Bénin

ONU Carrière recruits 01 Administrative Assistant, G6

ONU Carrière recruits 01 Administrative Assistant, G6

ONU Carrière

Cotonou, Bénin

Intitulé publication: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G6
Intitulé code d’emploi: Assistant à l’administrationDépartement / Bureau: Système des coordonnateurs résidentsLieu d’affectation: COTONOUPériode de candidature: 17 novembre 2021 – 01 décembre 2021No de l’appel á candidature: 21-Administration-RCS-167643-R-Cotonou (X)Staffing Exercise N/AValeurs fondamentales de l’ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnelLe 1er janvier 2019, le Secrétaire général de l’ONU a lancé une nouvelle réforme globale et ambitieuse qui repositionne le système des Nations Unies pour le développement de sorte qu’il produise des résultats de manière plus efficace et efficiente, notamment les objectifs du Programme 2030 et les objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnatrices et coordonnateurs résident(e)s des Nations Unies (BCR), sous la direction d’un(e) Coordonnateur(trice) résident(e) autonome et indépendant(e), qui est le fonctionnaire le plus haut placé du système des Nations Unies pour le développement et représente le Secrétaire général au niveau national, aident les pays à atteindre leurs priorités de développement et les ODD. Au sein du BCR au Bénin, le (la) titulaire du poste sera placé(e) sous la responsabilité du (de la) chef du BCR.
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après.
Responsabilités
Gestion des ressources humaines• Sous la supervision du (de la) chef du BCR, assurer le suivi des activités liées à l’administration des ressources humaines de l’unité administrative, par exemple le recrutement des fonctionnaires et des consultant(e)s et la gestion des contrats de service, des stages et des Volontaires des Nations Unies.
Budget et finances• Aider à préparer et examiner les propositions et besoins en matière de ressources financières et humaines.• Consolider le budget et le programme de travail pour le BCR et l’Equipe Pays des Nations Unies, y compris les ressources mobilisées localement, les financements communs de l’Equipe Pays des Nations Unies et leu budget du siège, des fonds d’affectation spéciale, des subventions et des achats.• Surveiller les dépenses et les comparer au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires, si necessaire.• Asssiter les colleagues du BCR à déterminer les ressources nécessaires aux fins des propositions budgétaires.• Assister à a preparer, finaliser et soumettre des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses reelles.• Préparer, ou adapter les rapports financiers issus du systeme.•Coordonner avec les autre membres du personnel charges des finances et du budget, , dans des domaines d’intérêt commun, lors de l’établissement des rapports budgétaires.• Préparer et examiner les budgets relatifs aux services communs et soumettre les demandes de contributions aux membres de l’Equipe de Pays des Nations Unies ; assurer un suivi et des rapports reguliers des paiements.• Saisir les transactions dans IRIS et Umoja, au besoin.• Faire un point regulierement des demandes saisies et traitées.
Administration générale et logistique• Rédiger les correspondances pour répondre aux demandes de renseignements concernant des questions administratives, financières, d’audit financier et de personnel.• Rédiger les notes et les rapports des reunions• Coordonner etroitement avec les unites de services internes et dans les agences et assurer une liaision reguliere avec les membres internes de l’équipe, au siège comme sur le terrain.• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon que de besoin (programmer les voyages, , contrôle des comptes et des paiements aux fournisseurs et des entreprenuers individuels pour les prestations des services, aménagement des locaux, définition des besoins en bureautique et de maintenance des equipments, logiciels et systèmes, organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions).• Faciliter et préparer les déplacements des membres de l’équipe, le paiement des indemnités journalières de subsistance et la logistique.• Préparer et tenir à jour les listes d’actifs ; assurer le suivi des questions TIC avec les membres de l’équipe.• Assurer un soutien logistique et administratif à la planification et à l’organisation des evenements.• Initier, examiner, traiter et suivre les activités de recrutement des consultant(e)s.• Assurer la coordination en ce qui concerne les demandes de services liées à Umoja et la gestion de la petite caisse pour le bureau de pays.• Éventuellement, assurer l’encadrement, la formation et la supervision d’agent(e)s des services généraux moins expérimenté(e)s.
Administration des contrats et des achats• Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour appuyer les projets et les activités d’approvisionnement, en suivant les procédures normalisées ; faire des demandes de biens et de services et recruter des consultant(e)s et des vacataires.• Examiner et définir les besoins et l’étendue des travaux, les spécifications des biens et services et les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées.• Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les prestataires extérieurs de biens et de services.• Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour ce qui est des activités d’approvisionnement.• Inspecter et réceptionner les biens et services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par le prestataire et assurer la gestion des actifs.• Assurer le paiement des factures des prestataires et son suivi après réception et vérification de la qualité.• Préparer et remplir tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour les personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, notamment en ce qui concerne les cartes d’identité ONU, les accès aux inventaires, les permis de stationnement, les accès par carte magnétique et les cles de porte.
