PUI recrute 01 Chargé·e des Achats Expéditions à Asnières-sur-Seine
Date d’arrivée : 7 Décembre 2020
Contrat à Durée Déterminée – 8 mois
Lieu : France à Asnières-sur-Seine
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.
L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la nutrition, la réhabilitation et la construction d’infrastructures, l’accès à l’eau, l’hygiène et l’assainissement, la relance économique, l’éducation et la protection. Première Urgence Internationale intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 23 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe et en France.
Découvrez notre histoire et nos valeurs.
Dans le cadre d’un remplacement, Première Urgence Internationale recrute pour son service logistique, un·e Chargé·e des Achats Expéditions à Asnières-sur-Seine.
MISSION
Sous la supervision directe du chargé de l’approvisionnement, en lien fonctionnel avec les autres branches d’activité logistique et les différents services du siège, vous êtes plus particulièrement en charge du bon fonctionnement des activités « achats – expéditions » issues de la chaîne d’approvisionnement du Siège vers le Terrain.
Le cycle « achats – expéditions » comprend :
- L’achat et le transport des intrants, biens destinés à nos projets sur le terrain ;
- L’application et le contrôle des procédures d’achats Première Urgence Internationale, notamment celles liées à l’approvisionnement de médicaments et matériel médical ;
- Le suivi et l’évaluation des fournisseurs (optimisation, couts, délais, qualité).
Avec le Responsable du Service Logistique, vous participez à la rédaction d’un plan d’action annuel pour le service. Vous êtes tout particulièrement impliqué dans la rédaction des objectifs achats – expéditions de la branche approvisionnement. Pour tous les achats dits « spécifiques » (médicaux, eau et assainissement, agronomie), vous êtes en lien avec le Service Technique et Capitalisation de l’association, qui vous accompagne quant aux choix des produits demandés par le terrain.
PRINCIPALES ACTIVITÉS
Achats et transports internationaux
- Réceptionner et contrôler les demandes d’achat transmises par le terrain ;
- Réaliser les achats pour trois ou quatre missions Première Urgence Internationale (respect des procédures, mise en concurrence, sélection des fournisseurs) et suivi du processus (de la fabrication jusqu’à la livraison) et veiller à l’éligibilité des coûts ;
- Pour les achats médicaux, s’assurer du respect des processus internes et de la bonne coordination avec les fournisseurs, comme avec les missions. Veiller à la conformité entre les pratiques internes et les règles bailleurs ;
- Organiser les appels d’offres réalisés depuis le siège ;
- Rechercher et sélectionner les modes de transport adéquats : via transitaire/fournisseur (étude de marché, négociation pour optimiser le ratio couts/délais/risques) ou via expatriés (préparation du matériel et établissement des documents nécessaires aux formalités douanières) ;
- Gérer les stocks de matériels et équipements qui transitent par le siège et en assurer la bonne expédition ;
- Faire le suivi des frets internationaux en provenance de nos fournisseurs ou du siège Première Urgence Internationale jusqu’au terminal douanier de chaque mission dont il a la charge ;
- Contribuer au respect des procédures d’importation propres à chaque pays en fonction des équipements et produits acheminés ;
- Gérer les éventuels problèmes/litiges concernant la marchandise et/ou le transport en lien avec les opérateurs concernés ;
- Assurer le reporting des approvisionnements via les outils existant (suivis des achats, suivi du stock, suivi des factures etc.) ;
- Veiller à ce que les risques associés aux achats et transports des intrants soient maitrisés/minimisés ;
- Appuyer le service des urgences et du développement opérationnel sur des phases exploratoires et d’ouvertures de missions.
Gestion administrative et archivage
- Contrôler les factures et les transmettre au service concerné pour paiement ;
- Classer et archiver les dossiers d’achats réalisés par la branche approvisionnement ;
- Faciliter la validation des dossiers d’achats par les différents services ;
- Assurer la diffusion et l’application du contingent d’achat en franchise ;
- Suivi, mise à jour et analyse des tableaux de bords ;
- Appui aux audits en lien avec les activités de la branche approvisionnements du siège.
Capitalisation et améliorations des pratiques
- Participer à la réflexion et au développement d’un logiciel dédié à l’approvisionnement médical (rédaction d’un cahier des charges, accompagnement au projet) ;
- Participer à la réflexion stratégique dans le cadre des chantiers transversaux en lien avec les autres services, et notamment ceux liés à l’achat de médicaments (contrôle qualité, gestion de stock pharmaceutique, etc.) ;
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la programmation logistique siège ;
- Appuyer les différentes unités opérationnelles accompagnant les missions pour la rédaction de proposition de projets et budgets, sur les questions relatives aux achats et transports internationaux ;
- Veiller à la mise en place et au respect d’une politique d’approvisionnement pour ses missions via des visites terrains (formation des équipes nationales et rencontre des opérateurs économiques de la zone)
- Appuyer le service des urgences et du développement opérationnel sur des phases exploratoires et d’ouvertures de missions ;
Ressources humaines
- Participation aux briefings et débriefings des équipes terrain en lien avec les missions dont il a la charge
Interfaces
- Avec le Responsable du Service Logistique ;
- Avec le chargé des approvisionnements pour les aspects « chantier » logiciel d’approvisionnement médical, reporting et suivi de l’activité ;
- Avec les Contrôleurs de Gestion pour l’affectation des dépenses sur les programmes et missions concernées ;
- Avec le Service des Opérations pour la validation des achats pour les terrains ;
- Avec le Service Technique et Capitalisation pour la validation des commandes de médicaments et autres achats dits « spécifiques » ;
- Avec le service des Urgence et Développement en appui sur les ouvertures de missions ;
- Avec la Comptabilité pour le suivi de la facturation.
Merci de consulter la fiche de poste ci-dessous pour tous les détails nécessaires.
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Expériences / Formation
Formation : Compétences techniques de niveau supérieur en logistique, chaîne d’approvisionnement, logistique humanitaire…
Expérience :
- Profil pharmacien ou expérience en pharmacie fortement apprécié/e
- Expérience professionnelle de 1 an minimum, une mission en solidarité internationale serait un plus
Connaissances et aptitudes :
- Connaissance des procédures d’achats des bailleurs de fond (UE, USAID,) fortement appréciée
- Connaissance informatique indispensable (PC, Web)
- Organisation et rigueur
- Capacité de rédaction
- Aptitudes à la négociation
- Réactivité, adaptabilité, sens des priorités.
- Motivation pour travailler dans une structure humanitaire.
- Maîtrise de l’anglais indispensable à l’écrit et à l’oral
Salaire
- Statut : Statut employé
- Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
- Durée du contrat : 8 mois, renouvelable
- Prise de poste : 7 décembre 2020.
- Salaire : 2500 € brut mensuel, sur 12 mois
- Autres : 5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine), Prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et de la mutuelle santé et prévoyance.
Comment postuler
Merci d’adresser CV et lettre de motivation à Natalia Montoya, Chargée de Ressources Humaines Siège, avec la référence Chargé Achats Exp_2020 sur