Procurement Associate G7 Dakar, Sénégal
United Nations Development Programme (UNDP)
Dakar (Senegal)
Grade: G7, Associate
Occupations: Procurement, Supply and Logistics
Close on 20 Nov 2021
JOB DESCRIPTION
Job Purpose and Organizational Context
La région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre connait des enjeux d’ordre politique, social et économique important qui ont un lien direct avec le mandat du PNUD.
Le PNUD, à travers le Hub sous régional, appuie les organisations sous régionales et les gouvernements de la région pour faire face aux défis du développent, de paix et de stabilité. La Plateforme Régionale du PNUD pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre travaille avec l’ensemble des Communautés Economiques Régionales (CERs). A ce titre, les initiatives du Hub sont articulées aux axes/piliers de la Stratégie Intégrée des Nations Unies au Sahel (SINUS), l’appui au pilotage des politiques publiques et de la mobilisation des ressources en faveur des Objectifs de développement durable (ODD), l’appui et le partenariat avec les institutions régionales.
Toutes ces initiatives sont mises en œuvre en collaboration avec les Bureaux Pays du PNUD, les Gouvernements et les institutions régionales et sous régionales.
Pour faire face à ces enjeux, le PNUD dispose d’une Unité en charge de toutes les opérations du Hub. Elle apporte un soutien opérationnel à toutes les autres unités programmatiques et à tous les projets sous la responsabilité du coordonnateur, ainsi qu’aux bureaux pays de la sous-région. Elle participe à l’élaboration des stratégies opérationnelles et d’intervention d’urgence.
Pour mieux réussir sa mission devant les urgences et exigences des travaux de fin d’année, cette Unité a besoin de se renforcer par le recrutement procurement associate.
Le / la titulaire travaillera sous la supervision directe du chargé de l’Administration et finance du Hub et en étroite collaboration avec les équipes des Operations et des projets.
Duties and Responsibilities
L’associé chargé des achats assure un soutien des services d’achat et de logistique efficaces, pleinement responsables, fonctionnant sans heurts et bien gérés, qui facilitent la mise en œuvre et l’exécution des programmes.
Il sera chargé de :
1. Gestion des achats du bureau
• Préparer un plan d’achat consolidé sur la base d’un examen de tous les plans de travail annuels et superviser les achats, en veillant à ce que le portefeuille complet d’achats du PNUD HUB de Dakar soit le plus économique et le plus rapide possible.
• Faire le suivi régulier, à travers un tableau régulièrement mis à jour, des commandes internationales et locales jusqu’à la réception par les bénéficiaires
• Planifier et organiser avec les fournisseurs locaux et internationaux et le transitaire, le transport du matériel acheté dans le cadre du plan d’achat du PNUD HUB de Dakar (véhicules, produits de SR, équipements médicaux, consommables, petits équipements etc.)
• Faire le suivi, en relation avec le Logistic Assistant, pour la disponibilité à temps des titres d’exonération des équipements commandés
• Faire le suivi, en relation avec le Logistic Assistant, pour la disponibilité à temps des admissions temporaires des équipements commandés
• Elaborer les documents de demande de sollicitations formelles (RFQ, RFP…) et envoyer les demandes de cotations aux fournisseurs et prestataires compétents
• Assurer la liaison avec l’équipe du Management et les autres collègues du bureau de pays, en coordination (si nécessaire) avec les départements gouvernementaux et les ONG concernés, pour définir des spécifications précises et convenir des modalités d’achat pour la mise en œuvre la plus efficace et efficiente des activités du programme.
• Soutenir le personnel du bureau de pays en matière de prévisions, de planification des achats et de gestion logistique dans leur domaine de travail.
• Examiner les demandes de passation de marchés et lancer les processus de passation de marchés de manière transparente et rentable, dans le respect des règles et procédures pertinentes.
