Introduction
L’Office for Climate Education (OCE) est une association d’intérêt général, centre sous l’égide de l’UNESCO et membre observateur du GIEC, qui vise à promouvoir l’éducation au changement climatique en France et dans le monde.
L’OCE accompagne les enseignants par la mise à disposition de ressources pédagogiques et de formations, et par l’animation de communautés de pratiques ; et soutient les systèmes éducatifs, par de l’expertise et le déploiement de projets pilotes.
L’équipe opérationnelle de l’OCE est composée d’une vingtaine de personnes. Elle est basée à Paris (France), dans les locaux de Sorbonne Université. Elle s’appuie sur un large réseau de partenaires en France, Europe, Amérique, Afrique et en Asie.
Nature du poste
Dans le cadre de sa croissance, l’OCE fait évoluer son équipe administrative dont le poste d’Office manager qui reste le point d’appui opérationnel pour les achats et commandes, la logistique, le juridique/contrats et l’informatique du quotidien. Ce poste est à mi-temps.
Missions
Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier (RAF), l’Office Manager aura pour missions :
- Achats, commandes et logistique dans le respect du circuit de validation sur Monday.com
- Passage et suivi des commandes fournisseurs, prestataires et matériel pour l’équipe (informatique, fournitures, etc.),
- Réservations liées aux missions des membres de l’équipe (transport, hébergement, assurances, etc.)
- Organisation logistique des séminaires internes et internationaux (réservations, logistique sur site, coordination des participants)
- Suivi des livraisons et relation courante avec les fournisseurs
- Aménagement et suivi des travaux généraux
- Assistance administrative et juridique
- Suivi administratif des contrats fournisseurs et prestataires (renouvellement, négociation, résiliation)
- Gestion de la propriété intellectuelle des productions de l’Association
- Aide à la rédaction et au suivi des conventions de partenariat
- Gestion des annonces de recrutement et suivi des candidatures
- Comptes-rendus de réunions internes ou externes
- Assistance informatique et organisationnelle
- Maintenance et administration du parc informatique et des services (licences logicielles, Google Workspace, etc.)
- Assistance aux utilisateurs
Compétences
- Expérience confirmée (minimum 3 ans) en gestion administrative, achats ou logistique de préférence en milieu associatif et contexte international
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Excel) et à l’aise avec un outil de gestion type Monday.com
- Bonne connaissance des procédures administratives et des circuits d’achat/commande
- Compétences en suivi de contrats et de partenariats (fournisseurs, prestataires, conventions)
- Capacité à gérer des missions transversales impliquant divers interlocuteurs internes et externes
- Sens de l’organisation et de l’anticipation (réservations, commandes, échéances)
- Rigueur, autonomie et sens de la confidentialité
- Excellentes capacités relationnelles et esprit d’équipe
- Aisance dans la rédaction de documents administratifs et de comptes-rendus
- La maîtrise de l’anglais ainsi que la maîtrise d’un ou plusieurs logiciels comptables seront des plus
Salaire
Type de contrat et modalités
- CDI à mi-temps, soit 75,775 heures par mois – organisation des temps de travail à définir.
- Salaire mensuel brut : 1 500 euros
- Lieu de travail : Office for Climate Education, Sorbonne-Université, campus de Jussieu, Paris, 75005 (France)
- Poste sous l’encadrement du Responsable administratif et financier, en lien étroit avec le Gestionnaire pré-comptable et administratif, avec l’équipe de direction et les services opérationnels
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