Cote d'Ivoire

L’OMS recruits 01 Administrative Assistant

L’OMS recruits 01 Administrative Assistant

Administrative Assistant – (1900506)
Grade: G6
Contractual Arrangement: Fixed-term appointment
Contract duration: 1 year renewable
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Job Posting : Feb 1, 2019, 8:45:58 AM
Closing Date : Feb 21, 2019, 11:59:00 PM
Primary Location : Cote d’Ivoire-Abidjan
Organization : AF_CIV Cote D’Ivoire
Schedule : Full-time
IMPORTANT NOTICE: Please note that the deadline for receipt of applications indicated above reflects your personal device’s system settings.
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
Le Programme des urgences sanitaires de l’OMS (WHE) a propose un modele de plan des ressources humaines (Country Business Model : CBM) dans le but de renforcer les capacites des Bureaux Pays dans leur role de prevention et de reponses aux urgences.La Cote d’Ivoire est classee dans la categorie prioritaire 3 en fonction de son contexte et de sa probabilite d’urgence et son CBM liste quelques fonctions cles proposees dont celui d’Assistant Administratif en appui au CSU.La mission du Programme des urgences sanitaires de l’OMS est de renforcer la capacite des Etats Membres a gerer les risques sanitaires d’urgence et, lorsque les capacites nationales sont debordees, de diriger et de coordonner l’action sanitaire internationale pour contenir les epidemies et fournir des secours et un relevement efficaces aux populations touchees
DESCRIPTION OF DUTIES
* SoSous la supervision directe et les orientations generales du Charge des Opoperations, le/la titulaire du poste executera les taches suivantes:–> Assister le Chef du Programme WHE et les autres membres de l’equipe sur tous les aspects du controle budgetaire, par des rapports sur la situation financiere des programmes, les procedures, les couts estimatifs et depenses effectuees, ainsi que les problemes de financement eventuels ;–> Effectuer le point mensuel des Awards pour suivre le niveau d’execution budgetaire;–> Effectuer le suivi regulier et rigoureux des lignes budgetaires du Programme WHE;–> Faciliter la mise en œuvre des activites du Programme WHE et en assurer le suivi avec des rapports mensuels (DFC, DI,);–> Conseiller et assister les fonctionnaires, experts et consultants du Programme WHE, sur toutes les questions administratives et financieres (indemnites, paiement & remboursement des frais de voyage);–> Planifier des reunions du Programme conformement aux calendriers et besoins; preparer les proces-verbaux et le suivi des points d’action pour assurer une reponse a temps aux demandes du Programme;–> Gerer les reunions, seminaires, ateliers, y inclus leur preparation (documents de reference et d’informations) et les plans d’evenements en GSM / Oracle, les lettres d’invitation, les estimations de couts et les demandes de voyage ;–> Assurer un suivi regulier et efficace des activites du Programme WHEen liaison avec l’Administration du bureau pays;–> Assurer le suivi des demandes de biens et services, y compris les exigences de reception, de paiement et de l’inventaire;–> Preparer les reunions internes de meme que les ateliers organises par le Programme de gestion des situations d’urgence sanitaire;–> Rediger, de sa propre initiative ou sur base d’instructions, les correspondances administratives et financieres courantes liees aux transactions financieres et budgetaires du Programme WHE;–> S’assurer que les dates cibles et les echeances sont respectees, et que la correspondance et les requetes sont repondues en temps opportun;–> Creer et / ou maintenir des systemes de classement en collaboration etroite avec les autres membres du personnel d’appui ;–> Etablir des rapports periodiques ou speciaux sur le budget et les contributions du Programme ;–> Utiliser GSM / Oracle, pour etablir les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS;–> Accomplir toutes autres taches requises dans le cadre de ses competences ou assignee par la hierarchie.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Essential: Niveau d’instruction et formation specialisee: Diplome d’etudes secondaires ou equivalent; Avoir un niveau d’au moins Bac + 2 avec une formation reconnue en gestion est un avantage.
Desirable: La formation aux systemes comptables et financiers de l’ONU est un avantage. Une formation en comptabilite ou en gestion financiere est un atout.
Experience
Essential: 8 ans d’experience dans l’appui a la gestion financiere et le travail administratif, ainsi que dans la planification, de presence plusieurs annees d’experience dans une capacite administrative afin d’avoir une bonne connaissance des regles, procedures et pratiques budgetaires et financieres. pertinente.
Desirable: Experience dans des postes d’appui financier et administratif au sein du Systeme des Nations Unies.
Skills
Le/La titulaire maintient et met a jour sa maitrise de l’utilisation de la bureautique moderne par le biais de cours internes, ou auto-formation. Il se tient au courant de l’evolution des procedures et les pratiques, regles et reglements, de la structure organisationnelle du bureau et du Cluster l’OMS afin de pouvoir informer les autres et expliquer les procedures.
WHO Competencies
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Moving forward in a changing environment
Use of Language Skills
Essential: Intermediate knowledge of English. Expert knowledge of French.
Desirable:
REMUNERATION
WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 12,968,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.
ADDITIONAL INFORMATION
• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test may be used as a form of screening.
• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
• For information on WHO’s operations please visit: http://www.who.int.
• WHO is committed to workforce diversity.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

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Bamba

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