• Superviser l’élaboration des formulaires RIR par le Logistic Assistant et faire le suivi pour la signature des différentes parties prenantes (PNUD HUB de Dakar partenaires, transitaires)
• Etablir les procès-verbaux de sélection des prestataires dans le cadre des RFQ et RFP
• Coordonner la logistique de l’organisation des grands ateliers et séminaires du bureau
• Maintenir de bonnes relations de travail avec le siège (PSB) et le CRC local pour la validation des processus d’approvisionnement, le cas échéant.
• Assurer la fourniture et l’entretien des services et des fournitures, en suivant les processus et en tenant à jour l’inventaire et les registres. Fournir des mises à jour régulières sur les délais d’approvisionnement et assurer une communication régulière avec les différentes parties prenantes (collègues du PNUD HUB de Dakar, fournisseurs, PE si nécessaire).
• Développer et maintenir une base de données de fournisseurs potentiels et réguliers.
• Maintenir des tableaux de suivi des achats et des rapports sur l’état d’avancement des achats, comme demandé ;
• Participer au groupe de travail sur l’approvisionnement de l’OMT/BOS et rendre compte au Charge de l’Administration et des Finances du HUB. Développer et maintenir de bonnes relations de travail avec les autres membres du groupe de travail.
• Assurer la coordination avec la branche des services d’achats et les services de gestion des installations du PNUD HUB de Dakar, l’UNOPS et d’autres organismes d’achats de l’ONU pour la livraison et la réception en temps voulu des biens et des services, la libération, l’acceptation et la livraison de ceux-ci au point de destination en temps voulu avec une attention particulière à l’assurance qualité.
• S’assurer que la gestion des stocks est à jour (shipment tracker) et conseiller l’équipe de gestion sur l’amélioration de la chaîne d’approvisionnement.
• Maintenir des registres, une documentation et un classement à jour et complets de tous les processus d’approvisionnement.
• Compilation de l’ensemble des documents requis pour les cas de passation de marchés qui sont soumis à l’examen du comité des contrats, des actifs et des marchés (CAP)
• Aider à la préparation du budget des voyages et de la logistique, fournir des informations pour l’audit
• Veiller à ce que les évaluations des prestataires de services soient effectuées de manière correcte et en temps voulu, et que les actions de suivi associées soient mises en œuvre.
• Soutenir l’équipe pays dans tout processus de gestion des stocks mis en place.
• Fournir des informations, des conseils techniques et des orientations sur tous les aspects de l’approvisionnement, y compris l’inventaire et les activités, processus et procédures d’approvisionnement en relation avec les pratiques commerciales du PNUD HUB de Dakar, en assurant la liaison et en donnant des conseils sur les meilleures pratiques, si nécessaire, en interne ainsi qu’avec les parties prenantes externes.
• Tenir le personnel du bureau de pays au courant des derniers développements en matière de politiques et de procédures et de toute l’activité du PSB dans la mesure où elle concerne le bureau de pays, y compris les rapports réguliers sur les activités d’achat.
• Procéder à l’évaluation des performances des fournisseurs
• Toutes autres tâches concernant le volet Procurement qui lui seraient confiées par le Chargé de l’Administration et des Finances du HUB
2. Partenariat
• Appuyer au renforcement des capacités des Partenaires d’Exécution (PE) sur tous les aspects de la gestion des achats.
• Travailler en étroite collaboration avec les Partenaires d’Exécution, depuis la commande jusqu’au suivi et à la réception.
• Travailler en étroite collaboration avec le Siège pour fournir un soutien aux PE sur l’approvisionnement par des tiers.
• Assurer une bonne coordination entre les PE et le Siège par le biais d’une circulation fluide des informations, des.
