Contexte du poste :

Mayotte concentre de fortes vulnérabilités aux risques naturels. Au cours des trente dernières années, six évènements majeurs ont affecté plusieurs milliers de personnes et causé des pertes matérielles importantes : destruction d’habitations et d’infrastructures publiques, dégradation des voies de communications, interruption des transports, pertes agricoles etc.
Les cyclones, les inondations et les mouvements de terrain surviennent dans 90% des cas en zone habitée et constituent les principaux risques naturels auxquels sont confrontés les 212 000 habitants de Mayotte.
Même si des mesures de prévention et de préparation aux catastrophes existent déjà à Mayotte, ces dernières mériteraient d’être renforcées afin d’accroître la résilience de la population mahoraise.

En effet les évaluations préliminaires menées par la Croix-Rouge française ont permis de constater que:

– La conscience du risque est relativement faible à Mayotte
– L’éloignement géographique de Mayotte, comme de tous les DOM, rend plus difficile l’intervention en cas de catastrophe. D’où la nécessité d’une préparation adéquate.
– La fréquence et l’intensité des aléas naturels qui menacent l’archipel justifient un fort besoin de préparation aux catastrophes.

En ce qui concerne l’Union des Comores, la précarité économique et sociale déjà très forte du pays est renforcée par la menace des risques de catastrophes naturelles non négligeables. La présence d’un volcan actif (Karthala) sur l’île de Grande Comores peut générer des coulées de lave, des émanations de gaz ou encore des nuées de cendres. De plus, les risques hydrométéorologiques qui touchent les 3 îles du pays, les menacent d’inondations, de glissements de terrains, de montées des marées ou encore de tempêtes/cyclones. En moins de dix ans, l’Union des Comores a été affectée par 15 catastrophes naturelles.

Par ailleurs, l’archipel des Comores a été inscrit par le groupe intergouvernemental d’experts sur l’évolution du climat (GIEC) dans la liste des territoires qui seront les plus menacés par les conséquences du réchauffement climatique, la situation risque donc de s’aggraver. La dangerosité des événements climatiques n’est pas uniquement due à un accroissement de l’intensité des aléas naturels, mais également à l’apparition de facteurs d’origine anthropique : déforestation, construction en zones à risques, dégradation des infrastructures naturelles etc. Le manque de moyens humains et matériels de réponse, la méconnaissance des plans d’urgence quand ils existent ou encore les disfonctionnements de secteurs de secours sont autant d’éléments préoccupants quant-aux capacités de réponse en cas de catastrophe majeure.
Il est donc nécessaire de contribuer à réduire les risques de catastrophes à Mayotte et en Union des Comores, par une approche intégrée (prenant en compte d’autres indicateurs de vulnérabilité que l’intensité des aléas) et inter-îles. La Croix-Rouge française (CRF), à travers sa Plate-forme d’Intervention Régionale de l’Océan Indien (PIROI), et son partenaire le Croissant-Rouge comorien (CRCo) se sont fixés comme principal objectif de « renforcer la résilience des populations et des capacités de préparation des acteurs de la gestion des risques de catastrophes dans un contexte de changement climatique à Mayotte et dans l’Union des Comores ».

Descriptif général du poste :
Placé(e) sous la responsabilité du coordinateur de projet, le/la titulaire du poste est en charge des aspects administration, finances et logistiques du projet de « Renforcement de la résilience des populations et des capacités de préparation des acteurs de la gestion des risques de catastrophes dans un contexte de changement climatique à Mayotte et dans l’Union des Comores » (Projet GRC).

Le/la titulaire du poste a pour objectifs :

•  Objectif 1 : Assurer la bonne gestion financière, budgétaire et comptable du projet
•  Objectif 2 : Assurer la gestion administrative et juridique du projet
•  Objectif 3 : Gérer les activités logistiques du projet

Description des tâches et responsabilités

Objectif 1 : Assurer la bonne gestion financière, budgétaire et comptable du projet

• S’assure de la mise en place et de la bonne utilisation des procédures et outils de gestion financière, comptable et budgétaire de l’ensemble du projet
• S’assure du respect des procédures CRF sur les questions financières
• Anime la mise à jour du suivi budgétaire des projets par les équipes dans le respect des procédures bailleur – est force de proposition concernant les ajustements des budgets
• Fait au besoin des propositions d’ajustements budgétaires, pouvant impliquer des demandes d’avenants contractuels
• S’assure, tout au long du projet, de la bonne affectation des fonds, et du respect du cadre contractuel en matière de règles d’éligibilité (date, nature et procédures d’achat) et d’échéances de reporting
• Elabore les rapports financiers externes pour les bailleurs de fonds
• Effectue l’affectation comptable des écritures, s’assure de la bonne affectation des dépenses et effectue la clôture comptable mensuelle après avoir procédé à l’ensemble des contrôles exigés
• Transmet à la délégation régionale de la PIROI la comptabilité mensuelle en version électronique ainsi que la liasse comptable papier mensuellement pour le 5 du mois.
• Est responsable du bon archivage des pièces comptables selon les règles établies par la CRF
• Etablit le prévisionnel de trésorerie avec les équipes et transmet à la délégation régionale de la PIROI les demandes de transfert, avec un souci permanent pour la sécurité des fonds transférés et stockés
• Veille à ce que le montant de trésorerie disponible corresponde aux besoins du terrain sur la période
• Est responsable des comptes bancaires et caisses dont il / elle contrôle régulièrement les soldes

Objectif 2 : Assurer la gestion administrative et juridique du projet

• Est garant de l’application de la politique RH et veille à ce que les règles et procédures soient connues, comprises et mises en œuvre par tous
• Participe au processus de recrutement
• Veille au bon déroulement des processus d’évaluation
• Contribue au briefing / débriefing des équipes
• Suit les échéances des contrats (paiements, renouvellement…)

Objectif 3 : Gérer les activités logistiques du projet

•  Gérer et organiser les achats du projet
  •  Programme, met en œuvre, et suit les achats du projet dans le respect des procédures d’achats CRF et bailleurs.
  •  Enregistrer les demandes d’achats et procède aux passations de marché ou contractualisation, analyse le contexte commercial et maintien de bonnes relations commerciales avec les fournisseurs
  • Assure la mise à jour des outils de planification et de suivi (tableaux de passation de marchés, chronogramme, suivi des commandes etc…)
  • Réceptionne les biens/services/travaux, vérifie les éléments de facturation puis assure l’archivage des Dossiers d’Achats (physique et numérique)
  • Assure la rédaction de rapports d’activités logistiques et des tableaux de bord
• Gérer et assurer le suivi et la maintenance des moyens généraux
  • Assure la gestion, la maintenance, le bon fonctionnement et la mise à disposition des équipements, postes de travail et véhicules
  • Assure la mise à jour de l’inventaire des équipements, mobiliers et stocks
  • Assure la gestion et le suivi du parc des véhicules (log book, planning, consommation, maintenance etc…)
  • Planifie la mise à disposition des moyens logistiques, assure la maintenance préventive et curative des équipements et du bâti et garanti leur conformité avec la législation et les normes de sécurités (assurance, contrôle technique, carte grise…)

Liens hiérarchiques :

Sous la responsabilité du coordinateur de projet (N+1)

Liens fonctionnels :

• Travaille en étroite coopération avec les référents supports de la PIROI
• Travaille en étroite coopération avec les homologues des entités CRf de Mayotte et des Comores

Exigences du poste

• Mobilité géographique (déplacements dans la zone de compétence du projet)
• Permis B indispensable