UNHCR recrute 01 Assistant.e chargé.e d’administration (G4)

Contexte organisationnel

Le Haut Commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés (UNHCR ; HCR) a le mandat de protéger et aider les réfugiés et autres personnes relevant de sa compétence. Il recherche en permanence des candidats talentueux, motivés par l’action humanitaire et dotés d’une grande intégrité, afin de renforcer sa capacité d’agir en faveur des réfugiés avec les compétences adéquates.

Afin de soutenir l’action de ses membres du personnel et membres affiliés, le HCR bénéficie de l’expertise d’équipes administratives dont l’action couvre un large éventail d’activités, notamment les ressources humaines, les finances, les services généraux, et les services informatiques.

Contexte opérationnel

L’Assistant.e chargé.e d’administration fera partie de l’équipe administrative de la Représentation du HCR en France. Il/elle travaillera sous la supervision de l’Associé chargé d’administration et des programmes et/ou du chef de bureau et s’assurera que les services et activités de routine du domaine administratif sont menés à bien. Il/elle recevra régulièrement des instructions de la part du superviseur en fonction des tâches / missions à accomplir. Suivant les instructions, le/la titulaire pourrait avoir besoin de contacter d’autres entités internes et externes pour assurer une prestation efficace de service et l’accomplissement d’objectifs. La nature de certaines tâches administratives requiert discrétion et confidentialité en accord avec les standards et pratiques HCR. La charge de travail du/de la titulaire et ses missions resteront sous la surveillance constante et la direction du superviseur.

Le poste

Le poste à pourvoir est situé à la réception de la Représentation en France du HCR, et couvre notamment les besoins en pré-accueil téléphonique et physique des visiteurs de la Représentation, en logistique voyage, et en maintenance des locaux, ce dernier point impliquant des travaux manuels au besoin. Le titulaire contribue au bon fonctionnement et à la sûreté et de sécurité du bureau, et devra avoir des connaissances de base en maintenance informatique.

Du fait de ses fonctions, le/la titulaire est en relation avec un public très varié et  doit traiter tous ses interlocuteurs avec tact, dans le plus grand respect pour la diversité, et s’assurer que leurs besoins sont compris et transmis clairement aux destinataires finaux.

Le service administratif, et le/la titulaire du poste en particulier, agit en synergie avec les unités de Protection internationale, de Relations extérieures et de Partenariat avec le secteur privé. Le/la titulaire doit en conséquence savoir travailler en bonne entente avec l’ensemble des membres de l’équipe et il/elle adopte une attitude orientée client et résultats comme il/elle le fait avec les personnes extérieures au HCR.

En tout état de cause le/la titulaire sait s’adapter aux nouvelles situations et fait preuve de flexibilité. Il agit dans le respect de la charte éthique du HCR et des principes de confidentialité.

Tâches et responsabilités

Sous la supervision de l’Associé chargé d’administration et des programmes, les principales tâches de l’Assistant.e chargé.e d’administration seront les suivantes : (Ces tâches sont génériques et ne sont pas accomplies par tous les assistants administratifs, cf aussi paragraphe ci-dessus)

• Organiser des rendez-vous / réunions internes et externes, certains impliquant des hauts fonctionnaires ;
• Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements de routine et prendre des notes lors des réunions au besoin ;
• Tenir à jour des fichiers et des dossiers papier et électroniques ; classer et coder le matériel lié à une variété de sujets ;
• Recevoir, réviser, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la pochette de bureau et le matériel, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires. Maintenir un système de suivi ;
• Maintenir / mettre à jour des fichiers confidentiels
• Rédiger la correspondance courante, les mémorandums et les rapports. Formatez des documents plus complexes en utilisant la technologie appropriée ;
• Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux déplacements, congés et déplacements officiels du personnel. Aider les membres du personnel à traiter la documentation liée au personnel ;
• Maintenir l’inventaire et les stocks de fournitures de bureau. Surveiller le suivi de la gestion des actifs pour garantir que tous les achats administratifs et l’élimination des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision ;
• Aider le superviseur à surveiller et enregistrer les dépenses / décaissements de fonds ;
• Suivant les instructions du superviseur, prendre les dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et séances d’information qui peuvent être requis par le bureau / la division ;
• Réguler et surveiller les prestations courantes de services et / ou les changements de prestataires, selon que de besoin ;
• S’assurer du bon état des installations et de l’équipement des bureaux et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement à tout moment ;
• Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.