Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions essentielles :

Soutien administratif et logistique au Programme GPML du Bureau régional de l’ONUDC à Dakar (Personnel inclus ainsi que tout membre de mission venant de l’étranger).
Appui Logistique durant les rencontres, réunions et formations de GPML
Appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs.
Appui au renforcement et au partage des connaissances.
Offre un appui administratif et logistique, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

Réception et enregistrement du courrier de l’ONUDC et de ses partenaires ;

Organisation logistique des missions incluant réservations des vols/billets, d’hôtels, matérialisation des demandes de voyages (travel request) et bons de commandes (Purchase Order) dans UMOJA, calcul des indemnités journalière de subsistance (DSA) et toute action nécessaire à la bonne organisation d’événements ;

S’assurer des transactions sur le système financier UMOJA et en assurer le suivi avec l’Unité administrative et financière de l’organisation ;

Collecte des factures pro formas nécessaires à l’organisation d’évènements de GPML dans la région d’Afrique Centrale ;

Appui au Conseiller Régional de GPML et membres du personnel de l’ONUDC pour toute aide administrative conformément aux exigences des Nations Unies et de gouvernements nationaux dans la région d’Afrique Centrale ;

– Appui administratif et logistique à l’organisation de conférences, d’ateliers ou de réunions ;
– Préparation de correspondance si nécessaire ;
– Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de sources diverses;
– Appui à la gestion des stocks des fournitures du bureau du Conseiller Régional, de même de ceux destinés aux formations ceux en appui et des stocks et inventaires du matériel ;
– Faire le suivi des règlements fournisseurs avec le Bureau Régional à Dakar ainsi qu’avec le PNUD de Libreville.
– Fournit un appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
– Appui à la collecte d’informations sur la gestion des actifs, tenue des dossiers et de documents sur la gestion des actifs ;
– Conservation des dossiers et des documents ayant un rapport avec la gestion du bureau.
– Fournit un appui au renforcement et au partage des connaissances dans le Bureau en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :
– Participation à la formation en gestion du personnel affecté aux opérations/projets ;
– Contribution aux réseaux et aux communautés d’expertise ;
– Exécuter toute autre tâche demandée par le superviseur.

Impact des résultats:

Les résultats principaux auront un effet positif sur la mise en œuvre des programmes de l’ONUDC dans la région d’Afrique Centrale ainsi que sur l’image de l’ONUDC auprès des partenaires extérieurs en ce qui concerne la qualité et la précision du travail réalisé. La saisie précise des données, le traitement des dossiers et les échanges avec les acteurs extérieurs dans une approche axée sur le client renforcent ‘la crédibilité du Bureau régional.

Competencies
Compétences pertinentes pour l’organisation :

Manifeste un engagement envers la mission de l’ONUDC ;

Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

CAPACITES FONCTIONNELLES:

Gestion et apprentissage des connaissances

S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines (en occurrence UMOJA) ;
Agit sur le plan d’apprentissage et applique ses connaissances nouvellement acquises.
Développement et efficacité opérationnelle

Aptitude à accomplir une variété de tâches répétitives et courantes, des travaux liés à l’organisation de réunions, la gestion du bureau ainsi que des activités administratives générales ;
Aptitude à réviser des données, et à identifier et rectifier les écarts ;
Aptitude à gérer un volume important de travail dans un temps limité ;
Bonne connaissance des règles administratives ;
Fortes compétences en TI.
Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion

Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues sur son travail ;
Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme et une attitude favorable et constructive ;
Reste calme, maître de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.
COMPETENCES CORE (compétences de base):

Planification et Organisation

Capable d’établir des priorités et de planifier ;
Coordonner et suivre les plans de travail ;
Prioriser les besoins selon les exigences et capacité à travailler avec des délais courts.
Communication

Capable de rédiger de manière claire et concise ;
Communiquer de façon effective, y compris en ce qui concerne la rédaction de rapports.
Travail d’équipe

Compétences interpersonnelles prouvée ;
Aptitudes à établir et à maintenir des relations de travail effectives avec des personnes dans un environnement multiculturels et multiethnique, avec un respect pour la diversité ;
Habilité à rester calme en toutes circonstances.
Orientation client :

Entretenir des relations efficaces avec les clients ;
Fournir des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et approprié ;
Organiser et hiérarchiser l’horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients ;
Répondre rapidement aux besoins des clients.

Required Skills and Experience

Education:

Diplôme universitaire (baccalauréat +2) en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d’autres domaines pertinents.

Expérience :

Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle, de préférence dans un environnement international et dans les domaines de l’administration en général ou de l’assistanat administratif et logistique au projet/programme ou la comptabilité ou de l’administration financière.

Maitrise de l’outil informatique et une bonne expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) sont nécessaires.

Une expérience professionnelle antérieure dans le système des Nations Unies est considérée comme un atout fort. Compétence en utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web et une connaissance du système UMOJA ou tout autre système SAP est désirable.

Langues requises :

Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français. Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée.

Une bonne compréhension de l’anglais est également requise.