UNICEF recruits 01 Supply Associate, GS6 – FT
UNICEF
Antananarivo, Madagascar
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Supply Associate, GS6 – FT, Antananarivo, Madagascar#118336
Job no: 546958Contract type: Fixed Term AppointmentLevel: G-6Location: MadagascarCategories: Supply/Logistics
L’UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.
Pour chaque enfant, une Opportunité
Contexte organisationnel et objectif du posteLe « Supply Associate » effectue un travail hautement qualifié sur les chaînes d’approvisionnement de l’UNICEF, et gère les cas et les demandes des clients les plus complexes, ce qui nécessite fréquemment l’évaluation de situations difficiles et l’adaptation des procédures et des processus pour résoudre ces cas. Il s’agit du niveau GS le plus élevé pour le travail spécialisé sur la chaîne d’approvisionnement et il exige des connaissances spécialisées avancées acquises à travers une formation formelle et l’expérience.
La fonction est caractérisée par une grande indépendance et offre aux Associates la possibilité de diriger et d’assumer la responsabilité de gestion de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout, du début à la fin du processus, et de contribuer à la conception et au développement de services et de mécanismes de livraison améliorés pour la chaîne d’approvisionnement.
Le titulaire du poste peut superviser des employés GS de niveau inférieur.
Comment pouvez-vous faire une différence ?
Principales tâches et responsabilitésPrestation de services et réponse relatifs à la chaîne d’approvisionnement
Planification :• En consultation avec le superviseur, contribuer à la planification des actions du programme de pays et prodiguer des conseils sur les besoins en approvisionnement pour le plan d’opérations et les plans de travail annuels. Participer à la prévision, à la planification, à la mise en œuvre, au suivi- évaluation des opérations de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’établissement d’indicateurs de performance et l’évaluation de l’adéquation des produits et services.
• Soutenir les activités de préparation et de réponse aux urgences en matière d’approvisionnement, y compris l’établissement d’accords à long terme (LTA), l’évaluation des capacités logistiques et la mise à jour du plan d’urgence, ainsi que le pré-positionnement des stocks.
Approvisionnement/contrat :• Fournir des suggestions et des conseils sur le plan d’approvisionnement annuel. Effectuer un examen et une analyse des données pour la gestion des catégories et le développement de stratégies d’approvisionnement. Mener des études de marché dans les domaines pertinents pour l’UNICEF et prodiguer des conseils sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et des achats durables. Soutenir les initiatives d’innovation de produits et de façonnage du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services.
• Assurer la liaison avec les clients pour la planification des initiatives d’achat et de passation de marchés, en soutenant l’élaboration des spécifications, des termes de référence, des dispositions logistiques et des calendriers appropriés. Prendre en compte les possibilités de renforcer la durabilité des chaînes d’approvisionnement.• Assurer la mise en place d’Accords à long terme (LTA) et répondre aux demandes spécifiques d’approvisionnement, le cas échéant. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFP), à la demande du Superviseur. Organiser l’ouverture des plis et effectuer l’analyse technique et financière des offres, selon les besoins. Effectuer des clarifications et des négociations avec les fournisseurs. Maintenir le plus haut niveau d’intégrité, de normes éthiques et de responsabilité dans l’acquisition de biens, la passation de marchés de services et les travaux de construction.• Préparer les demandes d’attribution, y compris les soumissions au Comité d’examen des contrats. Préparer les bons de commande et les contrats dans SAP (ERP – Système de planification des ressources de l’entreprise), et les soumettre aux approbations pertinentes, en veillant à ce que la documentation soit complète dans les systèmes de l’UNICEF.• Tenir les parties prenantes/partenaires informés de l’avancement des travaux. Assurer la liaison avec les fournisseurs, en veillant à ce que les calendriers de livraison soient respectés en temps voulu. Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs, par exemple des examens de la performance de l’approvisionnement.•Assurer le classement approprié des cas d’approvisionnement et maintenir des dossiers à jour pour référence future, y compris pour l’audit.
Mécanismes de livraison alternatifs et services d’approvisionnement :• Soutenir l’évaluation et la collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, y compris la société civile, pour l’établissement d’accords de coopération de programme (PCA) et le suivi des composantes d’approvisionnement dans le cadre de l’approche harmonisée des transferts d’argent (HACT).
