Une structure de la place
Cotonou, Bénin
Ingénierie, Recherche et Développement
L’ENTREPRISE
L’agence conseil G.D.B. CONSULTING accompagne en Europe et en Afrique, des chefs d’entreprises, des acteurs du développement économique des territoires, des acteurs publics et investisseurs privés dans leur stratégie de développement, la gestion des ressources humaines et plus globalement l’organisation stratégique de leurs entités.
G.D.B CONSULTING recrute pour le compte de son client basé au BENIN un/une assistants(es) bilingue (Fr-En)
TYPE DE PROFIL :
Il/elle dispose d’un BAC+4 (minimum), Maîtrise ou équivalent en administration des affaires, science politique, école de commerce, administration ou dans une discipline connexe, complétée par une formation/expérience en communication et relation publique.
Il /elle doit être parfaitement bilingue, avoir au moins cinq (5) années d’expérience pertinente et avoir exercé à des niveaux de responsabilités croissants (national) ou dans un organisme international.
MISSIONS :
Sous l’autorité du Supérieur Hiérarchique, l’assistant/assistante de direction travaille de manière autonome et avec beaucoup de diplomatie. Il /elle assiste son supérieur hiérarchique dans la gestion administrative des activités de la structure et des projets internes à la structure.
Disposant d’une bonne culture générale, il/elle collecte et traite l’information et la communiquera en utilisant les solutions technologiques retenues en matière d’équipement informatique. Il/elle organise et coordonne des activités pour le compte de son supérieur hiérarchique.
Particulièrement sensible au caractère confidentiel des informations de la structure, la nature du poste peut exiger régulièrement une forte disponibilité.
Les principales activités du (de la) titulaire sont, entre autres, les suivantes :
Administration du bureau ; Gérer des formalités de voyages, d’obtention de visas et/ou de réservations d’hôtels pour des hauts responsables de l’organisme à l’occasion de déplacements professionnels ; Effectuer périodiquement des missions de courte durée à l’intérieur ou à l’extérieur du pays avec les cadres de direction, ou les hauts responsables de l’organisme en vue d’exercer en délocalisation les mêmes missions liées au poste ; Répondre aux questions posées par les autres membres de l’organisme ; Filtrer les appels téléphoniques et les requêtes et les gérer de manière appropriée ; Accueillir et entretenir les visiteurs ; Organiser et gérer les calendriers électroniques et prendre les rendez-vous ; Venir en appui aux services de secrétariat pour les autres membres du personnel et leur apporter une assistance dans la production de leurs rapports directs ; Apporter un appui administratif en assurant la liaison avec le Département des Services Généraux en matière de gestion des locaux, l’attribution de matériels, l’équipement ; Demander l’exécution des travaux de réparation et de maintenance et veiller au suivi pour s’assurer que lesdits travaux ont été mené à bonne fin ; Concevoir et préparer les différents documents et formulaires administratifs tels que les listes des effectifs, les voyages du personnel, les absences du personnel (congés, absences exceptionnelles et congés de maternité) ainsi que les données statistiques sur les membres du personnel, en cas de nécessité ; Coordination des évènements de la structure ; Organiser les séminaires, réunions, rencontres. Ces évènements peuvent impliquer des missions à l’étranger, Organiser et participer aux diverses réunions, évènements et déjeuners de partenariat afin d’en garantir la bonne gestion logistique ; Gestion des flux de travaux/échanges avec les parties prenantes ; Concevoir et gérer des systèmes efficaces d’organisation du travail de bureau, Assurer le suivi des documents, Gérer l’arrivée du courrier ordinaire, électronique et par télécopie, Compiler les lettres d’Information de l’organisme pour leur publication trimestrielle ; Gérer les systèmes ; créer et traiter les rapports de dépenses des autorités de l’organisme au plus haut niveau ; Aider les hauts responsables de l’organisme à gérer les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif, Suivre et examiner les dépenses et attirer l’attention de la hiérarchie sur les difficultés éventuelles ; Participer à la préparation de la revue annuelle et à mi-parcours du budget par la saisie et le suivi des données.AUTRES INFORMATIONS
Contrat : CDD d’un an renouvelable
Statut : Cadre
Lieu de travail : Cotonou – BENIN
Nombre de poste(s) proposé(s) : 1
Date de début : Dès que possible
Salaire : Selon expérience
Nombre d’année d’expérience : +de 5 ans
Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie et votre rigueur. Votre sens du service et vos qualités relationnelles sont vos atouts.
Vous vous reconnaissez dans ce descriptif ? Envoyez-nous votre lettre de candidature accompagnée d’un Curriculum vitae détaillé à :recrutement@gdbconsulting.fr
Date limite d’envoi des dossiers de candidatures : 2 Novembre 2018 à minuit
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