Afrique

ONU Carrière recruits 01 Team assistant, G4

ONU Carrière recruits 01 Team assistant, G4

ONU Carrière

AWEIL, SOUTH SUDAN
vacance de poste
Intitulé publication : TEAM ASSISTANT, G4
Intitulé code d’emploi : Assistant d’équipe
Département / Bureau : Mission des Nations Unies au Soudan du Sud
Lieu d’affectation : AWEIL
Période de candidature : – 01 octobre 2022
No de l’appel á candidature : 22-Administration-UNMISS-189986-R-Aweil (O)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l’ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel
This position is located in the office of the Field Administrative Officer of the United Nations Mission in South Sudan (UNMISS), Aweil. The incumbent work under the overall guidance and supervision of the Field Administrative Officer (FAO) or his/her designate.
Responsabilités
Within delegated authority, the Team Assistant G-4 will be responsible for the following duties:
– Provides wide range of office support and administrative functions.
– Responds or draft responses to routine correspondence and other communications; uses standard software document processing packages to produce a wide variety of large, complex documents and reports.
– Monitors processes and schedules related to the unit’s/section’s outputs, products, tasks, etc.
– Assists in researching, compiling, and organizing information and reference materials from various sources for reports, work plans, studies, briefings, meetings/conferences, etc.
– Assists in the generation of a variety of reports, work orders, etc, using various databases.
– Assists the supervisor in reviewing documents and edit texts for accuracy, grammar, punctuation, and style, and for adherence to established standards for format.
– Screens phone calls and visitors; responds to moderately complex information requests and inquiries (e.g answers requests requiring file search, etc), and as necessary, refers inquiries to appropriate personnel for handling.
– Provides secretarial, administrative and logistics support to meetings, boards, committees, conferences, etc.
– Assists in the preparation of presentation materials using appropriate technology/software.
– Maintains calendar/schedules; monitors changes and communicates relevant information to appropriate staff inside and outside the immediate work unit/section.
– Performs data entry functions.
– Reviews, records, distributes and/or processes mail and other documents; follow up on impending actions.
– Performs general administrative tasks (e.g leave and attendance recording, arrangements for meetings and other events, reservations, budget follow up, etc), to include preparing and/or processing administrative requests/documents (e.g requisitions, purchase orders, travel requests, contracts, expenditure authorizations, visa applications, etc.)
– Maintains files (both paper and electronic) and databases for work unit/section.
– Operates and maintains a variety of office equipment in the performance of basic office functions, e.g photocopier, facsimile, printer, scanner, etc.
– Provides guidance to less experienced staff on general office processes and procedures, computer applications, etc.
– Performs other duties as assigned.
Compétences
Professionalism:
Knowledge of general office and administrative support including administrative policies, processes and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.
Teamwork:
Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals. Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others. Places team agenda before personal agenda. Supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position. Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
Communication:
Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.
Formation
High school diploma or equivalent is required.
Expérience professionnelle
A minimum of three (3) years of experience in administration and general office support or related area is required.
Experience working with a UN Agency or other international Organization is desirable.
Connaissances linguistiques
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in English and Arabic is required. Knowledge of local spoken language is desirable.
Méthode d’évaluation
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.
Notice spéciale
This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.
Female candidates are strongly encouraged to apply
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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