• Participer à des événements/réunions qui permettent d’établir des partenariats et des relations de collaboration avec les organisations des Nations Unies afin de soutenir des dispositions harmonisées et collaboratives en matière d’achats et de logistique.• Faciliter les transactions des services d’achat (PS) en collaboration avec les sections de programme et la Division des approvisionnements (SD) de l’UNICEF. Le cas échéant, soutenir les homologues du CO dans la prévision et le calcul du coût des fournitures de la filière PS. Faire un suivi de l’émission des bons de commande (PO) et/ou des commandes de transfert de stock de l’entrepôt de Copenhague sur commande clients du PS. Assurer le suivi avec la SD et les transitaires de l’UNICEF, si nécessaire, pour la livraison/expédition en temps voulu des commandes de SP. Soutenir les communications et assurer le suivi avec les CO en ce qui concerne les demandes de partenariat et les négociations, selon les besoins.• Maintenir des dossiers à jour pour toutes les transactions du Service des achats, y compris un système de suivi des différentes étapes de chaque transaction.• Contrôler le pipeline entrant des expéditions du Service des achats. Si nécessaire, sur la base de la répartition des responsabilités convenue dans le protocole d’accord (MoU) et l’estimation des coûts (CE), superviser l’arrivée, le dédouanement, le stockage, l’emballage et la distribution dans le pays des produits PS au point de livraison convenu.• En collaboration avec les collègues de l’approvisionnement et les sections du programme, identifier les possibilités de renforcement des capacités des homologues du gouvernement et d’amélioration du processus de la chaîne d’approvisionnement pour le rendre plus efficace.
Autres fonctions/responsabilités :• En collaboration avec le superviseur, la Division des approvisionnements, le Bureau régional et la communauté mondiale des approvisionnements, apporter sa contribution pour s’assurer que l’échange de connaissances et l’apprentissage sont prioritaires pour renforcer continuellement les capacités des individus et de l’équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, développer des processus ou des manuels pour soutenir des flux de travail efficaces.
Pour se qualifier comme défenseur pour chaque enfant, il vous faut :Avoir un Diplôme de fin d’études secondaires, de préférence complété par des formations techniques ou universitaires liées à la chaîne d’approvisionnement, à l’administration des affaires, au droit des affaires/droit commercial, ou à un autre domaine technique pertinent.
Avoir au moins 6 ans d’expérience administrative pertinentes en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un contexte commercialLa compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage.Une expérience au sein du Système des Nations Unies, dans une organisation internationale et dans un environnement multiculturel est un atoutLa maîtrise du français est requise. La connaissance de l’anglais est un atout importantExpérience sur l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres outils de bureau de l’UNICEFCe poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy ou aux étrangers titulaires d’une carte de résident à Madagascar.
Compétences :Connaissance approfondie d’une gamme de sujets spécialisés, y compris les politiques pertinentes de la chaîne d’approvisionnement (biens et services institutionnels), les mécanismes de partenariat et les règles et règlements.
L’interprétation et l’application des règles et règlements spécialisés aux circonstances particulières de cas individuels complexes exigent un niveau élevé de compétence ou d’habileté.Compréhension avérée des processus pertinents de la chaîne d’approvisionnement (biens et services institutionnels), et capacité d’appliquer systématiquement les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Bon jugement pour traiter les cas complexes, y compris les considérations pour les exceptions.Capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec les clients, les fournisseurs et les collègues et d’obtenir l’aide et la coopération des autres dans le cadre d’un travail d’équipe.Aptitude à utiliser les modules relatifs à l’approvisionnement (biens et services institutionnels), dans le système ERP de l’UNICEF.Capacité d’établir des priorités et planifier son propre travail et programme, coordonner et surveiller le travail des personnes sous sa supervision.Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ou à justifier des décisions relatives à l’approvisionnement sur des questions clés. Pour chaque Enfant, vous devez démontrer…Les valeurs fondamentales de l’UNICEF, à savoir : l’attention, le respect, l’intégrité, la confiance et la responsabilité.
Les compétences de base :Démontre la conscience de soi et la conscience éthique (1)
Travaille en collaboration avec d’autres (1)Établit et entretient des partenariats (1)Innove et embrasse le changement (1)Pense et agit stratégiquement (1)A une volonté d’obtenir des résultats significatifs (1)Gère l’ambiguïté et la complexité (1)
Voir notre cadre de compétences sur: http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf
Comment postuler?Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en cliquant sur le bouton ‘’Apply’’ en haut ou en bas et d’y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, un CV détaillé et une copie du diplôme le plus élevé*.
Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir (29 Décembre 2021) ne sera pas considéré.
Remarque : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et participeront à la prochaine étape du processus de selection.
Si vous avez besoin d’aide, ou avez des questions, veuillez contacter l’adresse e-mail : hrantananarivo@unicef.org
Nos avis de vacances sont également disponibles sur le site http://www.unicef.org/about/employ/ et nos grilles salariales dans le lien : https://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salaries/madaga.htm
*Voir la liste des établissements accrédités sur le lien : www.whed.net
L’UNICEF s’engage au respect de la diversité et à l’inclusion au sein de sa force de travail, encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion et d’origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
L’UNICEF applique une politique de zéro tolérance par rapport à l’exploitation et l’abus sexuel, et à toute forme de harcèlement, incluant le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront alors être soumis à une rigoureuse vérification de références et d’antécédents.
Deadline: 29 Dec 2021 E. Africa Standard TimePOSTULER