3. Volet logistique
• Préparation et suivi des titres d’exonération jusqu’à réception avant arrivée des colis
• Préparation et suivi des dossiers d’exonération de la TVA
• Préparation et suivi des demandes d’admission temporaires et de mise à la consommation des véhicules officiels jusqu’à obtention de l’autorisation de pose plaque
• Point focal logistique pour l’organisation et la gestion des grands ateliers et séminaires du bureau
• Aider à la préparation du budget des voyages et de la logistique, fournir des informations pour l’audit
• Gérer le volet transport des commandes et assurer la supervision du chargement et du déchargement des équipements du bureau dans les régions d’interventions
• Etablir les fiches synoptiques pour le paiement des fournisseurs
• Appuyer l’assistant Administratif à faire l’inventaire physique, et le tagging des assets du bureau
• Apporter un appui dans la gestion des voyages du bureau
• Élaboration de formulaires de Delivery Slip et de Receiving and Inspection Report dans les délais
• Elaborer les fiches de transfert des équipements achetés pour les Partenaires d’Exécution
S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait être requise par le Management du PNUD HUB de Dakar
D. Reporting
• Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels (narratifs et financiers) des projets activités sous la conduite du superviseur ;
• Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet ;
Résultats attendus
• Renforcement des capacités du PNUD HUB de Dakar dans la gestion des services de gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement, notamment en ce qui concerne les produits de base.
• Visibilité accrue du PNUD HUB de Dakar en tant que partenaire de confiance dans la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement des activités du programme en vue de soutenir l’action politique et économique et les changements de comportements, d’attitudes sociales, de croyances, de normes sociales néfastes et d’actions par les communautés, les individus et la société.
• Amélioration de la capacité du PNUD Hub de Dakar à remplir sa mission par le biais d’une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement et des contrats afin de mieux soutenir et d’atteindre des solutions durables, appropriées localement, et des résultats concrets pour mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes.
Competencies
Corporate Competencies:
Compétences et critères de sélection
Description de la compétence au niveau requis
(Pour des descriptions plus complètes, veuillez consulter l’inventaire des compétences)
Dans cette section, énumérez toutes les compétences essentielles ainsi que les compétences techniques/fonctionnelles les plus pertinentes que le rôle exigera, ainsi que le niveau approprié. Une liste détaillée des compétences est accessible via le lien suivant: https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx
Core
Innovation
Capacité à mettre en œuvre des idées nouvelles et utiles
Niveau 3: Adapte les produits livrables pour répondre aux besoins des clients
Leadership
Capacité à persuader les autres de suivre
Niveau 3: Recherche et reconnaît de manière proactive les contributions des autres
Gestion du personnel
Capacité à améliorer les performances et la satisfaction
Niveau 3 : implique de manière appropriée l’équipe dans les différentes étapes du travail et de la prise de décision
Communication
Capacité d’écouter, d’adapter, de persuader et de transformer
Niveau 3 : Exprimer des informations et des points de vue avec un raisonnement adaptatif et une appréciation de la complexité et de la variation.
Delivery
Capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve de discernement
Niveau 3 : assume la responsabilité de faire face aux situations critiques et d’apporter une valeur ajoutée essentielle
Technique/Fonctionnel La liste détaillée des compétences est accessible sur le site https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx
et les responsables du recrutement sont invités à s’y familiariser pour plus d’informations.
Recrutement
Connaissance des questions, procédures et principes liés au recrutement et aux RH, et capacité à les appliquer à des solutions stratégiques et/ou pratiques pour obtenir et conserver des candidats de qualité
Niveau 3 : Mettre en œuvre et gérer : Exercer ses compétences et ses connaissances de manière indépendante, en démontrant sa capacité à gérer ses propres responsabilités et celles de son équipe, dans son domaine de travail.
Gestion des ressources humaines (général)
Connaissance des questions et des principes de gestion des RH et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Niveau 3 : Mettre en œuvre et gérer : Exercer ses compétences et ses connaissances de manière indépendante, en démontrant sa capacité à gérer ses propres responsabilités et celles de son équipe, dans son domaine de travail.
