TGH recrute 01 Assistant administratif H/F Siège
Assistant administratif H/F – Lyon, siège de l’association
Lieu de travail : LYON – Siège de l’association
Fonction : Assistant administratif H/F
Conditions : CDI, 35 h effectives, 2 310 € brut mensuel, tickets restaurant et mutuelle pris en charge à 60%
Prise de poste : début mars 2021
Présentation de TGH
“Acteur d’une solidarité durable et partagée”
Créée en 1994, Triangle Génération Humanitaire, association de solidarité internationale basée à Lyon, élabore et met en œuvre des programmes d’urgence, de réhabilitation et de développement dans les domaines de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement, de la sécurité alimentaire et des moyens d’existence, de la protection et de l’éducation. TGH travaille actuellement dans une dizaine de pays d’Afrique, d’Asie et d’Europe.
Poste
L’assistant administratif H/F travaille sous la responsabilité directe du Directeur délégué Administration et Finance, et en lien étroit avec le service RH.
L’emploi suppose la participation à quelques réunions organisées en soirée (commission communication notamment).
L’assistant administratif assure :
- L’organisation des déplacements du personnel siège et expatrié
- Le support administratif général
- Les opérations courantes de communication
Pour cela, il/elle doit notamment :
- Organisation des déplacements du personnel siège et expatrié (60 %)
- Effectuer les réservations nécessaires aux déplacements (billets de train et d’avion, hébergement)
- Prendre en charge et suivre toutes les démarches nécessaires à l’entrée dans le pays d’affectation (procédures de visa, ordre de mission, etc.)
- Tenir à jour les tableaux de suivi des déplacements
- Participer au briefing départ des expatriés (documents de voyage tee-shirt TGH, badge, etc.)
- Transmettre à la coordination programmes les informations relatives aux déplacements
- Gérer et suivre les programmes fidélité SNCF et compagnies aériennes
- Entretenir les relations avec nos prestataires (agences de voyages, compagnies aériennes, hôtels…) et négocier périodiquement les tarifs.
- Support administratif général (25%)
- Accueillir les visiteurs et assurer la bonne tenue de l’espace de réception
- Assurer la tenue du standard téléphonique et de sa messagerie
- Assurer la gestion de l’adresse email publique d’information générale
- Réceptionner et dispatcher les courriers et les colis
- Assurer l’envoi des courriers et colis (affranchissement, expédition)
- S’assurer du bon fonctionnement de la bureautique (copieur, machine à affranchir, badgeuse…) en lien avec les services généraux
- Mettre à jour et diffuser régulièrement la liste de contacts interne, les organigrammes et trombinoscopes Siège et Programmes
- Préparer la documentation nécessaire pour les réunions des instances de gouvernance Bureau, CA, AG (feuilles de présence, urne, bulletins de vote), etc.
- Mettre à disposition, tenir à jour, classer et archiver :
- les documents administratifs et juridiques de l’association (récépissé, JO, statuts, PV de réunions, etc.)
- les documents d’information en libre consultation ou sur tableau d’affichage
- Assurer la reliure et le brochage de documents
- Gérer les bases de données contacts (saisie, mise à jour)
- Assurer relectures et traductions occasionnelles (français et anglais)
- Gérer et suivre les emailings et les envois postaux (notamment rapport d’activités)
- Assurer les opérations courantes de communication (15%)
- Suivre, promouvoir et assurer le respect de la charte graphique
- Assurer la disponibilité, l’approvisionnement et la diffusion des supports de communication
- Tenir à jour le document .ppt de présentation de l’association
- Préparer, participer et assurer les comptes rendus des réunions bimestrielles de la Commission communication
- Assurer la présence de TGH sur les répertoires et annuaires spécialisés (Wikipédia, etc.)
- Assurer le support pour les interventions dans les universités, écoles, salons et événements spécialisés (mise à disposition de la documentation, signalétique et visibilité)
Ces responsabilités pourront être revues en fonction de l’évolution des besoins.
Profil
- Expérience en organisation de déplacements internationaux
- Expérience en assistanat ou secrétariat administratif
- Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais
- Bonne expression orale en français et en anglais
- Expérience de voyages à l’étranger appréciée
- Expérience en communication appréciée
- Connaissance de l’environnement de la Solidarité Internationale
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser
- Autonomie et sens de l’initiative
- Réactivité et dynamisme
- Sens affirmé de l’organisation et de la rigueur
- Capacité d’écoute et relationnelle
- Esprit d’équipe
- Agilité et flexibilité
Candidature
Les candidats sont invités à transmettre un CV et une lettre d’accompagnement en ligne sur le site TGH https://trianglegh.org/
Date limite de dépôt de candidature : vendredi 19 février 2021