Concern recruits 01 Manager Grants

Objectif du poste : Le/La Responsable des subventions est chargé·e de la gestion opérationnelle du portefeuille de subventions de Concern RDC et garantit la conformité, la qualité et le respect des délais pour les propositions, les contrats, les rapports et les processus de gestion des subventions. Sous la supervision du/de la PDQC, il ou elle traduit les orientations stratégiques définies par le/la Directeur·rice des Programmes et le/la PDQC en plans de financement, en processus d’élaboration des propositions et en outils de suivi opérationnel. Le/La Responsable des subventions pilote également les fonctions d’appui en communication, visibilité et plaidoyer, ainsi que la gestion et le suivi des partenariats, tout en assurant la gestion hiérarchique du/de la Chargé·e de communication et de plaidoyer et du/de la Responsable des partenariats. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les équipes programmes, finances, MEL et CRM, les coordinateur·rice·s de zone, le Desk et les équipes de Concern à Dublin, Londres et New York.

Responsabilités

1. Gestion des subventions et conformité

• Piloter les processus de gestion des subventions du démarrage à la clôture, y compris les réunions de lancement, de suivi, de revue et de clôture.
• Veiller à ce que les programmes respectent les contrats, les règles et les exigences des bailleurs, en collaboration avec les équipes programmes, finances, MEAL, partenariats et support.
• Tenir à jour les outils de suivi des subventions, calendriers, échéanciers, matrices de conformité, dossiers de subventions et espaces de stockage documentaire, y compris le GMS et le Working Site.
• Coordonner les demandes d’avenants contractuels, de révisions budgétaires, de prolongations et les communications officielles avec les bailleurs, sous réserve de l’approbation du/de la Directeur·rice des Programmes et du/de la PDQC.
• Organiser des formations et des sessions d’information sur les règles des bailleurs, les obligations contractuelles, le classement documentaire et les échéances clés.
• Assurer un archivage complet, cohérent et prêt pour l’audit sur le Working Site interne, ainsi qu’un contrôle rigoureux des versions des documents.

2. Propositions, rapports et coordination des livrables

• Coordonner le calendrier et le processus de rédaction des notes conceptuelles et des propositions, sur la base des orientations stratégiques et techniques fournies par le/la Directeur·rice des Programmes et le/la PDQC.
• Préparer les plans de travail des propositions, coordonner les contributions des départements et des partenaires, consolider les différentes sections et assurer la rédaction ou la révision finale.
• Veiller à ce que les propositions soient conformes aux appels à propositions, formats et règles des bailleurs, et à ce qu’elles soient complètes et soumises dans les délais.
• Coordonner les rapports narratifs internes et externes, y compris la collecte des contributions, le contrôle qualité, la cohérence avec les données MEAL et financières, les validations et la soumission.
• Travailler avec les équipes finances et programmes pour assurer la cohérence entre le narratif, les indicateurs, le budget, les dépenses, les prévisions et les livrables contractuels.
• Assurer le suivi des recommandations et des actions issues des réunions de gestion des subventions et des revues de programmes.

3. Mise en œuvre de la stratégie de financement et relations avec les bailleurs

• Mettre en œuvre la stratégie de financement et les priorités de positionnement définies par le/la Directeur·rice des Programmes et le/la PDQC.
• Tenir à jour le pipeline de financements, le calendrier des opportunités, les profils des bailleurs et les analyses opérationnelles nécessaires à la prise de décision.
• Effectuer des recherches sur les politiques, procédures, priorités et appels à propositions des bailleurs, et présenter des informations structurées au/à la Directeur·rice des Programmes et au/à la PDQC.
• Assurer la coordination avec le Desk et les équipes de collecte de fonds de Dublin, Londres et New York pour suivre les opportunités et les échéances.
• Préparer les notes d’information, dossiers et documents d’appui nécessaires aux échanges avec les bailleurs et les partenaires financiers, et assurer le suivi des actions convenues.

4. Communication, visibilité et appui au plaidoyer

• Superviser la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie de communication, de visibilité et de plaidoyer de Concern RDC, conformément aux orientations du/de la Directeur·rice des Programmes et du/de la PDQC.
• Assurer la gestion hiérarchique du/de la Chargé·e de communication et de plaidoyer, définir les priorités, suivre le plan de travail et accompagner son développement professionnel.
• Coordonner la production et la diffusion de supports de communication de qualité, notamment des études de cas, témoignages, fiches d’information, photographies, contenus numériques et newsletters.
• Veiller au respect des exigences de visibilité des bailleurs, des procédures de consentement, des règles de protection des données et des normes de communication de Concern.
• Appuyer la préparation de messages, de contenus et de prises de position liés aux priorités de plaidoyer, sous réserve de la validation technique et stratégique des responsables concernés.
• Veiller à ce que les résultats, les enseignements tirés et les données probantes fournis par les équipes MEAL et programmes soient fidèlement reflétés dans les rapports et les supports de communication.

5. Partenariats et renforcement des capacités

• Piloter l’orientation stratégique en matière de partenariats et de localisation, avec l’appui du/de la Responsable des partenariats.
• Superviser l’identification et la sélection des partenaires stratégiques, les évaluations des capacités et les vérifications préalables (due diligence), ainsi que la qualité des accords et des plans de renforcement des capacités, notamment en matière de reporting, d’exigences des bailleurs, de gestion documentaire et de communication.
• Appuyer l’intégration effective des principes de partenariat équitable et de localisation dans l’ensemble de nos pratiques et programmes.
• Suivre la qualité des relations avec les partenaires et promouvoir le partage des responsabilités, des ressources, des connaissances et de la prise de décision.

Autres responsabilités

• Assurer la gestion hiérarchique et le développement professionnel du/de la Chargé·e de communication et de plaidoyer et du/de la Responsable des partenariats, ainsi que de tout·e autre membre susceptible de rejoindre l’équipe selon l’évolution des besoins.
• Promouvoir une participation et une consultation significatives des communautés dans les processus de propositions, de reporting et de communication.
• Respecter et promouvoir les politiques et procédures de Concern, en particulier celles relatives à la protection des personnes, au code de conduite, à l’égalité, aux finances, à la logistique, aux ressources humaines et à la sécurité.
• Jouer un rôle actif dans toute réponse d’urgence et lors des visites de programmes, selon les besoins.
• Accomplir toute autre tâche connexe raisonnablement confiée par le/la PDQC ou le/la Directeur·rice des Programmes.