MDM recrute 01 Responsable administratif et financier
Médecins du monde
Cotonou, Bénin
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Intitulé du poste: Responsable Administratif.ve et Financière
Nombre de poste: Un (01)
Référence: MDM-CH/BENIN/0622/BJ012/012
Durée du contrat: 12 mois renouvelables suivant la performance et selon les besoins
Lieu d’affectation: Bénin – COTONOU
Aires de travail: Départements du Littoral, des Collines, du Borgou et de l’Alibori.
Type de Contrat : Contrat national, à temps plein, à durée déterminée.
Date de publication: 10/06/2022
Date de démarrage: contrat Juillet 2022
Membre du Réseau international de Médecins du Monde comportant 15 associations, Médecins du Monde Suisse (MdM Suisse) a été fondée en 1993. Au carrefour entre l’action humanitaire et la santé publique, MdM Suisse agit depuis plus de 20 ans pour améliorer l’accès à la santé des plus vulnérables. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses interventions au Bénin, l’organisation recherche un.e Responsable Administratif.ve et Financier.ère qui sera chargé.e de suivre en particulier un nouveau projet de Santé et droits des femmes, des adolescentes et des enfants en consortium avec 3 autres membres du réseau international Médecins du Monde.
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la supervision du coordinateur des Services Supports et avec l’appui technique des référents thématiques du siège, le/ la Responsable Administratif.ve et Financier.ère assure la responsabilité d’une gestion saine des fonds pour la mise en œuvre du projet « RESPECT des droits SSR des adolescent.e.s et jeunes » sur financement d’Affaires Mondiales Canada. Ce projet, mené en consortium avec 3 autres membres du réseau international de Médecins du Monde, vise à « contribuer à la jouissance accrue des droits de la personne relatifs à la santé par les détenteur.trice.s de droits en situation de vulnérabilité et de marginalité, en particulier les adolescentes et jeunes femmes de 10 à 24 ans dans des régions ciblées au Burkina Faso, au Bénin et en Haïti ».
Le/la Responsable Administratif.ve et Finance est le/la premier.ère responsable de la bonne gestion des ressources administratives et financières du projet. Le/la titulaire du poste veillera à la qualité des pièces comptables et à un suivi budgétaire de qualité sur la consommation des fonds et un bon niveau de décaissement des fonds. Il/elle aura sous sa supervision une équipe, conformément à l’organigramme de Médecins du Monde Suisse au Bénin.
Plus particulièrement, les principales tâches/responsabilités du /de la Responsable Administratif.ve et Finance sont :
Objectif 1 : Gestion financière, gestion et supervision de la comptabilité et de la trésorerie mission
• Encadrer et accompagner les équipes administratives et finance : être garant de la diffusion des procédures comptables et financières et leur application sur la mission ;
• Assurer le suivi des coûts imputés au projet ;
• Elaborer les rapports intermédiaires et finaux du projet en accompagnant des pièces justificatives pour la totalité des dépenses réalisées ;
• Assurer la réalisation du traitement comptable mensuel des écritures sur le logiciel SAGA (y compris imputations analytiques en fonction des contrats bailleurs et du budget de référence) ;
• S’assurer du bon archivage, partage et respect des contrats et normes financières des bailleurs.
• Réaliser un plan de trésorerie annuel régulièrement mis à jour et préparer les demandes d’approvisionnement au siège à temps avec la coordination générale.
• Veiller à la conformité des pièces justificatives vis-à-vis des règlements en vigueur.
• S’assurer du bon suivi des avances de caisse ;
• S’assurer de la correcte tenue des journaux de banques et de caisse sur le logiciel SAGA ;
• Assurer le contrôle mensuel des journaux et la clôture mensuelle de la comptabilité pour approbation de la coordination générale ;
• Assurer la supervision de la gestion comptable y compris l’archivage de la documentation ;
• Assurer la correcte réalisation de la numérisation des pièces justificatives ;
• Fournit un feedback régulier sur la qualité de la comptabilité ;
• Assurer le suivi des outils financiers et développer éventuellement de nouveaux outils en fonction des besoins et en coordination avec les supérieurs hiérarchiques ;
• Préparer et organiser les documents administratifs mensuels à envoyer à la Coordination Générale, notamment :
o Journaux de banque
o Relevés des comptes
o Rapprochements bancaires
o Journaux de caisse
o Inventaire de caisse
o Journaux des avances ouvertes
Objectif 2 : Gestion budgétaire
• Assurer la planification et le contrôle des budgets du projet : leur préparation, en coordination avec les personnes responsables des projets et programmes, et la mise en place d’un système de suivi continu ;
• Assurer la planification et contrôle du budget global du projet : sa préparation, en coordination avec la coordination générale de Médecins du Monde au Bénin, et le suivi continu ;
• Assister le coordinateur de programme du projet RESPECT et la coordination générale dans l’élaboration des budgets prévisionnels nécessaires aux demandes de financement, avenants et autres budgets prévisionnels demandés par le siège ;
