PUI recrute 01 Secrétaire / Standardiste

Date d’arrivée: Dès que possible

Contrat à durée Indéterminée

Lieu: Siège, Asnières sur Seine

 

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.

L’Association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.

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Première Urgence Internationale recrute, un Secrétaire / Standardiste (H/F) à Asnières-sur-Seine

Mission:

Sous la supervision de la Responsable de la Gestion des Ressources Humaines Adjointe,  vous êtes en charge de l’accueil des visiteurs, du standard et du secrétariat RH (en appui à la population Siège).

Principales activités:

Accueil

• Accueil physique des visiteurs et collaborateurs
• Renseignement des visiteurs et orientation vers les différents services
• Mise à jour du tableau d’accueil

Gestion du standard

• Réception téléphonique et orientation sur les différents postes
• Prise des messages en cas d’absence ou d’indisponibilité

Gestion du courrier et des coursiers

• Assurer l’envoi quotidien des courriers (habituels et recommandés) déposés dans la bannette en respectant les délais
• Gérer l’approvisionnement en timbres (pour envois nationaux et internationaux) pour l’envoi des plis standards du Siège,
• Effectuer l’affranchissement du courrier selon le poids des plis et tarifs en vigueur
• Assurer la justification de la caisse timbre (factures) sur une base mensuelle à la comptabilité
• Commander les coursiers sur demande des Assistant/es de GRH (visas notamment)

Secrétariat RH / Appui activités administratives des salariés du siège, sous contrôle du responsable GRH adjoint

• Préparation du pack embauche pour tous les nouveaux salariés
• Récupération des titres de transport et mise à jour du fichier de suivi
• Distribution des tickets restaurant et bulletins de paie
• Transmission et mise en signature des états mensuels
• Élaboration des dossiers administratifs et suivi des stagiaires et bénévoles
• Autres tâches administratives selon l’évolution des besoins

Appui à la gestion administrative des salariés expatriés

• Prises des RDV externes prévus dans le cadre d’un processus de départ en mission (médecine du travail, briefing psy, etc.)
• Gestion des réservations d’hôtel / taxis / coursiers
• Préparation des attestations Pôle Emploi
• Visa Schengen
• Mise à jour du trombinoscope des missions
• Gestion des notes de frais
• Collecte des notes de frais ;
• Contrôle de l’éligibilité des dépenses ;
• Saisie et transmission des pièces à la Comptabilité générale.
• Autres tâches administratives selon l’évolution des besoins