Coordination de la prestation de services
Capacité à coordonner et à fournir des services conformément aux plans de travail de l’unité, aux accords de niveau de service et aux normes d’excellence du PNUD Niveau 3 : Mettre en œuvre et gérer : Exercer ses compétences et ses connaissances de manière indépendante, en démontrant sa capacité à gérer ses propres responsabilités et celles de son équipe, dans son domaine de travail.
Apprentissage et développement
Connaissance des questions, concepts et principes relatifs à l’apprentissage et au développement de l’entreprise, et capacité à les appliquer pour améliorer l’épanouissement et les performances des employés Niveau 3 : Mettre en œuvre et gérer : Exercer ses compétences et ses connaissances de manière indépendante, en démontrant sa capacité à gérer ses propres responsabilités et celles de son équipe, dans son domaine de travail.
Résolution de problèmes
Accumuler avec précision des informations et les analyser ; prévoir les problèmes potentiels et planifier ; envisager des solutions alternatives et créatives et identifier les solutions les plus raisonnables Niveau 3 : Mettre en œuvre et gérer : Exercer ses compétences et ses connaissances de manière indépendante, en démontrant sa capacité à gérer ses propres responsabilités et celles de son équipe, dans son domaine de travail.
Gestion et coordination
Capacité à gérer et coordonner des campagnes et des personnes avec inspiration. Croire en la diversité sur le lieu de travail et la promouvoir, et remodeler la main-d’œuvre pour répondre aux besoins. Niveau 3 : Mise en œuvre et gestion : Exercer ses compétences et ses connaissances de manière indépendante, en démontrant sa capacité à gérer ses propres responsabilités et celles de son équipe, dans son domaine de travail.
Valeurs :
• Faire preuve d’intégrité,
• Démontrer un engagement envers le PNUD HUB de Dakar et le système des Nations Unies,
• Embrasser la diversité culturelle,
• Accepter le changement
Compétences fonctionnelles :
– Fournir des services d’approvisionnement
– Gestion des données
– Gestion des documents, de la correspondance et des rapports
– Gestion de l’information et du flux de travail
– Planification, organisation et multitâches
– Gérer les processus financiers
– Soutenir l’analyse des finances et des données
Compétences de base :
– Obtenir des résultats,
– Être responsable,
– Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens aigu des affaires,
– Penser de manière analytique et stratégique,
– Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations,
Anticiper et être proactif sur les requêtes et demandes concernant l’appui à l’équipe de projet.
Recruitment Qualifications
Education:
– L’enseignement secondaire avec au moins sept (7) ans d’expérience pertinente, ou un baccalauréat en administration des affaires, études de développement international, économie, audit, ingénierie ou logistique avec une expérience pertinente d’au moins quatre (4) ans sera dûment pris en considération.
Expérience et connaissances :
– Une expérience professionnelle de 7 ans minimum avec l’enseignement secondaire, ou 4 ans d’expérience avec un baccalauréat est requis
– Une expérience des marchés publics internationaux ou de la gestion des contrats et des fournisseurs est fortement souhaitable.
– Une expérience des règlements et procédures de l’ONU en matière d’achats, de finances et de contrats sera un avantage décisif.
– Une certification CIPS, en matière d’achats, de prévisions ou autre est un atout.
– Expérience et antécédents avérés dans la gestion réussie de processus d’appels d’offres complexes pour des produits et services complexes ; expérience et antécédents avérés dans la gestion d’articles et de catégories complexes.
– La connaissance des aspects juridiques de la gestion des contrats est un atout.
– Une excellente connaissance de MS Office (en particulier, des applications liées aux bases de données et à l’analyse des données), d’Atlas (PeopleSoft ou alternativement Oracle), du système de dépôt électronique et d’autres applications logicielles est requise.
Language requirements:
La maîtrise du français est requise et une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.
Disclaimer
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Scam warning
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement.
Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits.
Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.