• Assurer le leadership, en coordination avec les personnes responsables des projets, dans l’élaboration des demandes d’envoi de fonds avant transmission au siège ;
• Mettre à jour les outils de suivi budgétaire des programmes, en alertant la coordination générale et les coordinations programmes en cas de sur consommation ou sous-consommation significative et en proposant des solutions ;
Objectif 4 : Gestion des ressources humaines et des partenariats terrains
• Mettre en place le cadre RH du personnel national du projet RESPECTet d’assurer la gestion administrative du personnel national ;
• Supervise la correcte gestion des payements des salaires, taxes et impôts, à travers la gestion directe ou en contrôlant mensuellement les comptables du projet :
o Le suivi de la soumission des times sheet par le personnel ;
o L’élaboration des décomptes de salaires sur la base des time sheet ;
o Le classement des times sheet et des décomptes de salaires ;
o La correcte gestion des payements des salaires, taxes et impôts ;
o Le remplissage des formulaires pour le paiement des charges sociales et des impôts ;
o Le paiement des charges sociales et des impôts dans les délais requis
• Alerter la coordination générale en cas de non-respect des clauses administratives et financières des contrats ;
• Contribuer à l’harmonisation des procédures de contrôle interne entre les différents programmes ;
• S’assurer de la sécurisation concernant la gestion des caisses du projet : contrôle du respect des seuils et sécurisation des approvisionnements ;
• Veille au respect et à la bonne application des procédures financières et comptables de Médecins du Monde ;
• Intervient en appui technique auprès des comptables de nos partenaires en cas de nécessité ;
• Assurer la définition et la négociation des clauses relatives à la gestion financière dans les accords et contrats de partenariat ;
PROFIL RECHERCHE :
Conditions Scolaires/Académiques :
– Avoir un diplôme d’étude universitaire de deuxième cycle (BAC+ 4 ou 5) en sciences de gestion – option comptabilité/Audit et contrôle de Gestion/Gestion des Entreprises/Administration – Gestion financière.
Expériences professionnelles :
o Avoir au moins 5 ans d’expérience en tant que Responsable administratif.ve et financier.re ;
o Avoir au moins 3 ans d’expérience de gestion d’un projet financé par des bailleurs internationaux ;
o Avoir au moins 2 ans d’expérience en gestion d’équipe ;
o Avoir au moins 2 ans d’expérience dans une ONG internationale ;
Savoir-faire :
Excellente capacité rédactionnelle en français ;
Excellentes aptitudes dans la planification, la coordination et le suivi de projets ;
Connaissance approfondie des outils collaboratifs (Office 365) et du pack office
Connaissance approfondie des logiciels de comptabilité SAGE SAARI, PERFECTO, SAGA
Connaissances des procédures de bailleurs de fonds ; connaissance d’Affaires mondiales Canada est un atout ;
Capacité de planification et de respect des échéances.
Capacités de négociation et forte résistance aux pressions.
Capacités en gestion, supervision et encadrement du personnel ;
Capacités d’anticipation et de résolution de problèmes ;
Aptitudes à la représentation et solide capacité de négociation et de diplomatie ;
Capacité à travailler en équipe, à utiliser le réseau professionnel et en gardant le respect de la multiculturalité et multidisciplinaire ;
Autonomie, sens de l’organisation et de la rigueur.
Savoir-être :
Autonomie tout en respectant les procédures et les règles de vie et de sécurité de la mission ;
Sens des responsabilités ;
Dynamique, Efficacité, Flexibilité
Grand sens de l’organisation et bonne gestion du stress ;
Diplomatie, calme et patience ;
Intégrité, honnêteté, fiabilité
Capacité d’écoute, d’analyse et de partage des décisions
Travail en équipe
Très bonne capacité de communication
Engagé, vous adhérez aux valeurs de MdM, vous respectez le code de conduite, l’éthique et les principes humanitaires de l’organisation. Vous êtes motivé par son modèle associatif.
LISTE DES PIECES A FOURNIR :
• Lettre de motivation adressée à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde Suisse au Bénin
• Curriculum Vitae (trois pages maximum)
• Copies des Attestations de travail/ preuves des expériences professionnelles
• Trois personnes de référence (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel).
NB : Les copies légalisées des diplômes seront demandées si candidature retenue à la phase finale.
DEPÔT DES DOSSIERS :
Le dossier complet en format pdf devra être envoyé par mail à l’adresse : recrutement.benin@medecinsdumonde.ch avec en objet « Candidature au poste de RAF Cotonou ». La date limite d’envoie des candidatures est fixée au 24 juin 2022 à 17h00 Heures précises.
Les candidatures reçues après la date limite indiquée ou à une adresse autre que celle mentionnée ci-dessus seront déclarées irrecevables.
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
Médecins du Monde se réserve le droit de ne donner aucune suite à ce recrutement
Médecins du Monde est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à toutes les candidates et tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu de Médecins du Monde n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement.
Nathalie DESAUTELS
Coordinatrice Générale