Bénin

OXFAM recrute 01 Chargé (e) de Logistique et Achat

OXFAM recrute 01 Chargé (e) de Logistique et Achat

OXFAM

Cotonou, Bénin

Oxfam est une confédération internationale de 20 organisations travaillant ensemble dans 94 pays et en collaboration avec des partenaires et des alliés dans le monde entier pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à l’injustice. Nous œuvrons directement avec les partenaires locaux et cherchons à influencer les plus puissants pour aider les populations dans le besoin à améliorer non seulement leur vie et leurs moyens d’existence, mais aussi leur faire prendre part aux décisions qui les touchent. 
Nous sollicitons donc des candidatures pour le poste de gestionnaire logistique et achat pour la Direction Pays au Bénin.
Oxfam souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Les candidatures de femmes et de jeunes sont vivement encouragées.
Lieu:  CotonouDate de prise de poste souhaitée:  Juin 2021Type de contrat et durée:  CDD, 1 an renouvelableStatut:  Poste national
OBJECTIF DE LA FONCTION Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Pays, le/la chargé (e) de la logistique apporteaux programmes et à la direction pays d’Oxfam au Benin, le support opérationnel nécessaire de manière efficace et efficiente, en assurant la qualité des services, des procédures d’achats tout en donnant un soutien adéquat en temps et en heure afin de contribuer à atteindre les objectifs stratégiques d´Oxfam dans le pays.En d’autres termes, il ou elle gère les achats et est responsable d’autres aspects logistiques, tels que la gestion opérationnelle des bâtiments et des équipements, le transport des biens, les exonérations, l’archivage et l’inventaire des actifs conformément à la stratégie de phase out. 
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESULTAT 
Domaine de résultat 1 : Comme gestionnaire des achats (30%)
Aider à la mise en place de procédures d’achat chez Oxfam et partenaires et être responsable de sa bonne application afin que le matériel adapté aux besoins des utilisateurs / projets est disponible et sécurisé : • En collaboration avec le chef comptable, gérer de A à Z tous les achats • Participer à l´élaboration et suivi des plans d´approvisionnement• Réceptionner et organiser les réquisitions : achats locaux, internationaux …) en fonctions des priorités opérationnelles définies par la direction pays.• Assurer la mise à jour de manière périodique ses tableaux de suivi de réquisitions, contrats et de la base de données des fournisseurs ;• Garantir que les biens et services achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques et les procédures d’achats d´Oxfam ;• S´assurer du bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement (scan sous Box)• Rédige les contrats de travaux et services complexes  • Proposer la rationalisation et les mesures d’économies nécessaires, identifier et participer au développement des contrats-cadres en vue notamment de limiter le nombre de pro-formats à demander, effectuer des analyses comparatives avec des prix de référence ; • Explorer le marché et établir des contacts avec des fournisseurs ou des fournisseurs potentiels ; • Conseiller et soutenir la direction dans la mise en œuvre de la politique d’approvisionnement et la fixation d’objectifs d’optimisation des coûts, de la qualité et des délais ; • Identifier, anticiper et gérer les risques liés aux fournisseurs ; • Mettre en place et suivre les indicateurs de ses activités ; • Définir les points de contrôle pour optimiser le contrôle interne de la chaîne d’achat et contribuer au contrôle budgétaire des dépenses ; • Organiser le transport et l’envoi des biens ou services achetés. 
Domaine de résultat 2 : Comme agent responsable Gestion des actifs, équipements et des infrastructures (20%)Vérifier / surveiller le matériel à l’aide d’inventaire des bureaux afin que tous les équipements, y compris les systèmes de communication, fonctionnent correctement et à garantir un environnement de travail approprié. Garantir que les normes de sécurité relatives aux structures sont suivies (bureaux, maisons d´habitation, etc.) et en assurer le bon état et la maintenance : • S’assurer de la correcte installation et la maintenance des équipements(assurer le bon fonctionnement des ordinateurs, du système de réseau et de l’intranet, des climatiseurs, du copieur, du groupe électrogène, etc.) ; • Garantir que les règles d’utilisation, de maintenance et de fonctionnement des équipements et actifs sont suivies ;• S’assurer de l’entretien régulier des équipements et du bureau, si nécessaire via des contrats-cadres, et signaler tout problème ; • Rester en contact avec le propriétaire pour les réparations inhérentes au bureau ; • Participer à l’inventaire des biens de la direction pays et la tenue à jour du fichier ; • Assistance aux réparations et entretien au bureau, conformément aux politiques et procédures de OXFAM ;• Assistance à l’application des conditions de location en matière de réparation, de dommage ou de négligence ; • Veiller à ce que les bâtiments et les véhicules soient entretenu de manière continue et conformément à toutes les exigences en matière de santé et de sécurité ; • Sensibiliser le personnel à l’utilisation du matériel de bureau ;• Assurer la gestion optimale des stocks.• Faire un inventaire physique des actifs et équipements de la mission au minimum 1 fois par an.• Superviser les travaux de construction/réhabilitation s’il y en a
Domaine de résultat 3 : Comme responsable desaspects légaux de représentation (l’enregistrement) d’Oxfam au Benin (15%)
Soumettre les demandes aux autorités nationales (Finance, douane, impôt, transport, etc.) pour la collecte de matériels et d’équipements afin que les projets puissent disposer du matériel le plus rapidement possible et éviter de payer divers frais ou pénalités de paiement tardif : • Soumettre la demande d’autorisation et d’exonération afin d’utiliser la procédure la plus appropriée pour la collecte du matériel et des équipements importés ou acquis sur place ;• Conseiller les projets et la représentation en matière d’Incoterms ; • Être responsable de toute régularisation, demandes d’enregistrement nécessaire conformément aux procédures en vigueur ; • Prendre les mesures nécessaires pour faciliter le travail des transitaires ; • Surveiller les procédures d’importation temporaire de matériel et d’équipement ; • S’assurer que chaque véhicule dispose de tous les documents nécessaires pour circuler conformément à la législation du pays (documents d’immatriculation, plaque d’immatriculation appropriée, etc.) et renouveler ces documents ou autorisations si nécessaire ; • Être responsable de la restitution des documents tels que les plaques d’immatriculation aux autorités compétentes si nécessaire ; • S’assurer que les achats (importés ou locaux) sont effectués conformément aux arrangements ou accords spécifiques sur les taxes, etc. ; • Soumettre des demandes de carburant et gérer les certificats d’exemption ; • Mettre à jour les enregistrements de suivi pour les exemptions et la gestion des stocks ; • Tenir et mettre à jour un journal de suivi des enregistrements. 
Domaine de résultat 4 : Comme personne de soutien et agent du protocole (20%)
Fournir un soutien pour les projets pour aider à assurer la bonne exécution de diverses tâches / procédures. Tâches principales : • Prendre des dispositions pratiques et apporter un soutien aux missions (réservations d’hôtels, réception à l’aéroport, déplacements, disponibilité des véhicules, etc.) ; • Fournir un soutien aux projets d’acquisition et de gestion de matériels /d’équipements ; • Etablir des plans d’évacuation des bâtiments en cas d’urgence ; • Être responsable de l’organisation de réceptions ou d’autres événements ; • Prendre en charge l’installation sur le site d’équipements tels qu’un rétroprojecteur ou un vidéoprojecteur, un télécopieur et un scanner, et savoir comment les utiliser ; • Rester en contact avec les fournisseurs et rechercher des informations ; • Effectuer les formalités d’abonnement telles que l’électricité, l’eau, les services téléphoniques, et veiller à leur bonne utilisation.• Donner un appui aux coopérants volontaires pour la recherche de leurs appartements et installations.
Domaine de résultat 5 : Comme gestionnaire d’équipe logistique(15%)Gérer l’équipe des chauffeurs dont on est le responsable hiérarchique ou fonctionnel afin de disposer de personnel motivé et performant 

