PUI recrute 01 Secrétaire / Standardiste

PUI recrute 01 Secrétaire / Standardiste à Asnières-sur-Seine

Date d’arrivée: Début février 2021

Contrat à durée Indéterminée

Lieu: Siège, Asnières sur Seine

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’Association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 21 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.

Découvrez notre histoire et nos valeurs

Dans le cadre de la structuration de son service de Gestion des Ressources Humaines, Première Urgence Internationale recrute un Secrétaire / Standardiste (H/F) à Asnières-sur-Seine

Environnement

Vous faites partie d’une équipe de 8 personnes, composée d’une responsable de service, d’une adjointe, de 2 chargées de GRH, et de 2 assistantes en charge des départs et des retours et d’une secrétaire RH, dans un département RH de 20 personnes, réparti en 2 services (Gestion des Ressources Humaines et Recrutement & Parcours) pilotés par le Directeur des Ressources Humaines.

Mission

Sous la supervision de la Responsable de la Gestion des Ressources Humaines Adjointe, vous êtes en charge de l’accueil des visiteurs, du standard et du secrétariat RH (en appui à la population Siège).

Principales activités

Accueil

Accueil physique des visiteurs et collaborateurs
Renseignement des visiteurs et orientation vers les différents services
Mise à jour du tableau d’accueil

Gestion du standard

Réception téléphonique et orientation sur les différents postes
Prise des messages en cas d’absence ou d’indisponibilité

Gestion du courrier et des coursiers

Assurer l’envoi quotidien des courriers (habituels et recommandés) déposés dans la bannette en respectant les délais
Gérer l’approvisionnement en timbres (pour envois nationaux et internationaux) pour l’envoi des plis standards du Siège,
Effectuer l’affranchissement du courrier selon le poids des plis et tarifs en vigueur
Assurer la justification de la caisse timbre (factures) sur une base mensuelle à la comptabilité
Commander les coursiers sur demande des Assistant/es de GRH (visas notamment)

Secrétariat RH / Appui activités administratives des salariés du siège, sous contrôle du responsable GRH adjoint

Récupération des titres de transport et mise à jour du fichier de suivi
Distribution des titres restaurant et bulletins de paie
Transmission et mise en signature des états mensuels
Elaboration des dossiers administratifs et suivi des stagiaires
Autres tâches administratives selon l’évolution des besoins

Appui à la gestion administrative des salariés expatriés

Prises des RDV externes prévus dans le cadre d’un processus de départ en mission (médecine du travail, briefing psy, etc.)
Gestion des réservations d’hôtel / taxis / coursiers
Préparation des attestations Pôle Emploi
Visa Schengen
Mise à jour du trombinoscope des missions
Gestion des notes de frais
- Collecte des notes de frais ;
- Contrôle de l’éligibilité des dépenses ;
- Saisie et transmission des pièces à la Comptabilité générale.
Autres tâches administratives selon l’évolution des besoins

Expériences / Formation

Formation : Niveau Bac + 2

Expérience Professionnelle : Expérience préalable en secrétariat, assistanat d’entreprise, accueil ou gestion administrative.

Compétences techniques et aptitudes transversales:

Intérêt réel pour le secteur de la solidarité et partage de ses valeurs
Intérêt pour le métier des ressources humaines
Maîtrise des outils de bureautique et de communication
Bon relationnel, facilité de communication et goût pour le travail en équipe indispensable
Dynamisme, réactivité, adaptabilité, résistance au stress
Empathie, diplomatie, sens de la confidentialité
Organisation, gestion des priorités, rigueur, fiabilité
Capacité de travail en open space
Anglais courant indispensable

Salaire

Statut : Employé
Type / Durée du contrat : Contrat à Durée Indéterminée
Prise de poste : Début février 2021
Salaire : 1.825 € brut mensuel, sur 12 mois
Autres : Prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, de 60% des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et de 80% la mutuelle santé et prévoyance. 5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine).

Comment postuler

Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’attention de Natalia MONTOYA,

Chargée de Ressources Humaines Siège , à l’adresse suivante :

recrutement-siege@premiere-urgence.org

avec la référence SRH2021 en objet de votre mail.

Cliquez ici pour postuler

www.premiere-urgence.org/offres-emploi/siege-secretaire-standardiste-h-f-a-asnieres-sur-seine