Coordination• Sous la supervision du(de la) Chef(fe) du BCR, assurer le secrétariat duComite de Gestion des Operations du Système des Nations Unies au Benin et tenir le (la) CR et le BCR informés des évolutions dans le cadre de la stratégie relative aux activités d’appui.• Participer aux réunions, ateliers et retraites duComite de Gestion des Operations du Système des Nations Unies au Benin.• Se tenir au courant des discussions et des propositions des sous-groupes de duComite de Gestion des Operations du Système des Nations Unies au Benin.• Examiner les contrats, accords, propositions et rapports proposés par duComite de Gestion des Operations du Système des Nations Unies au Benin avant qu’ils ne soient transmis au (à la) chef du BCR et au (à la) RC.
Compétences
PROFESSIONNALISME: s’acquitter d’un large éventail de tâches administratives (budget et programme de travail, ressources humaines, gestion de base de données, etc.); connaître et appliquer les règles et règlements administratifs, financiers et relatifs aux ressources humaines de l’Organisation des Nations Unies dans des situations professionnelles ; tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; manifester la volonté d’atteindre l’objectif de l’égalité des sexes en veillant à ce que les femmes et les hommes participent de manière égale à tous les aspects du travail et y soient pleinement associés.
APTITUDE À PLANIFIER ET À ORGANISER: définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
SENS DES RESPONSABILITÉS: Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
FormationDiplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.
tSeule sera prise en compte pour le recrutement à des postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies la candidature des personnes ayant réussi le test d’aptitude standardisé pour les services généraux. Les candidat(e)s n’ayant pas réussi ce test au moment où ils (elles) font acte de candidature peuvent être invité(e)s à le passer ultérieurement.
Expérience professionnelle
Au moins sept ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’audit ou de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine apparenté.
Une expérience de l’utilisation de progiciels de gestion intégrés tels qu’Umoja ou de systèmes analogues est souhaitable.
Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale similaire est souhaitable.
Connaissances linguistiquesL’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.
NOTE : la « maîtrise » correspond à une note « très bien » dans les quatre domaines évalués (lire, écrire, parler et comprendre) et la « connaissance » à une note « bien » dans deux des quatre domaines évalués.
Méthode d’évaluationLes candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.
Notice spécialeCe poste est à pourvoir pour une durée initiale d’un an renouvelable. Ce poste est soumis à recrutement local en application de la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Tou(te)s les agent(e)s des services généraux et catégories apparentées sont recruté(e)s dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu’ils (elles) ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le (la) fonctionnaire nommé(e) à un poste soumis à recrutement local n’a pas droit aux indemnités et prestations réservées aux fonctionnaires recruté(e)s sur le plan international.
Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes. Les candidatures de femmes sont fortement encouragées.
Les candidat(e)s internes sont prié(e)s de veiller à ce que TOUS les champs de la notice personnelle, notamment ceux relatifs à l’expérience professionnelle et aux informations de contact, soient dûment remplis et à jour. Ces informations sont indispensables au (à la) responsable du poste à pourvoir pour déterminer les candidat(e)s qualifié(e)s et les contacter.
Il est vivement recommandé à tou(te)s les candidat(e)s de postuler en ligne aussitôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée. Un accusé de réception sera envoyé à tou(te)s les candidat(e)s qui auront donné leur adresse électronique. Si vous ne recevez pas un tel accusé de réception dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été bien reçue. Au besoin, veuillez renvoyer votre candidature. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique en cliquant sur le lien « Besoin d’aide ? » dans Inspira.
Pour l’ONU, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à instaurer un climat où règnent diversité, inclusion et respect mutuel. Elle recrute et emploie du personnel sans considération d’identité de genre ou d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’horizon culturel et d’origine ethnique, ou de handicap. Des accommodements raisonnables pour les candidat(e)s handicapé(e)s pourront être fournis pour faciliter leur participation au processus de recrutement sur demande, si indiqué dans le formulaire de candidature.
Charte des Nations UniesAux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.POSTULER

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