Tâches principales : • Fixer les objectifs et les priorités des chauffeurs ; • Assurer le suivi des chauffeurs (propriété des véhicules, carnets de bord, gestion du carburant)• Motiver, encadrer, suivre et évaluer les collaborateurs ; • Créer un climat de confiance et de responsabilisation. 
Profil recherché :Formation:  Minimum BAC+3 en gestion et ou achat/logistique 
Expérience• Avoir au moins 5ans d’expériences dans le domaine;• L’expérience dans une ONG / agences bilatérales est un atout. 
Connaissances • Des standards de sécurité• Procédures d’acquisition des biens et services• Procédures de liquidation/vente de biens• Gestion des stocks• Gestion des chauffeurs
Aptitudes et habiletés • Approche positive et proactive • Capacités de leadership et de management• Capacités d’organisation, d`analyse, de planification et de priorisation• Capacité à travailler sous pression• Capacité de travail en équipe multidisciplinaire• Capacité de communication interculturelle• Sens de la diplomatie et bon jugement• Sens de l’organisation et du détail• Sens de l’autonomie et de l’initiative• Conscience éthique
Valeurs • Adhésion aux valeurs et aux convictions d’Oxfam• Engageant à être exemplaire dans vos pratiques et vos comportements et faire du Code de conduite le guide d’orientation de vos pratiques • Veiller au respect du Code de Conduite de la part de tous les collaborateurs votre équipe en vous • Respect des règles de sécurité d’Oxfam• Ouverture à la jeunesse et l’égalité des femmes et des hommes
Outils informatiques • Bonne maitrise de MS Office (Word, Power point, Excel…)• Technologies de la communication (ex. : courriel et Skype) • Partage sur le web (ex. : Box, Dropbox et Trello).
Langues • Français (niveau professionnel)• Anglais (un atout)
Comment postuler ?Les personnes intéressées à postuler sont invitées à déposer dans un pli fermé portant le titre du poste, un dossier complet de candidature en personne à Oxfam au Bénin, Cotonou, sis à, Fidjrossè, Immeuble Wenser ou par courriel à benin.oxfamqc@oxfam.orgau plus tard le 25 mai 2021, à 17h00.

Un dossier de candidature complet comprend* :– Une lettre de motivation (max. 1 page) mentionnant le titre du poste dans l’objet.- Un curriculum vitae en français (maximum 3 pages)- Trois (3) personnes de référence professionnelle (nom, titres, organisations, liens et contacts)- Une photocopie de la carte d’identité
IMPORTANT : L’envoi du dossier doit se faire en un seul fichier PDF regroupant tous les documents demandés et ne dépassant pas 3 MO* Seuls les dossiers complets lors du dépôt seront traités
Oxfam remercie toutes les candidates et tous les candidats, toutefois seules les personnes retenues pour la prochaine étape du processus de sélection seront contactées. 
NB : Un extrait de casier judiciaire sera exigé si la personne est retenue pour l’emploi
Prière de ne pas appeler ou se présenter au bureau.
N.B : Oxfam souscrit au principe de l’égalité des chances et nous encourageons les candidatures féminines. Oxfam remercie tous les candidates et candidats. Toutefois seules les personnes retenues pour la prochaine étape du processus de sélection seront contactées. Prière de ne pas appeler ou se présenter au bureau. 
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