TechnoServe recrute 01 Responsable Logistique

TechnoServe

Cotonou, Bénin

Détails de l’emploi
Description
Description de poste
Titre du poste: Responsable Logistique
Département: Operations
Lieu: Cotonou
Grade: 5
Résumé du travail:TechnoServe recherche un Gestionnaire/Achats et Logistique pour gérer et conduire les processus d’approvisionnement et assurer la fonction de logisticien du bureau de TechnoServe à Cotonou.

Fonctions et responsabilités principales:
Les principales responsabilités du Responsable Logistique sont les suivantes :
Gestion logistique et Contrats de Services Administratives
Veiller à ce que les bureaux de TechnoServe au Bénin soient dotés des fournitures, services et équipements nécessaires à son fonctionnement et assurer leur fonctionnalité et leur disponibilité permanentes (Fournitures de bureau et autres consommables, services publics, informatique, communications, etc.).
Veiller à l’exécution sans faille des contrats des prestataires de services (Superviser l’entretien de bureaux et de locaux – Gardiennage – Maintenance informatique et réseau, Electricité, Eaux – etc…)Participer à l’analyse des offres des services en appui au Responsable Approvisionnent (« Procurement ») et faire le suivi des contrats des servicesMaintenir à jour la base de données sur les prestataires de services et contrats des servicesFaire et maintenir à jour l’inventaire de tous les équipements, matériels et fournitures de bureauGarantir et maintenir un cadre de travail sain pour tout le personnel de TechnoServe en veillant à l’instauration et au respect strict des normes de sécurité et de santé au travail.
Voyages et ImmigrationVeiller à la bonne Gestion du parc des véhicules en instaurant un système de contrôle et des calendriers d’entretien
Surveiller l’utilisation des véhicules et superviser les chauffeurs, assurant les registres mensuels de véhicules sont tenus et les politiques d’utilisation du véhicule sont suivies par le personnel et les consultants
Coordonner les chauffeursOrganiser les voyages du personnel, des bénévoles et des consultants (gérer les relations avec les fournisseurs de services clés pour Voyage – réservations d’hôtels, transport, formalités administratives)Assurer le soutien logistique nécessaire au personnel en mission et au personnel expatrié (Aider à obtenir les documents officiels pour le transport, les visas et les exigences d’inscription).Superviser le soutien logistique à tous les autres membres du personnel.Assurer toutes autres fonctions et tâches qui lui seront demandées dans le cadre des mandats de TechnoServe au BéninPoint focal de sécurité et de sûreté du bureau
Collection d’informations de sécurité :Aider le CD à collecter, mettre à jour et communiquer sur la situation en matière de sûreté et de sécurité dans le pays et dans les zones opérationnelles ;Maintien des contacts réguliers avec les SFP dans les bureaux auxiliaires et les réseaux avec d’autres points focaux de sécurité des ONG ou des agents de sécurité. Planification et mise en œuvre de la sécurité :
Développe, maintient et coordonne la mise à jour du plan de sûreté et de sécurité du pays ;Avec l’appui du CD, assure la mise en œuvre du plan de sûreté et de sécurité du pays et d’autres politiques et procédures applicables en matière de sûreté et de sécurité ;Créez une Plan de Communication / Chaîne Téléphonique et le gérerSoutient la gestion des crises ou des incidents, au besoin ;Fournit une séance d’information sur la sécurité à toutes les visiteuses et tous les visiteurs internationaux au bureau (personnel du QG, TechnoServe Fellows, consultants, etc.) dans les 24 à 48 heures suivant leur arrivée.
Surveillance :Effectue des évaluations de menaces continues pour les zones opérationnelles de TechnoServe ;Surveiller le respect par le personnel des politiques de sûreté et de sécurité de TechnoServe ;Identifie les points faibles des protocoles de sûreté et de sécurité nécessitant une amélioration ;Suit les déplacements du personnel (pour mieux fournir un soutien en cas d’incident) ;Surveiller les véhicules, les conducteurs, les activités de surveillance et les opérations afin de respecter les protocoles de sécurité et de sûreté, le cas échéant.
Rapport :Signale les incidents de sécurité affectant le personnel, les bureaux et les actifs de TechnoServe ;Établit et distribue des mises à jour sur la sûreté et la sécurité au personnel des bureaux de pays et assure la liaison avec la fonction de conformité et de gestion des risques du siège ;Distribue l’information selon les directives du CD au personnel.
Administration générale :Attribue environ 15% de son temps aux fonctions de sécurité et de sûreté (bien que cela puisse varier selon les événements et les circonstances à un moment donné) ;Conserve les fichiers / documents de correspondance routiniers et confidentiels ;Maintient une base de données de coordonnées pour les contacts qui pourraient être nécessaires en cas d’urgence ;Le cas échéant, supervise les activités des SFP dans les bureaux extérieurs / sous-bureaux ;Soutient l’achat d’équipement ou de services liés à la sûreté et à la sécurité ;Prépare et fournit des notes de sécurité pour le personnel du pays et le personnel de visite ; etEffectue d’autres tâches liées à la sécurité ou à la sécurité, telles qu’elles sont assignées. Qualifications de base:BAC+3 spécialisé dans la logistique
Expérience en informatique, y compris Excel et Microsoft WordExcellentes compétences en communication (orale et écrite) et en relations interpersonnellesSens de l’organisation et de l’attention aux détails de résolution de problèmesCapacité à travailler de façon autonome et efficace dans un environnement dynamique et de forte pressionMaîtrise parfaite de l’anglais et de français3+ ans d’expérience professionnelle, de préférence dans un ONG internationale
Langues requises (peuvent être exclues si elles ne sont pas nécessaires):Français soutenu, Anglais

Voyage (peut être exclu s’il n’est pas nécessaire):Etre disponible à effectuer de fréquents déplacements (selon les besoins), à l’intérieur du pays,

Connaissances, compétences et capacités:Devoir de réserve et discrétion
Sens de l’accueil physique et dynamisme ; réactivitéAptitude au travail d’équipe, à la communication et à la collaboration avec divers corps de métier et un environnement multiculturel.
Les candidats (es) qualifiés (es) et intéressés (es) peuvent soumettre directement leur candidature comportant : 1. une lettre de motivation 2. un curriculum vitae détaillé.
Seules les candidatures répondant aux qualifications minimales requises seront considérées.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 09 octobre 2020 à 18h00.
TechnoServe s’engage à créer un environnement favorisant la diversité et est fier d’être un employeur offrant à tous les mêmes opportunités.
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