Afrique

UNESCO recrute 01 Adjointe administrative

UNESCO recrute 01 Adjointe administrative

UNESCO

Khartoum, Soudan
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

ADJOINTE ADMINISTRATIVE

Numéro de poste : 5SDBFM0701RP

Niveau : [[G5]]

Secteur parent : [[Administration]]

Lieu d’affectation : [[Khartoum]]

Famille d’emploi : Administration

Type de contrat : [[CDD]]

Durée du contrat : 2 ans, renouvelable

Recrutement ouvert à : [[Candidats Internes et Externes]]

Date limite de candidature (minuit heure de Paris) : [[31 décembre 2022]]

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, Intégrité, Respect de la diversité, Professionnalisme

Seuls les candidats de nationalité soudanaise et autorisés à travailler au Soudan sont éligibles pour postuler à ce poste.

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

 Sous l’autorité générale déléguée du chef du bureau et sous la supervision directe du responsable des finances et de l’administration, le titulaire servira d’assistant administratif aidant à l’exécution des fonctions administratives du bureau de l’UNESCO à Khartoum en assurant l’application et le respect des règles, les règlements, politiques et pratiques de l’UNESCO sont en place.  

Les principales responsabilités comprennent, mais sans s’y limiter, les fonctions suivantes :

GÉNÉRALFournir des services de soutien administratif spécialisés couvrant une série de tâches financières, budgétaires, RH et autres.

Juger et considérer l’intention des transactions, identifier les anomalies, les incohérences et les erreurs et déterminer les actions correctives pour soutenir de saines pratiques financières, budgétaires et RH. 

Les contacts avec les bénéficiaires, les fournisseurs, les agences des Nations Unies et les autorités locales ont pour but la collecte et l’échange d’informations sur l’état des différentes transactions et le suivi des problèmes.

Rédiger et préparer la correspondance courante, les notes de service et les rapports non substantiels.  

Maintenir des dossiers confidentiels et généraux et établir des systèmes de référence. 

Examiner les rapports préliminaires, vérifier l’exactitude et la cohérence globales, vérifier la cohérence des chiffres.

Aider à superviser les activités liées à l’entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et aux services similaires. 

FINANCEAssister et informer le superviseur sur la situation financière, en utilisant des systèmes d’information de gestion et des rapports.

Coder, enregistrer et concilier les transactions comptables, vérifier et traiter les paiements.

Calculer et compiler des données financières, préparer des rapports de routine et générer des rapports de dépenses à partir des systèmes automatisés.

Fournir une assistance et des conseils au personnel sur les procédures financières de base, les exigences liées aux paiements et sur les dispositions bancaires et monétaires. 

Agir en tant que point focal bancaire en charge du rapprochement et du suivi des documents bancaires.

RESPONSABILITÉSSurveiller et contrôler les engagements et les dépenses et préparer des estimations de coûts détaillées et d’autres données à utiliser dans l’analyse et les propositions budgétaires.

Suivre les niveaux de budget et alerter le superviseur et les responsables concernés pour éviter d’éventuels manques de fonds (valider les informations et identifier les éventuelles erreurs ou irrégularités). 

Générer des rapports de dépenses à partir des bases de données du système d’information automatisé ; compiler les données budgétaires. 

Aider à la préparation, à l’estimation des coûts et à la finalisation des rapports budgétaires, effectuer une analyse préliminaire des écarts entre les budgets et les dépenses réelles, vérifier la cohérence des chiffres.

Identifier toutes autres anomalies et erreurs ; alerter le superviseur et entreprendre des transactions pour corriger les erreurs/omissions. 

RESSOURCES HUMAINESAssistance dans les démarches administratives RH. 

Rédiger la correspondance et d’autres documents pour les actions du personnel, suivre les actions RH à venir, maintenir la base de données. 

Récupérer et analyser les données liées aux RH à partir de systèmes automatisés ; alerter le superviseur des incohérences/erreurs et proposer des actions correctives.

Traiter les salaires, les droits, les réclamations, les contrats des non-employés, etc. conformément aux directives et procédures établies. 

