, Cuba, Corée du Nord, Djibouti, Dominique, Émirats arabes unis, États fédérés de Micronésie, États-Unis d’Amérique, Fédération de Russie, Gabon, Grenade, Guinée équatoriale, Guinée-Bissau, Îles Marshall, Îles Salomon, Japon, Kiribati, Koweït, Lesotho, Libéria, Libye, Liechtenstein, Luxembourg, Monaco, Mozambique, Namibie, Nauru, Norvège, Oman, Palaos, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Qatar, République bolivarienne du Venezuela, République de Corée, République démocratique populaire lao, République populaire démocratique de Corée, Saint-Vincent-et les Grenadines, Sainte-Lucie, Saint Marin, Sao Tomé-et-Principe, Somalie, Soudan du Sud, Suriname, Timor-Leste, Turkménistan, Turquie, Tuvalu, Vanuatu.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.