Le projet PLURIELLES recrute 01 Secrétaire-Comptable-Logisticien.ne

• Intitulé du poste : Secrétaire-comptable-logisticien.ne

• Localisation : Cotonou, Bénin; déplacements très fréquents sur le terrain (département du Mono)

• Dépôt des candidatures au plus tard le 16 novembre 2021

Contexte

Le projet PLURIELLES « Renforcer la santé et les droits sexuels et reproductifs au Bénin, au Burkina Faso et au Mali » est financé par Affaires mondiales Canada (AMC) et la Fondation One Drop. Il sera mis en œuvre par le Consortium formé de Santé Monde (anciennement CCISD), Avocats sans frontières Canada (ASFC) et la Société de coopération pour le développement international (SOCODEVI). D’une durée prévue de sept ans, ce projet intervient dans les secteurs de la santé, du développement économique et des droits humains. PLURIELLES vise ultimement la jouissance des droits relatifs à la santé par l’amélioration de la qualité, l’accès et la demande de services adaptés en santé et droits sexuels et reproductifs (SDSR) pour les femmes et les adolescentes vulnérables et marginalisées du Bénin, du Burkina Faso, et du Mali. Il sera réalisé dans trois pays à savoir : Bénin (département du Mono), Burkina Faso (région des Cascades) et Mali (région de Kayes).

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilité de la personne directrice du projet et sous l’autorité fonctionnelle de la personne responsable administratif et financier, la personne titulaire du poste a le mandat d’appuyer la gestion administrative et logistique du projet dans le respect des normes et procédures du CCISD et des exigences administratives dans le pays d’affectation. Selon les besoins et en fonction de l’évolution du projet, elle est appelée à s’impliquer dans d’autres tâches.

Responsabilités principales

Gestion comptable et budgétaire :

• Effectuer la saisie des données comptables selon les bons de banque et de petite caisse dûment remplis ;

• Préparer tous les éléments pour l’envoi du rapport comptable mensuel à transmettre au responsable administratif et financier ;

• Aider à la préparation des différentes annexes de suivi selon le guide des opérations administratives terrain (GOAT) ;

• Gérer la petite caisse, effectuer les dépôts, préparer les chèques, compléter les bons de caisse et les bons de banque ;

• Préparer les ordres de missions, les demandes d’avance de voyage, assurer le suivi et vérification des rapports de dépenses (conformité des pièces et des dépenses) ;

• Produire les grilles pour l’analyse des prix ;

• Établir les bons de commande nécessaires aux achats ;

• Aider à la gestion et la distribution du carburant aux chauffeurs ;

• Assurer la distribution mensuelle du forfait communication ;

• Contribuer à la mise à jour annuelle de l’inventaire des biens du projet ;

• Numériser les pièces justificatives, effectuer le classement et l’entreposage des pièces justificatives originales des rapports comptables et tout autre document, selon les normes établies ;

• Appuyer l’équipe dans l’élaboration des rapports mensuels, trimestriels, semestriels et annuels ;

• Veiller au respect de la grille de per diem du projet ;

• Appuyer, lorsque possible, le paiement des per diem lors d’activités sur le terrain ;

• Apporter son soutien à la préparation de réunions (convocation, photocopies, montage de dossiers, réservation des salles) ;

• Participer à l’organisation et au déroulement des diverses réunions du projet (photocopies, montage de dossiers, réservation des salles, paiement des per diem, etc.) ;

• Appuyer l’équipe à l’arrivée des missions ou consultants canadiens.

Gestion des équipements et des biens :

• Vérifier que tout achat de biens et services est prévu au plan de travail du projet, et veiller à sa codification correcte;

• Préparer et effectuer les commandes de matériel et fournitures, après autorisation de la personne directrice du projet, et en assurer la réception et la vérification ;

• Gérer les biens du projet selon le guide des procédures du projet ;

• Effectuer le suivi des équipements fournis aux formations sanitaires;

• Effectuer le suivi de l’entretien des véhicules de l’équipe de gestion ;

• Assurer le suivi de la consommation du carburant des véhicules de l’équipe de gestion ;

• Tenir une rencontre hebdomadaire avec les chauffeurs du projet afin de passer en revue les activités prévues à chaque semaine ;

• Tenir a jour un tableau des coordonnées des fournisseurs ;

• Assurer la bonne gestion des consommables par la mise en place d’un support de contrôle adéquat.

Gestion des ressources humaines :

• Se tenir informé sur les Lois et Code de travail en vigueur dans le pays d’affectation ;

• Préparer les fiches de paie, le sommaire mensuel des salaires et les factures des consultants, les faire approuver par la personne responsable administratif et financier et procéder aux différents règlements ;

• Préparer et remettre un bulletin de paye à chaque employé ;

• Avec la collaboration de la personne responsable administratif et financier, assurer la tenue à jour des dossiers de l’ensemble des employé.e.s du projet : congés, absences, personnes à charge, avis, etc. ;

• En collaboration avec la personne responsable administratif et financier, assurer le suivi des fournisseurs ponctuels et réguliers du projet (ex. frigoriste, jardinier, hôtels, sécurité, etc.).

Secrétariat et tenue de bureau :

• Recevoir, préparer et expédier les courriers ;

• S’assurer du bon fonctionnement du bureau et de la disponibilité du matériel bureautique

• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire à la bonne marche du bureau et des activités.

Et de manière générale, effectue toute autre tâche connexe utile ou nécessaire à la demande du consortium.

Profil recherché

• Avoir un diplôme de formation en comptabilité, niveau BTS;

• Avoir une expérience d’au moins 5 années dans la gestion comptable des activités des projets de développement dans le pays d’intervention;

• Avoir une expérience dans les achats de matériels informatiques et consommables;

• Avoir une expérience dans des projets de coopération internationale serait un atout;

• Grande expérience dans l’élaboration des rapports comptables dans le respect des délais définis;

• Être capable de travailler en équipe;

• Maîtriser les logiciels Word, Excel, Power Point, et également l’Internet.

• Apte à travailler sous pression;

• Bonne connaissance de la région d’intervention

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de fournir :

1. Une lettre de motivation

2. Un curriculum vitae détaillé faisant état des expériences professionnelles du candidat ou de la candidate dans le domaine recherché

3. Les noms et contacts de trois personnes de référence à contacter au besoin

Les candidatures doivent être adressées uniquement par courrier électronique, au plus tard le 16 novembre 2021, à l’adresse suivante : recrutement.plurielles.benin@gmail.com en indiquant le nom du poste en objet.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Nous respectons les principes d’équité en matière d’embauche. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Au plaisir de vous rencontrer!