Job Description

Agency: UNDP

Title: Administrative Associate

Job ID: 27989

Practice Area – Job Family: Management – LOGISTIQUE ADMINISTRATION COMPTABILITÉ

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 18/01/2020

Duty Station: Antananarivo, Madagascar

Education & Work Experience: C-HS Graduate or Equivalent – 7 year(s) experience

Languages Required: English, French

                      Desired:

Grade: G7

Vacancy Type: TA Local

Posting Type: Common System

Bureau: Africa

Contract Duration: 9 mois – renouvelable

reservé aux resortissants Malagashy

Background

Sous la supervision administrative générale du Comité de gestion, sous la supervision du Building Manager, l’Assistant du Building Manager (ABM) est chargé de la bonne exécution des services et processus de gestion des services communs. Il est chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client, et conforme aux règlements et procédures du Bureau.

L’ABM collabore avec les équipes des opérations en vue d’appuyer l’Unité BM à résoudre des problèmes complexes et de pourvoir des informations à la demande des Agences. Il contribuera à la coordination et la gestion globale des problèmes techniques du bâtiment commun des Nations Unies à Madagascar et doit fournir des services fiables assurant un travail de qualité. Il participera à toute autre tâches relatives au bon fonctionnement de l’Unité BM.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonctions :

-Mise en œuvre des stratégies opérationnelles pour le bon fonctionnement des services communs

-Suivi et Contrôle des prestations des tiers et vérification et contrôle des biens communs

1.Organisation des services logistiques et suivi des paiements des Agences.

-Mise en œuvre des stratégies opérationnelles pour le bon fonctionnement des services communs

-Veiller à ce que ces règles et mesures de sécurité soient appliquées dans le bâtiment commun

-Appuyer dans la mise en œuvre des directives concernant le standard de sécurité qui devraient être conformes aux recommandations sur la sécurité émanant du bureau de la sécurité ;

-Assister dans la gestion des demandes de réservation pour les salles de réunions communes et en assurer l’enregistrement ;

-Assurer toutes autres tâches confiées par le Superviseur en relation avec ses compétences et fonctions.

-Utilités : Assister dans la coordination du travail des sociétés de service dans les domaines de la plomberie, l’électricité, etc. S’assurer de telle sorte que les services susmentionnés soient de qualité satisfaisante

-Entretien : assurer le suivi de l’entretien de la climatisation, l’électricité et l’eau, du groupe électrogène, et de l’ascenseur du bâtiment. Les réparations plus importantes devant être réglées en concertation avec le promoteur.

-Equipement : Appuyer dans le suivi du bon fonctionnement des équipements dans les espaces communs, tels que : les équipements de salle de conférence, CCTVs, les extincteurs d’incendie, les portes automatiques, etc. Coordonner et assurer les petites réparations ponctuelles, celles de nature plus importante devant être faites en concertation avec le Comité de gestion.

2.- Suivi et contrôle des prestations des tiers ; vérification et contrôle des biens communs

 -Assister le service afin d’assurer la fourniture et la continuité des services en dehors des heures de bureau et pendant les jours fériés et cela à travers des contrats de maintenance appropriés.

-Contribuer à la supervision du personnel des services communs :

-Assister dans le rappel des mesures aux agents de sécurité et veiller à leur application

assurer une performance satisfaisante des standardistes / réceptionnistes et contribuer à la gestion de  leur présence ;

-Suivre et exiger l’exécution satisfaisante du travail des agents de nettoyage et gérer leur présence.

-Appuyer dans l’évaluation des prestations des tiers à chaque fin de contrat et tient un calendrier de suivi de l’expiration des contrats existants.

3.- Organisation des services logistiques et contribution au suivi des paiements des Agences

-Appuyer dans la tenue et mise à jour des dossiers des biens consommables des espaces communs.

-Appuyer dans la tenue et mise à jour des dossiers relatifs aux équipements des espaces communs.

-Appuyer dans la mise en œuvre de l’opérationnalisation des programmes d’achat approuvés

-Traiter la répartition des consommations en communication et assister dans le suivi des paiements de la part de chaque Agence.

-Suivre dans Atlas le paiement des contributions des Agences et rendre compte

-Rapport des dépenses : Garder un classement précis et à jour des dépenses relatives au bâtiment commun sur une base mensuelle.

-Participer à l’exercice d’inventaire des équipements et biens communs.

Competencies

Les résultats clés ont un impact sur la performance générale du bureau en ce qui concerne les achats et les résultats principaux ont un impact sur le succès de la gestion cohérente et rentable de la Maison commune. L’analyse et la présentation précise des informations, les processus d’acquisition transparents assurent la satisfaction du client et une meilleure opérationnalisation du programme.

Compétences de l’Organisation :

-Démontre son engagement ferme vis-à-vis de la mission, de la vision et des valeurs du PNUD ;

-Fait preuve d’adaptation et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles, de genre, religion, race, nationalité et d’âge

Compétences fonctionnelles :

-Partage des connaissances et expériences ;

-Travaille activement sur la continuité de l’apprentissage individuel et développe un ou plusieurs domaines des pratiques.

-Vise la satisfaction du client, tout en respectant les règles et procédures du PNUD

-Prise d’initiatives en consultation avec son Superviseur

-Aptitude à travailler en équipe

-Aborde constamment le travail avec énergie et une attitude positive et constructive

-Garde son calme, le contrôle de soi et la bonne humeur même sous pression

-Répond positivement au feedback

Efficacité opérationnelle de développement

-Apte à exécuter toute une gamme de tâches spécialisées liées à la gestion du bâtiment commun, passation de contrat, l’inventaire et la gestion des achats, y compris l’organisation et la conduite des processus d’achat, la mise en œuvre des stratégies de passation de contrat et de délocalisation, l’établissement de rapports, le contrôle des inventaires ;

-Bonne connaissance des règles et règlements financiers ;

-Apte à fournir des données sur le processus des activités et à faire des propositions de nouveaux systèmes.

Leadership et auto-gestion

-Se concentre sur l’impact des résultats au niveau du client et réagit positivement aux commentaires ;

-Travaille constamment avec énergie et une attitude positive et constructive ;

-Démontre une disponibilité pour le changement et une capacité à gérer des situations complexes.

Required Skills and Experience

Education:

-Baccalauréat avec un certificat   en Economie, Gestion, Administration  et Logistique ou tout autre diplôme équivalent.

-Bonne connaissance des logiciels courants de bureautique : Word, Excel, Internet, gestion des bases de données

Expérience:

-Une expérience de sept (7) années minimums de responsabilités croissantes dans les domaines de la gestion, de la logistique, d’administration, de comptabilité et  finance.

-Une telle expérience dans un organisme de développement, un organisme international (Nations Unies, Ambassades …)

Une connaissance technique en bâtiment et technologie serait un atout

Langue requises:

Maitrise du français et bonne connaissance de l’anglais

Disclaimer

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