PUI recrute 01 Chargé de l’Approvisionnement international
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.
L’Association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.
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Première Urgence Internationale recrute pour son Département Logistique, Un(e) Chargé(e) de l’Approvisionnement international.
Sous la supervision directe du Responsable du Service Logistique, et en lien fonctionnel avec les différentes composantes de la logistique ainsi que les autres services du siège, vous êtes plus particulièrement en charge de l’organisation générale, du bon fonctionnement et de l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement depuis le Siège vers le Terrain.
Ce cycle comprend :
- La mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement (achat, transport, stockage) de l’organisation ainsi que le contrôle et la mise en conformité des procédures d’achats Première Urgence Internationale, notamment celles liées à l’approvisionnement de biens spécifiques en lien avec les activités de l’organisation ;
- Contrôle, suivi des achats, du transport et du stockage des intrants destinés à nos projets sur le terrain ;
- Amélioration de notre capacité de réponses aux urgences et de nos canaux habituels d’approvisionnement : choix des prestataires, négociations et suivi des contrats selon les domaines (types de produits, services, prestations, transports, entreposage) ;
- Capitalisation et amélioration des pratiques en lien avec les activités susdites.
Avec le Responsable du Service Logistique, vous participez à la rédaction d’un plan d’action annuel pour le service. Vous êtes tout particulièrement impliqué dans la réflexion sur la stratégie et la rédaction des objectifs de la branche approvisionnement. Vous encadrez et supervisez deux Chargés des achats-expéditions dans leur travail au quotidien et vous assurez de la réalisation des objectifs fixés dans le plan d’action. Pour tous les achats dits « spécifiques » (médicaux, eau et assainissement, agronomie), vous vous assurez que le lien avec le Service Technique et Capitalisation de l’association soit fonctionnel.
Principales responsabilités:
Les activités du chargé de l’approvisionnement international sont les suivantes :
Mise en œuvre et diffusion de la stratégie d’approvisionnement de l’organisation
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la programmation logistique siège;
- Contribuer avec le responsable logistique à la définition d’une politique et d’une stratégie d’approvisionnement ;
- Contribuer à la réflexion stratégique dans le cadre des chantiers transversaux en lien avec les autres services, et notamment ceux liés aux achats, modes de transports et problématiques d’entreposage ;
- S’assurer de la mise à jour d’informations (sourcing) en lien avec des solutions, des services et prestations (France, international) requis au bon fonctionnement de la chaine d’approvisionnement ;
- Envisager puis mettre en place des indicateurs clés et tableaux de bords pour chiffrer l’activité, mesurer la performance des actions menées dans la perspective d’améliorer la gestion des flux;
- Contribuer à la formalisation de la stratégie via l’identification, la prise de contact avec les acteurs des secteurs concernés, la rédaction de documents directeurs et leur mise en pratique;
- Communiquer et s’assurer d’une prise en considération des problématiques et informations par les autres services pour la rédaction de proposition de projets et le montage des budgets;
Amélioration de nos capacités de réponses aux urgences et à nos canaux habituels d’approvisionnements
- Etre le point focal en interne et en externe sur les questions relatives aux stocks prépositionnés (stratégie générale, relations fournisseurs / organisations internationales) et veiller au respect des contrats et accords signés avec des partenaires et acteurs du secteur ;
- Impliquer l’association dans les schémas d’optimisation des modes de transports et dispositifs mutualisés de réponses aux urgences ;
- S’assurer du bon fonctionnement et de l’efficacité des dispositifs d’approvisionnement existant ;
- Participer aux discussions, négociations avec les partenaires et acteurs quant à des pistes d’améliorations, changements à envisager ;
- Superviser et piloter les appels d’offres réalisés depuis le siège (du cahier des charges jusqu’à la signature des contrats) ;
- Accompagner le service des urgences et du développement opérationnel sur les scenarii, dispositifs, solutions et moyens à dispositions en cas d’urgences, lors d’évaluations et d’ouvertures de mission en lien avec les secteurs d’activités / sources concerné(e)s ;
- S’assurer que les contrats cadres en général et leurs contenus en particulier correspondent aux besoins de nos missions, sont en accord avec les politiques des bailleurs de fonds et nous permettent de gagner en efficacité
Contrôle et suivi de l’approvisionnement international
- Gérer et coordonner les flux d’information / de documents entre Première Urgence Internationale / les fournisseurs / les Autorités / les Missions dont il a la charge (documentation, délais,…) ;
- Veiller à ce que les risques associés aux achats et transports des intrants soient maitrisés et communique /alerte sa hiérarchie si nécessaire ;
- Superviser et/ou gérer les expéditions / exportations de marchandises pour toutes les commandes partant du siège ou des fournisseurs vers l’ensemble des missions (commandes ; vérifications sur les spécificités, conditionnement, signalisation et sécurisation des marchandises ; respect des engagements fournisseurs, réclamations et gestion des litiges).
Capitalisation, information et amélioration de la gestion des phases d’achat, de transport et d’entreposage
- Sur la base des indicateurs et tableaux de bords mis à jour, contribuer à chiffrer / évaluer le volume d’activité de la chaine d’approvisionnement organisée depuis le siège ;
- S’assurer que les outils mis en place (suivi ou performance) remplissent leurs fonctions et sont correctement référencés;
- Veiller à ce que les procédures de dédouanements en vigueur dans les pays dans lesquels nous intervenons soient connues, partagées et maîtrisées ;
- Communiquer sur une base régulière aux missions et autorités concernées les documents / informations principales en lien avec l’activité (suivi des achats, catalogue de produits, déclaration annuelle de contingent d’achat etc).
Ressources humaines et représentation
- Encadrer et superviser les chargés des achats-expéditions et l’assistant achats-expéditions sur les aspects performances, formations ;
- Participer aux briefings, débriefings et sessions de sensibilisation / formation des équipes sur les questions relatives à l’approvisionnement ;
- Participer aux forums inter ONGs en lien avec l’activité approvisionnement et y représenter l’organisation.
Merci de consulter la fiche de poste ci-dessous, pour tout information complémentaire. |