Fournir une assistance, des conseils et des informations au personnel, aux experts et aux consultants nouvellement arrivés sur les procédures de base ; assister et soutenir les questions liées aux visas, cartes d’identité, permis de conduire et autres documents nécessaires liés au personnel conformément aux exigences de l’Organisation et du pays hôte (assurer la liaison, si nécessaire, avec le ministère des Affaires étrangères).

Assister aux formalités de pré-recrutement et apporter un soutien sur la conduite du processus de recrutement ; coordonner les horaires d’entrevue, préparer l’ordre du jour et la documentation.

LOGISTIQUEAider à la coordination de l’entretien ménager, du transport de bureau, des chauffeurs de bureau, de l’infrastructure, des installations, des locaux de bureau et de l’utilisation des ressources ; Gérer l’inventaire de tous les achats de contrôle du magasin sur une base mensuelle pour les articles électriques/l’épicerie/l’hôtellerie/la papeterie/les articles de nettoyage, y compris l’entretien de l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau.

Assurer l’entretien des actifs du bureau tels que l’équipement, les véhicules, le mobilier, etc. ; Gérer les AMC (Asset Management and Controls) relatifs à l’entretien du matériel de bureau et d’autres services, en veillant au respect des accords de niveau de service par les fournisseurs et des accords à long terme (LTA) signés par d’autres agences sœurs des Nations Unies.

Faciliter la préparation, la documentation et le traitement des réclamations de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) sur la base du solde de TVA à recevoir dans le système et rapprocher le remboursement avec le solde à recevoir enregistré. 

Assurer la liaison avec les autorités compétentes pour déposer les remboursements de TVA sur les comptes bancaires des bureaux respectifs.

Aider à lancer l’action d’approvisionnement, à préparer les bons de commande et les contrats, à surveiller l’état des demandes et à maintenir le contact avec les fournisseurs.

Fournir des conseils dans la préparation des plans de voyage, examiner les réclamations de voyage, émettre des avances de voyage. 

Soutien et coopération dans toutes les questions liées à la sûreté et à la sécurité.

COMPÉTENCES (Core / Managériale)

Responsabilité (C)

Communications (C)

Innovation (C)

Partage des connaissances et amélioration continue (C)

Planification et organisation (C)

Axé sur les résultats (C)

Travail d’équipe (C)

Professionnalisme (C)

Pour des informations détaillées, veuillez consulter le cadre de compétences de l’UNESCO.

QUALIFICATIONS REQUISES

ÉDUCATION

Enseignement secondaire, enseignement technique et professionnel.

 L’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Minimum de 5 ans d’expériences professionnelles dans le domaine de la finance et/ou de l’administration au niveau national ou international.

APTITUDES ET COMPÉTENCES
Capacité à fonctionner équitablement; indépendamment; prendre des initiatives et travailler efficacement en équipe.

Flexibilité, adaptabilité et disponibilité à travailler sous pression.

Attitude axée sur le client et la résolution de problèmes.

Connaissance pratique du système de planification des ressources d’entreprise (ERP) tel que SAP (applications et produits de systèmes de traitement de données).

Connaissance des règles, règlements et procédures administratives de l’ONU/UNESCO.

LANGUESUne excellente connaissance de l’anglais et la connaissance d’une autre langue de l’ONU seront un atout.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

ÉDUCATIONFormation/Certification en Comptabilité, Finance et Administration.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Au moins 2 ans d’expérience professionnelle au sein d’agences des Nations Unies.

AVANTAGES ET DROITS

Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.

Pour plus d’informations sur les avantages et les droits, veuillez consulter notre Guide des avantages sociaux.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web des carrières de l’UNESCO. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences. 

L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par courrier électronique, etc. pour l’appréciation et l’évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront ensuite contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à des vérifications de références sur la base des informations fournies.

L’UNESCO rappelle que la considération primordiale dans la nomination des membres du personnel doit être la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence technique et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro contre toutes les formes de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à réaliser et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité entre les sexes parmi ses membres du personnel dans toutes les catégories et à tous les grades. En outre, l’UNESCO s’est engagée à atteindre la diversité de la main-d’œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture. Les candidats des États membres non représentés ou sous-représentés (dernière mise à jour ici) sont particulièrement bienvenus et fortement encouragés à postuler. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec le plus haut niveau de confidentialité. La mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés à des postes internationaux.

L’UNESCO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.POSTULANT

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