PAM recrute 01 Assistant administratif (Traitement des factures), G5
Programme alimentaire mondial
Djouba, Soudan du Sud
Opportunités de carrière : Assistant administratif (Traitement des factures), G5 (167735)
Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion. ou croyance, séropositivité ou handicap.
À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Éducation : Diplôme d’études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe est souhaitable.
Langue : Services généraux (siège) : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise. La maîtrise (niveau C) ou une connaissance intermédiaire (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise selon le lieu du poste ou le domaine de responsabilité.
Services généraux (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU en usage au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de poste relèvent d’un chef d’unité, d’un chef, d’un agent administratif ou de la personne désignée.
À ce niveau, les titulaires de poste sont censés assumer la responsabilité de l’exécution d’une gamme de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Les titulaires de poste sont en mesure de recommander un plan d’action au personnel à différents niveaux et peuvent attribuer des tâches à d’autres membres du personnel de soutien.
OBJECTIF DU POSTE
Soutenir la prestation et le maintien efficaces de pratiques administratives de qualité axées sur le client et sur l’optimisation des ressources.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
Vérifier la fourniture d’une gamme de services, y compris la gestion des installations et des véhicules légers, les déplacements, le protocole, etc., le maintien de l’information, pour contribuer à la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable.
Rassembler et traiter les informations, y compris la diffusion pour soutenir la production de documents et de rapports standard pour l’unité, pour permettre la prise de décision et la gestion efficace des ressources.
Gérer et tenir à jour les dossiers papier et électroniques dans le domaine de responsabilité conformément aux procédures établies, afin d’assurer un accès rapide et facile aux données selon les besoins.
Entreprendre des recherches et effectuer des analyses de base des données, afin de contribuer à la fourniture d’informations précises et à une gestion efficace des ressources.
Être un premier point de contact pour les requêtes internes, afin de faciliter la fourniture d’une résolution efficace et efficiente des problèmes quotidiens.
Fournir des contributions aux méthodes et pratiques de routine dans son propre domaine de travail, pour soutenir l’amélioration continue des services fournis.
CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE 4Ps
Objectif _
• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM.
• Être une force de changement positif : Suggère au superviseur des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe.
• Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires aux coéquipiers.
• Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM.
Personnes
• Cherchez des moyens de renforcer les compétences des personnes : formez vos coéquipiers juniors aux nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherche des occasions de travailler avec des personnes d’horizons différents.
• Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : Sert de coach pour les collègues dans le même domaine de travail.
• Créer un esprit « Je vais »/« Nous allons » : suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement cette information avec le superviseur.
Performance
• Encourager l’innovation et les solutions créatives : explore les moyens d’être constamment plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
• Concentrez-vous sur l’obtention de résultats : concentrez-vous sur l’obtention de résultats et suivez les tendances des taux d’achèvement de vos propres tâches afin d’identifier les opportunités d’efficacité.
• Prendre des engagements et respecter les engagements : assume la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.
• Soyez décisif : décide indépendamment des mesures à prendre lorsqu’il est confronté à des choix critiques sur le lieu de travail ou à des situations dangereuses sur le terrain.
Partenariat
• Connectez-vous et partager à travers les unités du PAM: Suggère des opportunités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
• Construire des partenariats externes solides : Identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs.
• Soyez politiquement agile et adaptable : développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
• Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
Nom de la capacité Description du comportement attendu pour le niveau de compétence
Services de soutien aux entreprises et rapports Aptitude à convertir les plans d’affaires en actions claires pour les membres de l’équipe afin de soutenir la mise en œuvre du programme. Collecte et rapporte des données pour en tirer des informations factuelles.
Contrôles internes et gestion des risques Démontre une connaissance de base des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de surveillance et de leur applicabilité aux activités critiques du client immédiat.
Gestion des ressources Surveille les tendances en matière de dotation en personnel et d’utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables de programme et aux clients clés.
Connaissances spécialisées dans les services administratifs Démontre une connaissance large ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus administratifs, et une bonne compréhension des normes, processus et infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité ; l’applique pour assurer la fourniture de services administratifs efficients et efficaces.
Orientation client Surveille et supervise le travail administratif par rapport aux normes et protocoles établis pour l’excellence du service. S’assure que les problèmes des clients sont identifiés et résolus.
AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DE L’EMPLOI
Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le travail spécifique
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE
A démontré une capacité à effectuer toutes les activités administratives de routine conformément aux normes de fonctionnement du PAM dans le cadre de son travail quotidien
A aidé à fournir des conseils ad hoc aux nouveaux membres du personnel
TERMES ET CONDITIONS
DATE LIMITE POUR LES CANDIDATURES
7 juillet 2022
Toutes les décisions d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à fournir un environnement de travail inclusif, exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
Aucune nomination, sous aucun type de contrat, ne sera offerte aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection ( CCI) et d’autres organes similaires du système des Nations Unies exerçant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la fin de ce service.POSTULANT