Plan international recrute 01 Responsable des supports programmes internationaux et programme suisse

MISSIONS

Organiser et assurer directement la gestion financière, comptable, administrative, RH et logistique du programme suisse (3 projets).  Valoriser et gérer les moyens nécessaires à la mise en œuvre des 3 projets.

Sur le plan international, accompagner la qualité de la gestion financière, administrative, comptable, logistique et RH d’une mission par un travail de développement d’outils, d’accompagnement et de formation du personnel support sur le terrain et par un contrôle des données produites.

 POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE

• Département Supports (Finances, RH et administration).
• Travail sous la supervision de la directrice.
• Entretien de liens fonctionnels étroits avec
• Au siège et sur le terrain suisse, le coordinateur du programme suisse et les collaborateurs.rices des projets suisses.
• Au siège, les responsables de programmes internationaux et les 2 autres responsables supports programmes internationaux.
• Accompagnement à distance du personnel supports du programme international dont vous avez la charge

ACTIVITES PRINCIPALES DE LA FONCTION

 Volets finances et comptabilité

 Réaliser ou accompagner, garantir :

• La production, le paramétrage, le pilotage et la révision des budgets des projets/pays ainsi que les plans de financement. Alerter sur les écarts de consommation et risques financiers.
• La mise en place et l’adaptation des procédures et outils de gestion financière.
• Le respect, la connaissance, la mise en application et la mise à jour des procédures et règlements administratifs, RH et logistiques en vigueur.
• Le processus de contrôle interne des projets et l’émission de propositions en matière de gestion des risques financiers.
• Une participation aux discussions régulières de coordination pour fournir des orientations au niveau de la planification, de la gestion efficace et de l’anticipation dans l’utilisation des ressources.
• L’exécution ou les réception/contrôle/validation des comptabilités mensuelles des projets/pays.
• La gestion de la sécurité des fonds et des liquidités des programmes,
• Les plans de trésorerie, la validation des demandes d’approvisionnement en trésorerie et le suivi du bon décaissement.
• La relecture des contrats de financement avant leur signature pour appuyer les coordinateurs et responsables des programmes, préparation des fiches de contrat et de rétroplanning pour le respect des obligations.
• Les gestion et supervision de la production des amendements et rapports financiers, la réalisation du suivi des contrats bailleurs et de leur consommation, proposition d’amendements si besoin.
• La planification avec les équipes terrain des audits terrains et siège, l’organisation de la réponse aux questions, les validation et garantie du bon suivi des recommandations.
• La réalisation annuelle d’un rapid risk assessment sur les pays d’intervention concernés.
• Un échange régulier d’informations financières avec les responsables de la comptabilité au siège et accompagnement de la consolidation et de la finalisation des éléments extracomptables à intégrer dans les résultats annuels (provisions bailleurs).
• Un soutien technique aux personnels sur les terrains et un accompagnement du développement de leurs compétences notamment au travers de déplacements terrains.

Volets administration et ressources humaines

Réaliser ou accompagner, garantir :

• La mise en place et l’adaptation des procédures de gestion administrative et ressources humaines des programmes (accompagner leur élaboration et leur rédaction le cas échéant) ainsi que l’ensemble du cadre contractuel RH pour le personnel (règlement intérieur, conditions d’engagement, politiques de gestion des abus et de PPE, procédures de gestion RH) en contrôlant leur adéquation avec la législation locale et la politique MdM.
• Un conseil aux équipes terrains sur les démarches légales nécessaires et contrôle du respect des obligations à travers la contractualisation d’un avocat spécialisé, la mise en place éventuelle de représentants du personnel.
• Le suivi des contrats d’enregistrements, la relecture des documents contractuels et de partenariat avec les autorités et les partenaires locaux avant leur signature.
• Un accompagnement à distance des collaborateurs du département support sur le terrain.
• L’identification, le calibrage des besoins RH au niveau support sur les programmes et assurer le suivi et la mise à jour de la structure organisationnelle de la mission (organigrammes et descriptifs de postes).
• Le processus de sélection, la définition des objectifs et l’évaluation du personnel cadre au niveau support.
• L’élaboration, la mise à jour et le contrôle de l’application des grilles de classification des fonctions et de salaires.
• Le suivi mensuel du tableau de bord RH et de la data salaires.
• Les processus de recrutement, la mise en place du déploiement et le suivi du parcours (briefings d’intégration, fin de la période d’essai, entretiens annuels et entretiens de sortie) pour le personnel.
• La gestion des parcours professionnels pour les équipes terrains.
• Un accompagnement des responsables d’équipes dans la gestion des procédures disciplinaires.
• La gestion administrative des ressources humaines sur les questions de la gestion des absences et la gestion des heures.
• La gestion administrative des relations avec les prestataires externes (consultants).
• L’archivage de l’ensemble des documents RH.

Volet logistique

Réaliser ou accompagner, garantir :

• La mise en place et la bonne adaptation des procédures de gestion logistique des programmes.
• Une bonne gestion des achats et approvisionnements et la validation des demandes d’engagement et de dérogation en fonction des paliers définis.
• Un accompagnement des équipes dans l’élaboration et le suivi des plans d’achat.
• Un accompagnement des équipes dans l’élaboration d’un catalogue de prestataires et dans la sélection de certains prestataires réguliers ou de contrats cadres.
• La gestion des transports et la gestion des stocks.
• La gestion de l’archivage (IT et papier).
• La gestion et de la maintenance des équipements du programme suisse (téléphones, ordinateurs, imprimantes).

Expériences / Formation

Savoirs :

• Formation supérieure (administration gestion, finances, comptabilité).
• Excellente maitrise du français et de l’anglais.
• Excellente maitrise d’Excel et maitrise du logiciel de comptabilité terrain (SAGA).

Savoir-faire

• Expérience minimum de 4 ans dont 2 ans à un poste à responsabilité au niveau du support au sein d’une ONG internationale sur le terrain en lien avec des bailleurs de fonds exigeants et 2 ans à un poste de responsable admin / support au siège d’une ONG Internationale.
• Sens de l’analyse, de l’interprétation et de la contextualisation (savoir faire parler les chiffres).
• Propension à être orienté.e services.
• Capacités à gérer les priorités et à adapter son planning en fonction des aléas des activités.

Savoirs-être

• Sens des responsabilités et loyauté.
• Sens du travail en équipe.
• Fortes capacités d’apprentissage.
• Aisance à communiquer à l’oral et à l’écrit.
• Capacité à se remettre en question.

Salaire

Date d’entrée en fonction : immédiate ou à convenir

Lieu de travail : Neuchâtel. Possibilités de travail à distance.

Conditions d’emploi : 80 – 100 %. Salaire annuel équivalent 100 % – selon expérience – dès CHF 83’000.-.

Système global de rémunération intéressant / Flexibilité / 6 semaines de vacances par année.

Comment postuler

Nous attendons votre dossier complet (CV, lettre de motivation, copies des diplômes et coordonnées de 3 personnes de référence dont au moins un supérieur hiérarchique) pour le 20 août 2022 à : rh@medecinsdumonde.ch