ONU Carrière recrute 01 Assistante administrative FS5
ONU Carrière
Djouba, Soudan du Sud
vacance de poste
Publication intitulé : ASSISTANT ADMINISTRATIF, FS5
Intitulé code d’emploi : Assistant à l’administration
Département / Bureau : Mission des Nations Unies au Soudan du Sud
Lieu d’affectation : Djouba
Période de candidature : – 12 juillet 2022
No de l’appel à candidature : 22-Administration-UNMISS-185140-F- (M)
Exercice de dotation N/A
Valeurs fondamentales de l’ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel
Ce poste est situé au sein du Bureau du directeur de l’appui à la mission de la Mission des Nations Unies au Soudan du Sud (MINUSS). Le titulaire relèvera directement du directeur de l’appui à la mission. Le poste est basé à Juba, au Soudan du Sud. Djouba est classé comme lieu d’affectation « E » et est un lieu d’affectation non familial.
Responsabilités
Appui au Directeur Appui Mission (DMS)
Fournit un soutien au Bureau du DMS sur toutes les questions liées au système ERP de l’Organisation (Umoja) en effectuant des actions dans le système dans les domaines de la gestion des ressources humaines, du budget et des finances, de la gestion des voyages et des réquisitions. Effectuer des analyses dans le système, surveiller la conformité des processus administratifs, rendre compte des performances de l’entreprise et revoir les procédures de rationalisation.
Gère le calendrier des réunions et des rendez-vous du DMS avec les hauts fonctionnaires internes et externes à la Mission, les autorités gouvernementales locales et la haute direction de la Mission.
Lit toute la correspondance, tant entrante que sortante, décide de la priorité à donner aux documents et, le cas échéant, consulte le DMS. Le titulaire achemine, rédige et distribue le matériel courant et confidentiel ; maintient les fichiers politiques, constitutionnels, Code Cables et de gestion générale. Examine tous les documents soumis au DMS pour la langue, le style et le format et la conformité générale aux normes de correspondance des Nations Unies.
Prépare et administre le programme de voyage du DMS, collecte le dossier pour les voyages d’affaires et les réunions. Tient les autres informés en transmettant des directives, des rapports, des mises à jour de statut et des informations pertinentes, porte les questions sensibles et urgentes à l’attention du DMS.
Aide à l’administration générale de la mission, fournit un soutien substantiel et administratif dans la gestion des priorités et du flux de travail au bureau du DMS et de l’unité de travail, coordonne des activités et des processus de travail multiples et divers pour assurer la gestion des directives et des décisions.
Gère un large éventail de tâches et de processus administratifs, les demandes de congés, les registres de présence, les feuilles de temps, les préparatifs de voyage, les demandes de visa, les notes de frais, les frais de télécommunications, l’achat d’équipement, les demandes de services et de fournitures, les réservations de salles de conférence, etc.
Assure la liaison avec divers bureaux sur les actions relatives aux transactions liées à l’administration des activités de ressources humaines du Bureau telles que le recrutement, la gestion du temps, le développement du personnel, l’intégration et l’orientation des nouveaux membres du personnel, etc.
Assiste les agents du Bureau du DMS dans l’élaboration des besoins en ressources à des fins de budgétisation.
Aide à fournir des contributions pour la finalisation de divers rapports financiers ainsi que d’autres rapports de performance.
Sert de lien de communication entre le superviseur et les cadres supérieurs au nom du superviseur.
Supervise et administre les tâches des chauffeurs du bureau.
Effectue d’autres tâches assignées
Compétences
Professionnalisme – Expérience substantielle et connaissance approfondie des fonctions administratives (par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc.). Expérience de la communication avec des hauts fonctionnaires et du traitement d’informations confidentielles. Connaissance approfondie de l’application des règlements et règles financiers et du personnel. Capacité à gérer les processus, à tenir des registres précis, à interpréter/analyser une grande variété de données et à identifier/résoudre les écarts de données et les problèmes d’activité. Familiarité avec toutes les opérations et objectifs commerciaux de l’unité. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Planification et organisation – Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue des quantités appropriées de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
Communication – Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un certificat technique ou professionnel dans les services administratifs, l’administration des affaires ou la gestion du personnel est souhaitable.
Expérience professionnelle
Au moins 8 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des services administratifs, des ressources humaines ou d’autres domaines connexes, dont au moins cinq ans au sein d’une opération de terrain du système commun des Nations Unies (y compris le maintien de la paix, les missions politiques et les agences des Nations Unies, les fonds , et programmes) – ou dans une organisation internationale ou une organisation non gouvernementale similaire est requise.
Une expérience pertinente d’au moins deux ans dans un bureau exécutif et/ou le secrétariat d’un haut fonctionnaire d’un bureau/département du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale est requise.
Une expérience de travail avec des applications ERP (par exemple Umoja) est requise.
Une expérience de la communication avec des hauts fonctionnaires d’organisations internationales, de représentations permanentes et de gouvernements nationaux est souhaitable.
Une expérience de travail dans un environnement de sécurité restreint dans un contexte de conflit ou de post-conflit est souhaitable.
Une connaissance approfondie des règles, règlements et procédures des Nations Unies est souhaitable.
Une excellente expérience en rédaction est souhaitable
Une expérience dans la préparation de rapports de synthèse et d’analyse est souhaitable
Connaissances linguistiques
Le français et l’anglais sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais oral et écrit est exigée.
Méthode d’évaluation
Les candidats précédemment inscrits ne sont soumis à aucune autre évaluation et, en tant que tels, ne seront pas invités à une telle évaluation.
Avis spécial
Cette offre d’emploi « Recruter à partir de la liste » n’est ouverte qu’aux candidats figurant déjà sur des listes pré-approuvées, à la suite d’un examen par un organe central d’examen des Nations Unies. Seuls les candidats à la liste qui ont été placés sur des listes avec des fonctions similaires au même niveau sont considérés comme des candidats éligibles. Les candidats éligibles reçoivent un e-mail les invitant à postuler. Les candidats inscrits sur la liste sont encouragés à postuler uniquement s’ils sont intéressés et disponibles pour occuper le poste au(x) lieu(x) d’affectation spécifié(s) dans l’offre d’emploi. En postulant à cette offre d’emploi, vous vous attendez à accepter l’offre, si elle est sélectionnée.
Les femmes qualifiées qui répondent aux exigences de cette offre d’emploi sont particulièrement encouragées à postuler et seront pleinement prises en considération conformément aux efforts des Nations Unies pour accroître la participation des femmes dans sa main-d’œuvre.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet concerné il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été expliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d ‘intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera pris en considération en tenant compte de l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. La restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peuvent leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, Conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général .
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations détaillées plus, ils ou elles consultent le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures faisant l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives applicables internes de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et spécifiques conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 23h59 (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.POSTULANT