Responsable de la gestion du secrétariat, vous coordonnez les informations et la planification des agendas du bureau et de la Direction. Vous gérez l’accueil, la réception et l’orientation des demandes de nos clients et de nos partenaires. Vous pouvez prendre en charge de façon autonome certains dossiers liés à la gestion de la structure ou à l’organisation d’évènements. En appui au bon déroulement de nos programmes, vous contribuez également aux activités de prospections commerciales et suivi de clientèle.
Excellent organisateur et ayant le sens de la satisfaction client, vous portez un intérêt certain pour notre cœur d’activité (accompagnement au changement, coaching, développement du leadership) et faites vivre nos valeurs essentielles au quotidien : collaboration, bienveillance, authenticité, positivité, accomplissement.
Principales responsabilités:
Gestion du secrétariat et Assistance – au Bureau et la Direction
Gérer et actualiser l’agenda afin d’informer l’équipe des différentes activités et réunions – Organiser et coordonner les réunions, rédiger les minutes et en assurer la mise à disposition
Gérer l’agenda de la Direction : s’assurer de la prise de rdv, de la gestion des rappels et actualisation de l’agenda. Arranger les réservations en cas de déplacements professionnels.
Gérer le courrier adressé à la Direction ou au bureau, en s’assurant de la transmission des différents éléments aux personnes adéquates de l’équipe
Saisir, mettre en forme documents (courriers, rapports, newsletters…), les reproduire et/ou les scanner et s’assurer de leur bonne diffusion. Peut prendre en charge et suivre certains dossiers notamment contractuels ou de gestion administrative
Classer, référencer et archiver (papier et numérique) les informations et documents requis
Vérifier et tenir l’inventaire du stock de fournitures du bureau – passer les commandes de réapprovisionnement des fournitures
Contribuer aux activités de prospection Commerciale liées à nos programmes
Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’entreprise (Base de données clients, participants, annuaires…)
En étroite collaboration avec le responsable de communication, élaborer et diffuser les opérations de mailing, recevoir et suivre les inscriptions des participants via nos formulaires ou plateformes, procéder aux relances et suivis téléphoniques des candidats
Coordonner la gestion de l’information liée aux activités commerciales avec l’équipe
Suivre et gérer les informations concernant les transactions avec la clientèle
Gestion de la réception, de l’accueil et de l’orientation clients
Suivre et gérer la réception des communications entrantes, inclus visites clients, emails, appels téléphoniques. Accueillir avec le sourire et orienter chaque client, visiteur ou partenaire pour répondre de façon adéquate à leurs sollicitations
Gérer les appels téléphoniques, les prises de message de façon claire afin de transmettre la demande à la personne concernée, s’assurer du bon suivi & traitements des messages
Gérer la programmation du répondeur ainsi que les messages y afférant
Contribuer à la bonne organisation des activités programmatiques
Participer à la planification des programmes et tenir à jour le calendrier des activités à la disposition de l’organisation
Gérer des aspects logistiques liés à certains événements ou programmes, inclus les réservations / confirmations auprès des différents interlocuteurs ou partenaires ; s’assurer que les salles de séminaires / formations, équipements, matériels, fournitures soient agencés et mis à disposition dans le respect des spécifications prévues.
Responsabilités transversales
Faire des propositions à la direction pour améliorer l’organisation existante qui permette une productivité optimale.
Gérer et résoudre de manière proactive les éventuelles difficultés quand celles-ci peuvent arriver
Compétences requises:
Un diplôme supérieur en assistanat de direction ou de gestion complété par une expérience professionnelle d’au minimum 3 ans sur un poste similaire
Forte capacité d’organisation, de rigueur et de méthodes
Capable d’autonomie, analyse et gestion des demandes d’information
Doté d’un excellent relationnel, avec le sens du service et de la satisfaction client
Capable de communiquer parfaitement à l’oral et à l’écrit en Français (et idéalement en anglais)
Maitrise des outils bureautiques MS Office et des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique, scan…)
Un intérêt pour notre cœur d’activité : leadership & accompagnement au changement
Esprit positif et flexible
Merci d’envoyer votre candidature à:… avec en objet le titre du poste.
